Zahlungsanbieter nach DATEV exportieren: der Leitfaden für mehrere Anbieter

Wer Zahlungen über mehr als einen Anbieter einnimmt, hat beim Monatsabschluss mehr als ein Problem. Stripe zahlt anders aus als PayPal, Mollie bündelt in Settlements, GoCardless zieht Lastschriften ein, die zurückkommen können, und Paddle ist rechtlich gar nicht dein Zahlungsdienstleister, sondern selbst der Verkäufer. Dieser Leitfaden zeigt, wie du alle sieben Anbieter, die finHero unterstützt, sauber nach DATEV bringst: mit eigenem Kontenplan je Anbieter, Buchungsbeispielen in SKR03 und SKR04, der Unterscheidung zwischen Merchant of Record und Zahlungsdienstleister und einer Checkliste für den Monatsabschluss.

Der Leitfaden richtet sich an Gründerinnen, Buchhalter und Steuerkanzleien, die mehrere Kanäle in einem Mandanten zusammenführen. Er ist der Einstieg in alle Detailartikel zu Mollie, Adyen, Paddle, Lemon Squeezy und GoCardless.

Warum Zahlungsanbieter und Buchhaltung nicht zusammenpassen

Zahlungsanbieter liefern Transaktionsdaten für Händler, nicht Buchungssätze für die Finanzbuchhaltung. Ihr Ziel ist, Geld einzusammeln und auszuzahlen. Was DATEV braucht, ist etwas anderes: Soll- und Haben-Konto, Buchungsschlüssel, Belegdatum, Belegfeld 1 und ein Buchungstext, den deine Kanzlei auch in zwei Jahren noch versteht.

Vier Eigenheiten machen den Unterschied aus:

1. Sammelauszahlungen. Fast jeder Anbieter zahlt gebündelt aus. Auf dem Kontoauszug steht „Mollie Payments B.V. 1.480,00 €“ oder „GoCardless SAS 4.592,80 €“. Welche Zahlungen, Gebühren und Erstattungen darin stecken, steht nur beim Anbieter.
2. Gebühren werden abgezogen, nicht abgebucht. Die Gebühr mindert die Auszahlung. Wer nur den Bankbetrag bucht, bucht netto und verliert den Aufwand.
3. Fehlende Steuerdaten. Mollie, Adyen, PayPal und GoCardless liefern zur Transaktion keine Umsatzsteuer. Ob ein Erlös Inland, EU-OSS oder Drittland ist, wissen sie nicht.
4. Unterschiedliche Rollen. Stripe, Mollie, Adyen und GoCardless sind Zahlungsdienstleister. Paddle und Lemon Squeezy sind Merchant of Record. PayPal ist beides nicht, sondern ein Wallet mit eigenem Guthaben und eigener Währungsumrechnung.

Mit einem Anbieter lässt sich das noch von Hand lösen. Mit drei oder vier Anbietern wird jeder Monatsabschluss zu einem kleinen Datenprojekt. Wenn du grundsätzlich wissen willst, wie du einen Zahlungsdienst mit der Buchhaltung verbinden kannst, findest du dort die Optionen im Überblick.

Alle 7 Zahlungsanbieter im Überblick

Jeder der sieben Anbieter liefert andere Daten und braucht deshalb eine eigene Buchungslogik. Die Tabelle zeigt, wie finHero den jeweiligen Anbieter anbindet, was ihn besonders macht, welche Belege es gibt und wie er auszahlt.

Drei Muster sind in der Tabelle sichtbar. Stripe ist der einzige Anbieter, der Rechnungen und Erlöse inklusive Steuerfall liefert. Paddle und Lemon Squeezy liefern Belege, sind aber umsatzsteuerlich ein Sonderfall. Mollie, Adyen, PayPal und GoCardless liefern Zahlungsdaten ohne Steuerinformation. Für sie braucht es ein Standard-Erlöskonto oder ein Klärungskonto.

Wie sich der Buchhaltungsaufwand von Stripe, PayPal und Mollie konkret unterscheidet, zeigt der Vergleich Stripe vs. PayPal vs. Mollie in der Buchhaltung.

Stripe nach DATEV

Stripe liefert von allen Anbietern die vollständigsten Daten, deshalb lässt sich der Stripe-Export am weitesten automatisieren. Zu jeder Zahlung gibt es eine Rechnung oder Quittung mit Steuerfall, und die Gebühren stehen je Transaktion in der Balance Transaction.

Typische Buchungen bei Stripe:

• Zahlung: Stripe-Guthaben an Debitor, Erlös auf das Erlöskonto des jeweiligen Steuerfalls (Inland 19 %, EU-OSS, Reverse Charge, Drittland)
• Gebühr: Nebenkosten des Geldverkehrs an Stripe-Guthaben
• Erstattung und Gutschrift: Storno gegen den Debitor
• Chargeback (Dispute): Debitor an Stripe-Guthaben, die Dispute-Gebühr separat
• Auszahlung: Geldtransitkonto an Stripe-Guthaben

Bei Stripe Billing kommt die passive Rechnungsabgrenzung hinzu. Wer Jahresabos verkauft, muss den Teil, der ins nächste Geschäftsjahr fällt, abgrenzen. finHero erzeugt die pRAP-Liste für Jahres- und Monatsabos, Up- und Downgrades und Gutschriften automatisch. Bei Stripe Connect bucht finHero Transfers an verbundene Konten und Application Fees getrennt.

finHero ist im offiziellen Stripe App Marketplace gelistet und von Stripe geprüft. Bisher wurden 48 Mio. € Stripe-Volumen nach DATEV exportiert. Alle Details zu Payments, Billing, Connect und Belegen stehen im Leitfaden zur Stripe DATEV Schnittstelle. Die fertige Integration findest du unter Stripe zu DATEV.

PayPal nach DATEV

PayPal ist ein Wallet mit eigenem Guthaben, deshalb wird das PayPal-Konto wie ein Bankkonto gebucht. Zahlungen gehen auf das PayPal-Guthaben, Gebühren werden je Transaktion abgezogen, und Übertragungen aufs Bankkonto sind Auszahlungen über das Geldtransitkonto.

Drei Dinge machen PayPal besonders:

• Fremdwährung. PayPal hält Guthaben in mehreren Währungen und rechnet zu eigenen Kursen um. finHero rechnet Fremdwährungsbeträge zum EZB-Referenzkurs des Belegdatums um und speichert die Kurse historisiert.
• Keine Umsatzsteuer. PayPal liefert keine USt-Daten. Erlöse landen auf einem frei wählbaren Standard-Erlöskonto. Ist keines hinterlegt, landen sie auf dem Klärungskonto.
• Anbindung. Statt eines API-Keys braucht finHero Client-ID und Client-Secret einer PayPal-App mit aktivierter Funktion „Transaction Search“.

Bei Soll-Versteuerung bucht finHero für PayPal keine Erlöse, wenn deine Rechnungen bereits aus dem Rechnungsprogramm nach DATEV kommen. Dann gleicht die Zahlung nur den offenen Posten aus. Den kompletten Ablauf mit Buchungsbeispielen beschreibt der Leitfaden zum PayPal DATEV Export, die Integration steht unter PayPal zu DATEV.

Mollie nach DATEV

Mollie zahlt in Settlements aus, und jedes Settlement ist ein Bündel aus Zahlungen, Erstattungen, Chargebacks und Gebühren. Auf dem Kontoauszug erscheint nur der Saldo. Die Einzelposten und die tatsächlichen Gebühren stehen ausschließlich in den Settlement-Daten.

finHero liest Zahlungen, Erstattungen, Chargebacks und Settlements über die Mollie-API. Jede Zahlung wird mit der Mollie-ID (tr_…) als Referenz gebucht, jede Erstattung als Storno und jeder Chargeback als Rücklastschrift. Die Gebühren übernimmt finHero aus den Kostenzeilen des jeweiligen Settlements, auf den Cent genau und ohne Schätzung. Das ausgezahlte Settlement wird als Auszahlung auf das Geldtransitkonto gebucht.

Wie PayPal liefert Mollie keine Umsatzsteuer zur Transaktion. finHero bucht Erlöse auf dein Standard-Erlöskonto oder, falls keines hinterlegt ist, auf das Klärungskonto. Bei Soll-Versteuerung mit Rechnungen in DATEV entfallen die Erlösbuchungen.

Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung mit Settlement-Rechenbeispiel in SKR03 und SKR04 findest du im Ratgeber Mollie DATEV Export. Die fertige Integration steht unter Mollie zu DATEV.

Adyen nach DATEV

Adyen ist für große Volumen und Finanzteams gebaut, deshalb liefert es Reports statt Buchungssätze. Über die Balance Platform kommen Zahlungen, Erstattungen, Rückbuchungen, Gebühren und Auszahlungen als einzelne Transaktionen. Dazu kommen mehrere Gebührenarten, die sauber getrennt werden wollen.

finHero verbindet sich mit einem API-Key mit Leserechten und der Balance-Account-ID (beginnt mit BA…). Gelesen werden die Transaktionen dieses Balance Accounts. Zahlungen, Erstattungen und Rückbuchungen werden einzeln gebucht, Fee-Transaktionen laufen auf das Gebührenkonto, Auszahlungen der Bank-Kategorie auf das Geldtransitkonto. Jede Buchung trägt die PSP-Referenz von Adyen, damit Rückfragen deiner Kanzlei schnell geklärt sind. finHero unterstützt Test- und Live-Umgebungen.

Auch Adyen liefert keine Umsatzsteuerdaten je Transaktion. Erlöse gehen auf dein Standard-Erlöskonto oder das Klärungskonto.

Wie du die Gebührenarten, Rückbuchungen und Auszahlungen im Detail bewertest, erklärt der Artikel Adyen DATEV Export. Zur Integration geht es über Adyen zu DATEV.

Paddle und Lemon Squeezy nach DATEV

Paddle und Lemon Squeezy sind Merchant of Record, deshalb sind ihre Auszahlungen keine normalen Umsatzerlöse mit deutscher Umsatzsteuer. Rechtlich verkauft der Anbieter an deinen Endkunden, zieht weltweit die Umsatzsteuer ein und zahlt dir aus. Du leistest an Paddle oder Lemon Squeezy, nicht an den Endkunden.

finHero bucht diese Umsätze deshalb als Reverse-Charge-Erlöse gegen den Anbieter als Debitor. Du hinterlegst dafür ein eigenes Debitorenkonto, zum Beispiel 21000 für Paddle und 21100 für Lemon Squeezy. Für Abos erzeugt finHero aus den Abrechnungsperioden automatisch die passive Rechnungsabgrenzung. Rechnungs-PDFs werden mitgeliefert und in der Belegliste zugeordnet.

Zwei Unterschiede zwischen den beiden Anbietern solltest du kennen:

• Gebühren. Paddle stellt die realen Gebühren über die API bereit. Die Lemon-Squeezy-API gibt keine Gebühren je Transaktion aus. finHero berechnet sie mit einem Standardwert von 5 % + 0,50 $, den du an deine Konditionen anpasst.
• Auszahlungen. Paddle bietet keine öffentliche Auszahlungs-API. Auszahlungen werden über die hinterlegten Transitkonten abgebildet, sobald die Daten verfügbar sind.

Warum die Buchung als normaler Erlös falsch ist und wie die Reverse-Charge-Buchung mit Zahlen aussieht, erklärt der Artikel Paddle und Lemon Squeezy buchen (Merchant of Record). Die Integrationen findest du unter Paddle zu DATEV und Lemon Squeezy zu DATEV.

GoCardless nach DATEV

GoCardless zieht SEPA-Lastschriften ein und zahlt sie gebündelt aus, deshalb ist die Auszahlung der Ausgangspunkt jeder Buchung. Maßgeblich ist das Datum, an dem die Auszahlung auf deinem Bankkonto ankommt. finHero löst jede Auszahlung in ihre Einzelposten auf: eingezogene Zahlungen, fehlgeschlagene Einzüge, Rücklastschriften, Erstattungen, Gebühren und die Auszahlung selbst. Das GoCardless-Konto geht pro Auszahlung auf null auf.

GoCardless stellt keine Rechnungen aus. Die Rechnung kommt aus deinem Rechnungsprogramm, die Zahlung aus GoCardless. Damit beide in DATEV zusammenfinden, zieht finHero die Rechnungsnummer aus der Zahlungsreferenz und schreibt sie in Belegfeld 1. Aus „Firma GmbH RE-1234“ wird „RE-1234“. Passt das Muster nicht, hinterlegst du ein eigenes Suchmuster. Wie das funktioniert, erklärt der Artikel GoCardless-Rechnungsnummer in Belegfeld 1.

Gebühren, Zusatzgebühren und Gebühren von Partner-Apps bucht finHero einzeln auf dein Gebührenkonto. Partnergebühren kannst du per Häkchen auf ein eigenes Konto legen. Details stehen unter GoCardless-Gebühren buchen. Eine Einschränkung gilt: GoCardless stellt die Einzelposten nur für Auszahlungen der letzten 6 Monate bereit. Exportiere also zeitnah oder aktiviere den monatlichen Auto-Export.

finHero ist offizieller GoCardless-Partner und verbindet sich per OAuth-Login mit reinem Lesezugriff. Den kompletten Leitfaden findest du unter GoCardless nach DATEV exportieren, die Integration unter GoCardless zu DATEV. Warum sich SEPA-Lastschriften für wiederkehrende Zahlungen oft lohnen, zeigt der Artikel Zahlungen per SEPA-Lastschrift günstiger einziehen.

Kontenplan: eigenes Guthaben- und Transitkonto je Anbieter

Jeder Zahlungsanbieter braucht im Kontenplan ein eigenes Guthabenkonto und ein eigenes Geldtransitkonto. Das Guthabenkonto bildet das Geld ab, das beim Anbieter liegt. Das Transitkonto überbrückt die Zeit zwischen Auszahlung beim Anbieter und Gutschrift auf der Bank. Nur so kannst du jeden Anbieter einzeln abstimmen.

Die gemeinsamen Konten nutzen alle Anbieter. Die folgenden Nummern sind typische Beispiele.

Für die Konten je Anbieter schlägt finHero im Einstellungsformular eine fortlaufende Nummerierung vor: Guthabenkonten im Bereich der Bankkonten, Transitkonten direkt hinter dem allgemeinen Geldtransitkonto.

Konten je Anbieter, SKR04 (typisch)

Konten je Anbieter, SKR03 (typisch)

Die Nummern sind ein Vorschlag, keine Vorgabe. Entscheidend ist das Prinzip: ein Konto je Anbieter und Funktion. Ob du das Guthaben als Finanzkonto oder als Verrechnungskonto führst und ob du mit Personen- oder Sammeldebitoren arbeitest, legst du mit deiner Kanzlei fest.

Ein Monatsabschluss über mehrere Anbieter

Ein Monatsabschluss über mehrere Anbieter besteht aus je einem Buchungsstapel pro aktivem Anbieter, die alle in denselben DATEV-Mandanten und denselben Zeitraum laufen. Weil jeder Anbieter eigene Konten hat, stört kein Stapel den anderen. Am Ende stimmst du jedes Guthaben- und Transitkonto für sich ab.

Rechenbeispiel: September mit drei Anbietern

Ein SaaS-Unternehmen nimmt im September Zahlungen über Stripe, Mollie und GoCardless ein. Die Zahlen sind vereinfacht.

Auf dem Bankkonto stehen drei Gutschriften über zusammen 8.401,60 €. Im Gebührenkonto stehen 131,40 € Aufwand. Hätte man nur die Bankgutschriften als Erlös gebucht, fehlten 131,40 € Aufwand, und die Erstattungen wären unsichtbar.

Buchungsbeispiel SKR04 (Auszug Mollie und GoCardless)

Buchungsbeispiel SKR03 (derselbe Auszug)

Die Bankgutschriften bucht deine Kanzlei aus dem Kontoauszug: Bank an Geldtransit Mollie und Bank an Geldtransit GoCardless. Danach stehen Guthaben- und Transitkonten beider Anbieter auf null. Die Gegenprobe für Mollie: 1.560,00 − 48,00 − 32,00 − 1.480,00 = 0,00 €.

Wie du die Stapel mehrerer Anbieter importierst, abstimmst und an die Kanzlei übergibst, beschreibt der Artikel Multi-Provider-Buchungsstapel. Für die häufigste Kombination aus drei Anbietern gibt es außerdem den Artikel Stripe, PayPal und Mollie gemeinsam buchen.

Merchant of Record vs. Zahlungsdienstleister

Ob ein Anbieter Zahlungsdienstleister oder Merchant of Record ist, entscheidet darüber, wem du umsatzsteuerlich leistest. Beim Zahlungsdienstleister ist dein Kunde der Leistungsempfänger. Beim Merchant of Record ist es der Anbieter selbst.

Der häufigste Fehler bei Paddle und Lemon Squeezy ist, die Auszahlungen als normale Inlandserlöse mit 19 % zu buchen. Ein Rechenbeispiel zeigt die Folge: Zahlt Paddle dir 1.190,00 € aus und du buchst diesen Betrag auf 8400 (SKR03) bzw. 4400 (SKR04), weist du 190,00 € Umsatzsteuer aus, die du nie geschuldet hast. Gleichzeitig fehlen die Gebühren, und die Steuer, die Paddle beim Endkunden eingezogen hat, taucht in deiner Buchhaltung gar nicht auf.

PayPal passt in keine der beiden Spalten sauber. PayPal ist für dich ein Zahlungsweg mit eigenem Guthaben. Verkäufer bleibst du, also gehört PayPal umsatzsteuerlich zur linken Spalte.

Welches Erlöskonto für Reverse Charge beim Merchant of Record passt, hängt vom Sitz der Gesellschaft ab, mit der du abrechnest. Das klärst du einmalig mit deiner Kanzlei.

Settlements, Sammelauszahlungen, Lastschrift und Rücklastschrift

Alle sieben Anbieter zahlen gebündelt aus. Deshalb gilt für alle dieselbe Regel: Erst die Einzelposten auf das Guthabenkonto des Anbieters buchen, dann die Auszahlung auf das Transitkonto. Die Bankgutschrift gleicht das Transitkonto aus.

Die Begriffe unterscheiden sich je Anbieter:

• Stripe: Payout. Jede Balance Transaction gehört zu genau einem Payout.
• Mollie: Settlement. Es enthält neben Zahlungen auch Kostenzeilen mit den Gebühren.
• Adyen: Auszahlung der Bank-Kategorie aus dem Balance Account.
• PayPal: Übertragung aufs Bankkonto, automatisch oder manuell ausgelöst.
• GoCardless: Auszahlung (Payout). Maßgeblich ist das Ankunftsdatum auf dem Bankkonto.

Bei Lastschriften kommt eine Besonderheit hinzu: Der Kunde kann der Lastschrift widersprechen. Bei GoCardless erscheint das als Rücklastschrift in einer späteren Auszahlung. finHero bucht sie als Debitor an GoCardless-Guthaben, der offene Posten lebt dadurch wieder auf. Fehlgeschlagene Einzüge und zurückgelaufene Erstattungen behandelt finHero als eigene Postenarten. Bei Mollie werden Chargebacks ebenfalls als Rücklastschrift gebucht.

Wichtig für die Abstimmung: Eine Rücklastschrift aus dem August kann in einer Auszahlung im September stecken. Wer pro Auszahlung bucht, hat kein Periodenproblem, weil die Rücklastschrift dort steht, wo das Geld tatsächlich abgezogen wurde.

Fremdwährung

Fremdwährungsbeträge werden zum Belegdatum in deine Buchführungswährung umgerechnet, und die Differenz zur tatsächlichen Auszahlung ist eine Wechselkursdifferenz. Für die Prüfung ist entscheidend, dass der verwendete Kurs dokumentiert und reproduzierbar ist.

finHero rechnet bei PayPal zum EZB-Referenzkurs des Belegdatums um. Kurs und Basisbetrag stehen im Export, die verwendeten Kurse werden historisiert gespeichert. Ein Beispiel: Ein Kunde zahlt 100,00 USD. Bei einem angenommenen EZB-Kurs von 1,0850 USD je Euro wird der Umsatz mit 92,17 € gebucht. Rechnet PayPal bei der Übertragung zu einem eigenen Kurs um und kommen 91,40 € an, bucht finHero 0,77 € als Wechselkursdifferenz.

Bei Mollie und Adyen ist Mehrwährung ebenfalls ein typischer Sonderfall.

Belege und GoBD

Jede Buchung braucht einen Beleg, und jeder Beleg muss der Buchung eindeutig zugeordnet werden können. Das verlangen die GoBD. Bei Zahlungsanbietern heißt das: Die Transaktions-ID gehört an die Buchung, und der Export muss unverändert archiviert werden.

finHero setzt an jede Buchung die Referenz des Anbieters: die Stripe-ID, die PayPal-Transaktions-ID, die Mollie-ID tr_…, die Adyen-PSP-Referenz oder bei GoCardless Transaktions-ID, Auszahlungs-ID und Einzugsdatum. Wo der Anbieter Rechnungen liefert, kommen sie als PDF mit einer Belegliste in den Export. Das gilt für Stripe, Paddle und Lemon Squeezy. Bei Mollie, PayPal und GoCardless ist der Beleg die Rechnung aus deinem Rechnungsprogramm.

Jeder Export ist ein ZIP mit dem Buchungsstapel für das Zielsystem und den Belegen. Archiviere es unverändert. Wie Aufbewahrung, Belegbezug und Abstimmung über alle Kanäle zusammenspielen, beschreibt der Leitfaden zu Online-Zahlungen in der Buchhaltung. Für die Frage, ob es für Zahlungsanbieter eine „zertifizierte“ Lösung braucht, lies den Artikel zertifizierte Schnittstellen für Zahlungsdienstleister. Kurz gesagt: finHero erzeugt Buchungsstapel im offenen DATEV-Format (EXTF), die über den Standard-Import eingelesen werden.

Export nach BMD, bexio und Abacus

Alle sieben Anbieter funktionieren nicht nur mit DATEV, sondern auch mit BMD NTCS, bexio und Abacus. Die Buchungslogik bleibt gleich, nur Format, Kontenrahmen und Steuerkennzeichen ändern sich. Du hinterlegst für jedes Zielsystem einen eigenen Kontensatz.

Zwei Unterschiede sind praktisch relevant. In Österreich gelten 20 %, 13 % und 10 % Umsatzsteuer, in BMD arbeitest du mit Buchungssymbolen und Steuercodes. In der Schweiz gelten 8,1 %, 2,6 % und 3,8 % Mehrwertsteuer, und der Abacus-Export enthält keine MWST-Codes. Die ordnest du beim AbaConnect-Import über die Erlöskonten zu.

Die Details für Österreich stehen im Leitfaden zum BMD Export, die für die Schweiz im Leitfaden zur bexio Schnittstelle für Zahlungsanbieter. Alle Kombinationen aus Anbieter und System findest du unter alle Integrationen.

So funktioniert finHero

finHero liest deine Zahlungsanbieter mit reinem Lesezugriff, kontiert jeden Vorgang nach deinen Konten und erzeugt je Anbieter einen import-fertigen Buchungsstapel. finHero ist selbst keine Buchhaltungssoftware. Gebucht wird weiter in DATEV, BMD, bexio oder Abacus.

So richtest du mehrere Anbieter ein:

1. Anbieter verbinden. Stripe, Mollie, Adyen, Paddle und Lemon Squeezy per API-Key, PayPal über Client-ID und Client-Secret einer App mit „Transaction Search“, GoCardless per OAuth-Login. Jeder Zugang ist read-only.
2. Zielsystem wählen. DATEV, BMD, bexio oder Abacus. Für DATEV trägst du Beraternummer, Mandantennummer und die Länge der Sachkontonummern ein.
3. Konten hinterlegen. Debitor, Gebührenkonto, Erlöskonten je Steuerfall inklusive EU-OSS und Reverse Charge, Standard-Erlöskonto, Klärungskonto und je Anbieter Guthaben- und Transitkonto. Fehlt ein Pflichtkonto, zeigt finHero das vor dem Export an. Auf Wunsch bereitet finHero eine E-Mail an deine Kanzlei vor, die alle benötigten Angaben abfragt.
4. Versteuerungsart wählen. Soll-Versteuerung mit Rechnungen in der Buchhaltung, Soll-Versteuerung ohne Rechnungen oder Ist-Versteuerung. Davon hängt ab, ob finHero bei Mollie, PayPal und GoCardless Erlöse bucht.
5. Export erstellen. Zeitraum wählen, je Anbieter den Stapel erzeugen und als ZIP herunterladen. Mit dem Auto-Export entsteht jeden Monat automatisch ein Stapel für jeden aktiven Anbieter und jedes aktive Zielsystem.
6. Importieren und abstimmen. Stapel in DATEV einlesen, Bankgutschriften gegen die Transitkonten buchen, Salden prüfen.

Deine Daten liegen auf Servern in Deutschland, verschlüsselt und DSGVO-konform. Mehr als 200 Unternehmen nutzen finHero.

Eine ausführliche Anleitung für die Einrichtung findest du im Artikel Zahlungsplattform und Buchhaltung verbinden: Anleitung. Welche Software-Arten es für diese Aufgabe überhaupt gibt, ordnet der Artikel Software für Zahlungsplattform und Buchhaltung ein.

Vergleich: manueller CSV-Export, Eigenentwicklung und finHero

Es gibt drei Wege, mehrere Zahlungsanbieter nach DATEV zu bringen, und jeder hat einen anderen Preis. Der manuelle Weg kostet Zeit, die Eigenentwicklung Entwicklungs- und Wartungsaufwand, finHero eine monatliche Gebühr.

Ehrlich gesagt: Bei einem Anbieter mit 20 Zahlungen im Monat reicht der manuelle Weg oft aus. Ab zwei Anbietern oder einem Merchant of Record steigt das Fehlerrisiko deutlich. Eine Eigenentwicklung lohnt sich, wenn du ohnehin ein Finanzteam mit Entwicklungskapazität hast. Die Rechnung dazu macht der Vergleich finHero vs. Eigenentwicklung auf. Welche Tools den Datentransfer überhaupt automatisieren, zeigt der Artikel Zahlungsdaten-Transfer automatisieren.

Typische Fehler beim Export mehrerer Zahlungsanbieter

Die meisten Fehler entstehen nicht beim einzelnen Anbieter, sondern beim Zusammenführen. Diese zehn tauchen in der Praxis am häufigsten auf:

1. Ein Sammelkonto für alle Anbieter. Stripe, PayPal und Mollie laufen über dasselbe Geldtransitkonto. Bleibt ein Saldo stehen, weiß niemand, zu welchem Anbieter er gehört.
2. Bankgutschrift als Erlös gebucht. Die Auszahlung wird direkt auf das Erlöskonto gebucht. Gebühren, Erstattungen und Chargebacks fehlen, der Umsatz ist zu niedrig ausgewiesen.
3. Gebühren nicht separat gebucht. Der Nettobetrag wird gebucht, der Aufwand auf Nebenkosten des Geldverkehrs fehlt.
4. Merchant of Record als Inlandsumsatz gebucht. Paddle- oder Lemon-Squeezy-Auszahlungen landen auf 8400 bzw. 4400 mit 19 % Umsatzsteuer, obwohl der Anbieter die Steuer gegenüber dem Endkunden schuldet.
5. Erlöse doppelt gebucht. Die Rechnung kommt aus dem Rechnungsprogramm nach DATEV, und der Export bucht bei Mollie, PayPal oder GoCardless zusätzlich Erlöse. Die Versteuerungsart in finHero muss zum tatsächlichen Ablauf passen.
6. Rücklastschriften ignoriert. Die Rücklastschrift wird nicht gebucht, der offene Posten bleibt fälschlich ausgeglichen, und das Mahnwesen greift nicht.
7. Rechnungsnummer fehlt in Belegfeld 1. Die Zahlung kann den offenen Posten nicht automatisch ausgleichen, jeder Debitor muss von Hand ausgeziffert werden.
8. Erlöse ohne Steuerfall auf 19 %. Bei Anbietern ohne USt-Daten werden auch EU- und Drittlandsumsätze mit 19 % gebucht. Besser ist das Klärungskonto, bis die Kanzlei den Steuerfall zuordnet.
9. Fremdwährung mit dem Kurs des Anbieters gebucht. Ohne dokumentierten Referenzkurs ist die Umrechnung später nicht reproduzierbar.
10. Export zu spät erstellt. GoCardless liefert die Einzelposten nur für Auszahlungen der letzten 6 Monate. Wer ein Jahr wartet, kann alte Auszahlungen nicht mehr auflösen.
11. Lemon-Squeezy-Gebühren nicht abgeglichen. Der Standardwert von 5 % + 0,50 $ passt nicht zu deinen Konditionen, die Marge ist verzerrt.
12. Stapel einzeln importiert, aber nie gemeinsam abgestimmt. Jeder Stapel ist für sich korrekt, aber niemand prüft, ob alle Transitkonten nach den Bankgutschriften auf null stehen.

Checkliste für den Monatsabschluss

Ein Monatsabschluss über mehrere Zahlungsanbieter ist fertig, wenn alle Guthaben- und Transitkonten erklärbar sind. Diese Liste kannst du jeden Monat abarbeiten:

• Alle aktiven Anbieter verbunden und Verbindung gültig (keine Meldung „neu verbinden“)
• Je Anbieter Guthaben- und Transitkonto hinterlegt
• Versteuerungsart in finHero passt zum Ablauf (Rechnungen in DATEV ja oder nein)
• Standard-Erlöskonto oder Klärungskonto für Anbieter ohne USt-Daten festgelegt
• Debitorenkonten für Paddle und Lemon Squeezy hinterlegt
• Buchungsstapel für jeden aktiven Anbieter erstellt (oder per Auto-Export erhalten)
• Stapel in denselben DATEV-Mandanten und Zeitraum importiert
• Bankgutschriften gegen das Transitkonto des jeweiligen Anbieters gebucht
• Jedes Transitkonto steht auf null oder die Differenz ist erklärt (Auszahlung unterwegs)
• Jedes Guthabenkonto entspricht dem Guthaben beim Anbieter zum Monatsende
• Gebührenkonto plausibel im Vergleich zum Vormonat
• Rücklastschriften und Chargebacks an das Mahnwesen weitergegeben
• Klärungskonto von der Kanzlei bearbeitet
• pRAP-Liste für Abos übernommen
• Export-ZIP unverändert archiviert

Hinweis: Die Kontierungen sind typische Beispiele. Kontenzuordnung und steuerliche Behandlung stimmst du mit deiner Steuerkanzlei ab. finHero lässt dich alle Konten frei konfigurieren.