Belegfeld 1: Was ist das?

Was Belegfeld 1 ist

Belegfeld 1 ist im DATEV-Format die Spalte für die Belegnummer. Es verbindet eine Buchung mit dem Dokument, auf dem sie beruht. Bei Ausgangsrechnungen steht dort die Rechnungsnummer, bei Zahlungen dieselbe Nummer wie in der Rechnung.

Seine wichtigste Funktion ist der Ausgleich offener Posten (OP-Ausgleich). Wenn eine Rechnung über 119,00 € mit Belegfeld 1 „RE-1234“ auf dem Debitor steht und eine Zahlung über 119,00 € mit demselben Belegfeld 1 gebucht wird, gleicht DATEV den Posten automatisch aus. Ohne passende Nummer bleibt der Posten offen.

Technische Regeln:

• Maximal 36 Zeichen
• Buchstaben, Ziffern und wenige Sonderzeichen wie -, /, _
• Groß- und Kleinschreibung beachten, wenn die Kanzlei exakt abgleicht

Im DATEV-Buchungsstapel steht Belegfeld 1 neben Belegdatum und Buchungstext.

Rechenbeispiel: OP-Ausgleich mit Belegfeld 1

Ein Kunde erhält Rechnung RE-1234 über 119,00 € brutto. Er zahlt per SEPA-Lastschrift, der Zahlungsanbieter behält 1,20 € Gebühr ein.

Typische Kontierung im SKR03:

Typische Kontierung im SKR04:

Der Debitor 10000 steht danach bei RE-1234 auf null. Hätte die Zahlung im Belegfeld 1 nur die Transaktions-ID „PM00ABC“, müsste die Kanzlei den Posten manuell zuordnen. Bei 200 Zahlungen im Monat summiert sich das schnell.

Belegfeld 1 und verwandte Felder

Belegfeld 1 ist nicht das einzige Referenzfeld im DATEV-Buchungssatz. Damit du die Felder richtig nutzt, hilft eine kurze Abgrenzung:

• Belegfeld 1: Hauptbelegnummer, steuert den OP-Ausgleich. Hier gehört die Rechnungsnummer hin.
• Belegfeld 2: Zusatzfeld, oft für Fälligkeitsdatum oder eine zweite Nummer genutzt.
• Buchungstext: frei lesbarer Text, ideal für die Transaktions-ID des Zahlungsanbieters, etwa „Zahlung ch_…7Qx“.
• Zusatzinformationen: weitere Felder für Art und Inhalt, die manche Kanzleien für interne Referenzen nutzen.

Eine bewährte Aufteilung: Rechnungsnummer in Belegfeld 1, Transaktions-ID im Buchungstext. So funktioniert der OP-Ausgleich automatisch, und Rückfragen zur einzelnen Zahlung lassen sich trotzdem über die ID beim Anbieter klären.

Häufiger Fehler: Die Transaktions-ID landet in Belegfeld 1. Dann ist jede Buchung eindeutig, aber kein offener Posten wird ausgeglichen.

Bezug zu Zahlungsanbietern

Zahlungsanbieter vergeben eigene IDs, die mit deinen Rechnungsnummern nichts zu tun haben. Stripe nutzt IDs wie ch_… oder pi_…, PayPal Transaktions-IDs, Mollie tr_…, Adyen PSP-Referenzen. Für den OP-Ausgleich brauchst du aber die Rechnungsnummer im Belegfeld 1.

Bei Stripe Billing ist die Rechnungsnummer direkt in den Daten vorhanden. Bei GoCardless steckt sie in der Zahlungsreferenz, oft als „Firma GmbH RE-1234“. Dort muss die Nummer erst herausgelesen werden. Das gilt auch für Rücklastschriften: Mit derselben Nummer im Belegfeld 1 lebt der offene Posten wieder auf.

Wie das bei GoCardless im Detail funktioniert, zeigt der Artikel GoCardless-Rechnungsnummer in Belegfeld 1. Den Weg aller Anbieter nach DATEV beschreibt Zahlungsanbieter nach DATEV exportieren.

Belegfeld 1 außerhalb von DATEV

Auch andere Buchhaltungssysteme kennen ein Feld für die Belegnummer, nur heißt es anders. In BMD NTCS ist es das Feld „belegnr“, in Abacus und bexio eine Referenz- oder Belegnummer in der Buchung. Die Logik ist überall gleich: Eine eindeutige Nummer verbindet Rechnung, Zahlung und Beleg. Wer seine Rechnungsnummern von Anfang an eindeutig und gut lesbar vergibt, etwa „RE-2026-0311“, hat es in allen Systemen leichter. Vermeide Nummern, die sich nur durch Groß- und Kleinschreibung oder Leerzeichen unterscheiden.

So löst finHero das

Bei GoCardless liest finHero die Rechnungsnummer automatisch aus der Zahlungsreferenz und schreibt sie in Belegfeld 1. Standardmäßig nimmt finHero den letzten Teil der Referenz, der Ziffern enthält. Passt das nicht, hinterlegst du ein eigenes Suchmuster und testest es an deinen echten Referenzen.

Hinweis: Die Kontierungen sind typische Beispiele. Kontenzuordnung und steuerliche Behandlung stimmst du mit deiner Steuerkanzlei ab. finHero lässt dich alle Konten frei konfigurieren.