Multi-Provider-Buchungsstapel: mehrere Zahlungsanbieter in einem Abschluss

Die wenigsten Unternehmen nehmen Geld nur über einen Kanal ein. Stripe für Karten, PayPal für Kunden, die nichts anderes nutzen, GoCardless für Lastschrift-Abos, vielleicht Paddle für ein SaaS-Produkt. Jeder Anbieter liefert eigene Daten, und alle müssen in denselben Monatsabschluss. Dieser Artikel zeigt, wie ein Multi-Provider-Buchungsstapel aufgebaut ist, wie du ihn importierst und abstimmst, mit Rechenbeispiel in SKR03 und SKR04. Die Eigenheiten jedes einzelnen Anbieters erklärt der Leitfaden Zahlungsanbieter nach DATEV exportieren.

Was ein Multi-Provider-Buchungsstapel ist

Ein Multi-Provider-Buchungsstapel ist die Gesamtheit aller Buchungen deiner Zahlungsanbieter für einen Zeitraum, aufbereitet für dein Buchhaltungssystem. In finHero besteht er aus je einem DATEV-Buchungsstapel pro aktivem Anbieter. Alle Stapel gehören zum selben Mandanten und zum selben Monat.

Drei Regeln machen ihn abstimmbar:

1. Ein Stapel je Anbieter. Jeder Stapel ist für sich vollständig und prüfbar.
2. Eigene Konten je Anbieter. Jeder Anbieter bucht auf sein eigenes Guthabenkonto und sein eigenes Geldtransitkonto.
3. Gemeinsame Stammkonten. Debitor, Gebührenkonto und Erlöskonten teilen sich alle Anbieter.

Regel 2 ist die wichtigste. Ein gemeinsames Transitkonto für alle Anbieter spart Konten, macht aber jede Differenz zum Suchspiel.

Kontenplan für mehrere Anbieter

Für einen Multi-Provider-Abschluss brauchst du je Anbieter zwei Konten und für alle zusammen einige Stammkonten. Die folgende Tabelle zeigt ein typisches Setup für Stripe, PayPal und GoCardless.

Kommen Paddle oder Lemon Squeezy dazu, brauchst du zusätzlich je ein Debitorenkonto für den Anbieter, weil er als Merchant of Record dein Vertragspartner ist. Wie das gebucht wird, erklärt der Artikel Paddle und Lemon Squeezy buchen (Merchant of Record).

Rechenbeispiel: Stripe, PayPal und GoCardless im September

Ein Softwareunternehmen nimmt im September Zahlungen über drei Anbieter ein. Die Rechnungen kommen aus dem Rechnungsprogramm und sind bereits in DATEV gebucht. Die Zahlen sind vereinfacht.

Auf dem Bankkonto stehen drei Gutschriften über zusammen 8.070,30 €. Die Gebührenquote je Anbieter liegt bei 2,2 % für Stripe, 3,5 % für PayPal und 1,0 % für GoCardless. Solche Unterschiede siehst du nur, wenn jeder Anbieter eigene Buchungen hat.

Auszug Buchungen SKR04 (typisch)

Auszug Buchungen SKR03 (typisch)

Die Tabellen sind ein Auszug. Im echten Stapel steht jede Zahlung einzeln mit ihrer Transaktions-ID. Bei GoCardless steht zusätzlich die Rechnungsnummer in Belegfeld 1, damit DATEV den offenen Posten automatisch ausgleicht.

Abstimmung: die Zwei-Konten-Probe je Anbieter

Ein Multi-Provider-Abschluss ist abgestimmt, wenn für jeden Anbieter zwei Konten erklärbar sind. Das ist die Zwei-Konten-Probe.

Probe 1: Geldtransitkonto. Nach den Bankgutschriften muss das Transitkonto auf null stehen. Ein Restsaldo ist nur dann in Ordnung, wenn eine Auszahlung am Monatsende noch unterwegs ist. Beispiel: Stripe zahlt am 30. September 410,00 € aus, die Gutschrift kommt am 2. Oktober. Dann stehen 410,00 € auf dem Stripe-Transitkonto, und das ist erklärbar.

Probe 2: Guthabenkonto. Der Saldo muss dem Guthaben entsprechen, das der Anbieter zum Monatsende ausweist. Weicht er ab, fehlt meist eine Gebühr, eine Rücklastschrift oder eine Wechselkursdifferenz.

Weil jeder Anbieter eigene Konten hat, weißt du bei einer Differenz sofort, in welchem Stapel du suchen musst. Allgemeine Methoden zur Abstimmung beschreibt der Artikel Online-Zahlungen abstimmen.

So erstellt finHero den Multi-Provider-Buchungsstapel

finHero liest jeden verbundenen Anbieter, kontiert seine Vorgänge und erzeugt je aktivem Anbieter einen eigenen Stapel. Der Ablauf:

1. Anbieter verbinden. Stripe, Mollie, Adyen, Paddle und Lemon Squeezy per API-Key, PayPal per Client-ID und Client-Secret, GoCardless per OAuth-Login. Alles read-only.
2. Anbieter für den Auto-Export aktivieren. Nur aktive Anbieter werden monatlich exportiert.
3. Konten je Zielsystem hinterlegen. Stammkonten einmal, dazu je Anbieter Guthaben- und Transitkonto. Fehlt ein Konto für einen verbundenen Anbieter, zeigt finHero das vor dem Export an.
4. Exporte erstellen oder automatisch erhalten. Jedes aktive Zielsystem erhält monatlich einen eigenen Buchungsstapel je aktivem Zahlungsanbieter, als ZIP mit Belegen, wo der Anbieter Belege liefert.
5. Kanzlei einbinden. Lade deine Kanzlei in finHero ein, damit sie die Stapel selbst abholt.

Neben DATEV exportiert finHero dieselben Daten auch nach BMD NTCS, bexio und Abacus. Für Unternehmen mit Gesellschaften in mehreren Ländern hilft der Leitfaden zum BMD Export.

Stichtag: Zahlungsdatum oder Auszahlungsdatum

Jeder Anbieter hat einen eigenen Stichtag, und im Multi-Provider-Abschluss solltest du ihn kennen. Bei GoCardless ist das Datum maßgeblich, an dem die Auszahlung auf deinem Bankkonto ankommt. Es ist zugleich Belegdatum aller Zahlungs- und Gebührenbuchungen dieser Auszahlung. Bei Mollie ist das Settlement die Einheit, bei Stripe der Payout.

Für die Abstimmung ist das kein Nachteil, sondern ein Vorteil: Jede Buchung passt zu einer Zeile auf dem Kontoauszug. Wichtig ist nur, dass deine Kanzlei weiß, welcher Anbieter nach welcher Logik exportiert wird. Eine Zahlung vom 29. September, die GoCardless erst am 2. Oktober auszahlt, steht deshalb im Oktober-Stapel.

Typische Kombinationen

Manche Anbieterkombinationen kommen besonders häufig vor:

• Stripe und PayPal: Karten plus Wallet, typisch für Onlineshops und Kurse. Details im Artikel PayPal und Stripe gemeinsam buchen.
• Stripe, PayPal und Mollie: zusätzlich europäische Zahlarten wie iDEAL. Details im Artikel Stripe, PayPal und Mollie gemeinsam buchen.
• Stripe und GoCardless: Karte für Neukunden, Lastschrift für Bestandskunden mit Abo.
• Stripe und Paddle: Direktvertrieb in Deutschland, Merchant of Record für internationale SaaS-Kunden.

Wie viel Monatsabschluss-Aufwand bei SaaS-Unternehmen insgesamt entsteht, ordnet der Artikel Monatsabschluss für SaaS ein.

Häufige Fehler bei mehreren Anbietern

• Ein gemeinsames Transitkonto. Differenzen lassen sich keinem Anbieter zuordnen.
• Anbieter vergessen. Ein neu verbundener Anbieter ist nicht für den Auto-Export aktiviert, sein Stapel fehlt.
• Unterschiedliche Zeiträume. Ein Anbieter wird nach Zahlungsdatum, ein anderer nach Auszahlungsdatum abgegrenzt, ohne dass die Kanzlei das weiß.
• Erlöse doppelt. Rechnungen sind schon in DATEV, und ein Anbieterstapel bucht zusätzlich Erlöse.
• Nur einzeln geprüft. Jeder Stapel ist korrekt importiert, aber niemand macht die Zwei-Konten-Probe für alle Anbieter.

Welche Schritte sich dabei vollständig automatisieren lassen, zeigt der Beitrag Zahlungsdaten-Transfer automatisieren.

Hinweis: Die Kontierungen sind typische Beispiele. Kontenzuordnung und steuerliche Behandlung stimmst du mit deiner Steuerkanzlei ab. finHero lässt dich alle Konten frei konfigurieren.