PayPal nach DATEV exportieren: der komplette Leitfaden

PayPal ist für viele Online-Händler, Agenturen und SaaS-Firmen die zweite oder dritte Zahlungsart neben Stripe oder Überweisung. Für die Buchhaltung ist PayPal aber einer der unangenehmsten Anbieter: Es gibt keinen DATEV-Export, keine Umsatzsteuer-Daten, Gebühren pro Transaktion, Fremdwährungen mit PayPal-eigenem Kurs und Sammelüberweisungen aufs Bankkonto. Dieser Leitfaden zeigt dir, wie ein sauberer PayPal DATEV Export aussieht, welche Konten du brauchst und wie du jeden Geschäftsvorfall in SKR03 und SKR04 buchst.

Du bekommst hier konkrete Buchungssätze für Zahlung, Gebühr, Erstattung, Käuferschutzfall, Auszahlung und Fremdwährung, eine Vergleichstabelle der drei Wege (manuell, Eigenbau, finHero), die zehn häufigsten Fehler und eine Checkliste für deinen Monatsabschluss. Wo ein Thema mehr Tiefe braucht, verweise ich auf die passenden Detailartikel dieses Clusters.

Warum PayPal buchhalterisch schwierig ist

PayPal ist ein Zahlungsabwickler mit eigenem Guthaben, kein Rechnungssteller und keine Bank im Sinne deiner Buchhaltung. Daraus ergeben sich fünf Probleme, die du bei jedem PayPal-Export lösen musst.

1. Keine buchungsfertigen Daten. PayPal liefert eine Transaktionsliste. Darin stehen Bruttobetrag, Gebühr, Nettobetrag, Währung, Status und eine Transaktions-ID. Was fehlt: Konto, Gegenkonto, Steuerschlüssel und der Bezug zu deiner Rechnungsnummer, sofern du ihn beim Checkout nicht selbst mitgibst.

2. Keine Umsatzsteuer-Information. PayPal weiß nicht, ob du an einen Privatkunden in Deutschland, an ein Unternehmen in Frankreich oder an einen Kunden in der Schweiz verkaufst. Der Steuerfall steht in deiner Rechnung. Die PayPal-Transaktion kennt ihn nicht.

3. Gebühren werden direkt abgezogen. Bei einer Zahlung über 119,00 € landen bei dir zum Beispiel nur 115,69 € auf dem PayPal-Guthaben. Buchst du nur den Nettobetrag, ist dein Umsatz zu niedrig und deine Gebühren verschwinden aus der Gewinnermittlung. Beides fällt spätestens bei der Umsatzsteuer-Verprobung auf.

4. Fremdwährungen mit PayPal-Kurs. Zahlt ein Kunde in USD, rechnet PayPal mit einem eigenen Kurs in Euro um. Dieser Kurs enthält einen Aufschlag und weicht vom amtlichen Referenzkurs ab. Für die Buchhaltung brauchst du einen nachvollziehbaren Kurs zum Belegdatum.

5. Sammelüberweisungen auf die Bank. Auf dem Kontoauszug deiner Bank steht „PayPal 500,00 €“. Welche zehn oder hundert Zahlungen darin stecken, siehst du dort nicht. Ohne Zwischenkonto lässt sich dieser Betrag nicht sauber abstimmen.

Dazu kommen Sonderfälle: Teilerstattungen, Käuferschutzfälle, zurückgehaltene Beträge, Währungsumrechnungen innerhalb des PayPal-Kontos und manuelle Abbuchungen. Jeder dieser Vorgänge verändert dein PayPal-Guthaben und muss deshalb in der Buchhaltung auftauchen. Wenn dein PayPal-Konto in der Buchhaltung am Monatsende nicht genau den Saldo zeigt, den PayPal ausweist, fehlt eine Buchung.

Hat PayPal einen DATEV-Export?

PayPal hat keinen DATEV-Export: Es gibt Aktivitätenberichte als CSV und Kontoauszüge als PDF, aber keinen Buchungsstapel im DATEV-Format. Das ist der wichtigste Unterschied zwischen dem, was PayPal liefert, und dem, was DATEV braucht.

Was PayPal liefert

Im PayPal-Geschäftskonto findest du unter den Berichten zwei Quellen:

• Aktivitäten herunterladen (CSV): eine Zeile pro Vorgang mit Datum, Uhrzeit, Name, Typ, Status, Währung, Brutto, Gebühr, Netto, Transaktionscode und optional weiteren Feldern wie Rechnungsnummer oder Artikelbezeichnung.
• Kontoauszüge (PDF): monatliche Übersicht über Anfangssaldo, Zugänge, Abgänge und Endsaldo je Währung.

Beide Quellen sind für deine Dokumentation wertvoll. Die CSV ist aber eine Rohliste, keine Buchungsliste. Viele Zeilen gehören zusammen, etwa eine Zahlung in USD und die zugehörige Währungsumrechnung in EUR, die PayPal als zwei oder mehr getrennte Zeilen ausgibt. Andere Zeilen sind reine Statusmeldungen, die du nicht buchen darfst, weil sonst Beträge doppelt erscheinen.

Was DATEV braucht

DATEV importiert einen DATEV-Buchungsstapel im EXTF-Format. Jede Zeile ist ein vollständiger Buchungssatz mit:

• Umsatz und Soll/Haben-Kennzeichen
• Konto und Gegenkonto
• BU-Schlüssel, falls kein Automatikkonto verwendet wird
• Belegdatum
• Belegfeld 1, zum Beispiel Rechnungsnummer oder Transaktions-ID
• Buchungstext
• bei Fremdwährung: Währung, Basisbetrag und Kurs

Der Weg von der PayPal-CSV zum Buchungsstapel besteht also aus mehreren Schritten: Zeilen filtern, zusammengehörige Zeilen verbinden, Brutto und Gebühr trennen, Konten zuordnen, Fremdwährung umrechnen, Steuerfall bestimmen und alles im exakten EXTF-Layout ausgeben. Genau diese Arbeit ist gemeint, wenn von einer PayPal DATEV Schnittstelle die Rede ist.

CSV-Import in DATEV Unternehmen online?

Manche versuchen, die PayPal-CSV wie einen Bankauszug in DATEV einzulesen. Das kann bei sehr wenigen Transaktionen funktionieren, löst aber die Kernprobleme nicht: Gebühren stehen dann nicht getrennt, Fremdwährungen sind mit PayPal-Kurs bewertet, und jede Zeile muss in DATEV einzeln kontiert werden. Einen ausführlichen Vergleich beider Wege findest du in finHero vs. PayPal-CSV-Export.

PayPal-Konto als eigenes Geldkonto oder als Transitkonto?

Die sauberste Lösung ist, dein PayPal-Guthaben wie ein eigenes Bankkonto zu führen und Übertragungen auf die Bank über ein Geldtransitkonto zu buchen. Es gibt zwei gängige Modelle, die du mit deiner Kanzlei festlegen solltest.

Modell 1: PayPal als eigenes Geldkonto (empfohlen)

Du legst im Bereich der Finanzkonten ein eigenes Konto für PayPal an. finHero nutzt in seinen Beispielen dafür 1815 im SKR04. Im SKR03 liegt das passende Konto im Bereich 1200 ff., beispielsweise 1215.

Auf dieses Konto buchst du:

• Zahlungseingänge (Soll)
• Gebühren (Haben)
• Erstattungen (Haben)
• Käuferschutzfälle und Chargebacks (Haben)
• Auszahlungen auf die Bank (Haben, über das Transitkonto)

Der Vorteil: Dein PayPal-Konto in der Buchhaltung zeigt jederzeit denselben Saldo wie dein PayPal-Konto bei PayPal. Das macht die Abstimmung einfach und ist für Betriebsprüfungen gut nachvollziehbar.

Modell 2: PayPal nur über ein Transitkonto

Manche Kanzleien buchen PayPal-Vorgänge direkt über das allgemeine Geldtransitkonto (SKR03 1360, SKR04 1460). Das ist bei sehr wenigen Transaktionen pragmatisch. Sobald mehrere Anbieter über dasselbe Transitkonto laufen, verlierst du aber die Übersicht, welcher Saldo zu welchem Anbieter gehört.

Was finHero voraussetzt

finHero arbeitet mit zwei Konten je PayPal-Verbindung, beide frei konfigurierbar:

Für das allgemeine Geldtransitkonto gelten im Standardkontenrahmen 1360 (SKR03) bzw. 1460 (SKR04). Ein eigenes Unterkonto je Anbieter, wie 1466 für PayPal, macht die Abstimmung leichter, weil du jeden Anbieter einzeln prüfen kannst.

Buchungsbeispiele für PayPal in SKR03 und SKR04

Jeder PayPal-Vorgang wird als eigener Buchungssatz erfasst, und das PayPal-Konto ist bei allen Vorgängen Konto oder Gegenkonto. Die folgenden Beispiele zeigen typische Kontierungen nach SKR03 / SKR04. Alle Konten sind Beispiele, deine Kanzlei kann andere festlegen.

Annahmen für alle Beispiele:

• Inlandsverkauf an einen Privatkunden, 19 % Umsatzsteuer, Rechnung RE-2026-104 über 119,00 € brutto
• Angenommene PayPal-Gebühr 3,31 € (entspricht etwa 2,49 % + 0,35 €; deine tatsächlichen Konditionen können abweichen)
• PayPal-Guthabenkonto: 1215 (SKR03) / 1815 (SKR04)
• PayPal-Transitkonto: 1366 (SKR03) / 1466 (SKR04)
• Debitor: 10000
• Erlöse 19 %: 8400 (SKR03) / 4400 (SKR04) als Automatikkonto

1. Zahlungseingang

Die Rechnung ist bereits als Forderung gebucht (Debitor an Erlöse). Der Kunde zahlt per PayPal. Gebucht wird der volle Bruttobetrag, nicht der Nettobetrag nach Gebühr.

Hast du keine Debitorenbuchhaltung, sondern buchst Erlöse direkt bei Zahlungseingang, lautet der Satz 1215 an 8400 bzw. 1815 an 4400. Der Umsatz bleibt brutto, die Umsatzsteuer wird über das Automatikkonto herausgerechnet.

2. PayPal-Gebühr

Die Gebühr wird separat als Aufwand gebucht. So bleibt der Umsatz vollständig, und die Gebühr erscheint als Kostenposition.

Nach beiden Buchungen steht auf dem PayPal-Konto ein Saldo von 115,69 €. Genau diesen Betrag zeigt auch PayPal als Nettobetrag der Transaktion.

3. Erstattung (Refund)

Erstattest du einem Kunden 119,00 €, mindert das deinen Umsatz und dein PayPal-Guthaben. PayPal erstattet bei einer Rückzahlung je nach Vertragsstand einen Teil der Gebühr oder keinen. Die erstattete Gebühr buchst du gegen das Gebührenkonto.

Ohne Debitorenbuchhaltung bucht man die Erstattung direkt 8400 an 1215 bzw. 4400 an 1815. Wichtig ist eine Gutschrift bzw. ein Korrekturbeleg, damit die Minderung der Umsatzsteuer belegt ist.

4. Käuferschutzfall oder Chargeback

Verlierst du einen PayPal-Käuferschutzfall oder bucht die Kreditkartenbank eines Kunden einen Chargeback zurück, zieht PayPal den Betrag von deinem Guthaben ab. Oft fällt zusätzlich eine Gebühr an.

Die Forderung ist danach wieder offen. Ist das Geld endgültig verloren und keine Lieferung zu korrigieren, entscheidet deine Kanzlei über Forderungsausfall und Korrektur der Umsatzsteuer. Gewinnst du den Fall, bucht PayPal den Betrag zurück, und du kehrst die Rückbuchung um.

5. Auszahlung aufs Bankkonto

Die Übertragung von PayPal auf dein Bankkonto ist ein reiner Geldtransfer. Sie läuft in zwei Schritten über das Transitkonto.

Zwischen beiden Buchungen liegen oft ein bis drei Bankarbeitstage. Am Monatsende kann deshalb ein Saldo auf dem Transitkonto stehen. Das ist korrekt, solange der Bankeingang im Folgemonat kommt.

6. Zahlung in Fremdwährung

Ein Kunde zahlt 100,00 USD. Der EZB-Referenzkurs am Belegdatum beträgt angenommen 1,0850 USD je Euro. Der Umsatz wird mit 92,17 € gebucht.

Rechnet PayPal das USD-Guthaben anschließend zu einem eigenen Kurs in Euro um, entsteht eine Differenz zum EZB-Kurs. Diese Kursdifferenz wird gesondert gebucht. Wie das im Detail funktioniert, erklärt der Abschnitt zur Fremdwährung weiter unten.

Umsatzsteuer bei PayPal-Erlösen

PayPal liefert keine Umsatzsteuer-Daten, deshalb muss der Steuerfall aus deiner Rechnung oder aus einer festen Regel kommen. Ob ein PayPal-Erlös mit 19 %, 7 %, über den One-Stop-Shop (OSS), per Reverse Charge oder als Drittlandsumsatz zu behandeln ist, kann die PayPal-Transaktion nicht beantworten.

In der Praxis gibt es drei Wege:

1. Buchung gegen den Debitor. Die Rechnung mit korrektem Steuerfall bucht deine Faktura oder dein Shop. Die PayPal-Zahlung gleicht nur die Forderung aus. Das ist die sauberste Lösung, wenn du eine Rechnungssoftware mit DATEV-Export nutzt.
2. Standard-Erlöskonto. Verkaufst du fast ausschließlich an inländische Privatkunden mit 19 %, kannst du alle PayPal-Erlöse auf ein Standard-Erlöskonto buchen, etwa 8400 (SKR03) bzw. 4400 (SKR04). Ausnahmen korrigiert die Kanzlei.
3. Klärungskonto. Bei gemischten Steuerfällen sammelst du PayPal-Erlöse zuerst auf einem Klärungskonto, zum Beispiel 1590 (SKR03) bzw. 1370 (SKR04). Die Kanzlei ordnet sie dann anhand der Rechnungen dem richtigen Erlöskonto zu.

So macht es finHero: Du legst ein frei wählbares Standard-Erlöskonto fest, zum Beispiel 4400. Lässt du es leer, sammelt finHero die PayPal-Erlöse auf dem Klärungskonto, damit deine Kanzlei die korrekte Umsatzsteuer einmalig zuordnet. finHero erfindet keinen Steuerfall, den PayPal nicht liefert.

Für Stripe ist das anders: Stripe liefert über Rechnungen und Steuerberechnung oft den Steuerfall mit. Deshalb kann die Kontierung bei der Stripe DATEV Schnittstelle feiner ausfallen als bei PayPal.

PayPal Buchhaltung: die Grundlagen

PayPal Buchhaltung bedeutet, dein PayPal-Guthaben genauso lückenlos zu führen wie ein Bankkonto. Jeder Vorgang, der den Saldo bei PayPal verändert, braucht eine Buchung. Am Monatsende muss dein PayPal-Konto in DATEV exakt den Endsaldo des PayPal-Kontoauszugs zeigen, getrennt je Währung umgerechnet.

Drei Prinzipien tragen die gesamte PayPal-Buchhaltung:

• Bruttoprinzip: Umsatz und Gebühr werden getrennt gebucht. Eine Verrechnung von Erlösen mit Gebühren ist nicht zulässig.
• Eigenes Konto: PayPal bekommt ein eigenes Finanzkonto. So lässt sich der Saldo jederzeit mit PayPal abgleichen.
• Belegbezug: Jede Zahlung gehört zu einer Rechnung. Die Transaktions-ID oder Rechnungsnummer steht im Belegfeld, damit die Zuordnung auch Jahre später nachvollziehbar ist.

Außerdem musst du klären, wer die Rechnung bucht: dein Shop, deine Rechnungssoftware oder die Kanzlei. Davon hängt ab, ob PayPal-Zahlungen gegen einen Debitor oder direkt gegen ein Erlöskonto laufen. Für Einzelunternehmer mit Einnahmen-Überschuss-Rechnung gelten zusätzliche Besonderheiten beim Zufluss.

Wie du PayPal als Geschäftskonto aufsetzt, private und geschäftliche Zahlungen trennst und welche Aufbewahrungspflichten gelten, erklärt der Artikel zur PayPal Buchhaltung im Detail.

PayPal-Gebühren richtig buchen

PayPal-Gebühren sind Nebenkosten des Geldverkehrs und werden getrennt vom Umsatz gebucht, typisch auf 4970 (SKR03) bzw. 6855 (SKR04). PayPal zieht die Gebühr direkt vom eingehenden Betrag ab. Auf dem Guthaben kommt also weniger an, als der Kunde gezahlt hat.

Die Rechnung ist einfach, wird aber oft falsch gemacht. Bei 119,00 € Zahlung und 3,31 € Gebühr gilt:

• Umsatz: 119,00 € (darin 19,00 € Umsatzsteuer)
• Gebühr: 3,31 €
• Guthabenzugang: 115,69 €

Wer nur 115,69 € als Umsatz bucht, weist 0,53 € Umsatzsteuer zu wenig aus und unterschlägt 3,31 € Aufwand. Bei 1.000 Zahlungen im Monat summiert sich das auf über 500 € Umsatzsteuer-Differenz.

Mehr Fragen tauchen bei Sonderfällen auf: Wie buchst du Gebühren bei Teilerstattungen? Was ist mit Gebühren für Währungsumrechnung, für internationale Zahlungen oder für Käuferschutzfälle? Und wie sieht es mit der Umsatzsteuer auf PayPal-Gebühren aus? Diese Fälle, inklusive einer Monatsrechnung mit mehreren Gebührenarten, behandelt der Artikel PayPal-Gebühren buchen. Das Prinzip ist dasselbe wie beim Gebührensplitting bei anderen Zahlungsanbietern.

Fremdwährung und EZB-Kurs bei PayPal

PayPal-Zahlungen in Fremdwährung rechnest du zum EZB-Referenzkurs des Belegdatums um und buchst Abweichungen zum PayPal-Kurs als Kursdifferenz. PayPal selbst nutzt einen eigenen Umrechnungskurs, der einen Aufschlag enthält. Dieser Kurs ist für deine Buchhaltung nicht verbindlich und schwer nachzuweisen.

Ein Beispiel zeigt, warum das wichtig ist. Ein Kunde zahlt 100,00 USD:

• EZB-Referenzkurs am Belegdatum (angenommen): 1,0850 → 92,17 €
• PayPal rechnet bei der Umrechnung (angenommen) mit 1,1100 → 90,09 €
• Differenz: 2,08 €

Buchst du mit dem PayPal-Kurs, ist dein Umsatz um 2,08 € zu niedrig. Buchst du mit dem EZB-Kurs, stimmt dein Umsatz, aber dein PayPal-Konto hat 2,08 € mehr als bei PayPal. Diese Differenz musst du als Kursverlust bzw. Kursgewinn ausgleichen.

Hältst du dein Guthaben dagegen in USD und rechnest nicht sofort um, entsteht die Differenz erst bei der späteren Umrechnung oder Auszahlung. Wie du beide Fälle in SKR03 und SKR04 buchst und welche Konten für Kursdifferenzen üblich sind, steht im Artikel PayPal-Fremdwährung buchen.

finHero rechnet PayPal-Zahlungen in Fremdwährung zum EZB-Referenzkurs des Belegdatums in deine Leitwährung (EUR oder CHF) um. Kurs und Basisbetrag stehen im Export, und die verwendeten Kurse werden historisiert gespeichert. So bleibt jede Umrechnung GoBD-konform nachvollziehbar.

Das Geldtransitkonto für PayPal-Auszahlungen

Das Geldtransitkonto verbindet dein PayPal-Konto mit deinem Bankkonto, damit Sammelüberweisungen von PayPal sauber abgestimmt werden. Die Übertragung bucht du zuerst vom PayPal-Konto auf das Transitkonto und mit dem Bankeingang vom Transitkonto auf die Bank.

Warum nicht direkt PayPal an Bank? Weil beide Vorgänge an unterschiedlichen Tagen und aus unterschiedlichen Quellen gebucht werden. Der PayPal-Abgang kommt aus dem PayPal-Export, der Bankeingang aus dem Bankauszug, den deine Kanzlei oft automatisch abruft. Würden beide direkt gegeneinander gebucht, entstünde eine Doppelbuchung. Das Transitkonto fängt das ab: Es steht kurz im Soll und gleicht sich mit dem Bankeingang aus.

Ein Saldo auf dem Transitkonto ist daher ein nützliches Warnsignal. Ist er über mehrere Wochen nicht null, fehlt entweder ein Bankeingang oder ein PayPal-Abgang. Typische Ursachen und wie du sie findest, beschreibt der Artikel PayPal-Geldtransitkonto, inklusive einer Abstimmung über den Monatswechsel.

finHero bucht automatische und manuelle Übertragungen von PayPal aufs Bankkonto als Auszahlung (Payout) über das PayPal-Transitkonto, das du frei festlegst, etwa 1466 im SKR04.

PayPal und Stripe gemeinsam buchen

Nutzt du PayPal und Stripe parallel, bekommt jeder Anbieter ein eigenes Guthaben- und Transitkonto, und beide fließen in einen gemeinsamen Monatsabschluss. Das ist der häufigste Aufbau bei Online-Shops und SaaS-Firmen: Stripe für Karte und SEPA, PayPal für Kunden, die nicht anders zahlen wollen.

Die Herausforderung liegt in den Unterschieden. Stripe liefert Rechnungen und oft den Steuerfall mit, PayPal nicht. Stripe zahlt nach festem Rhythmus aus, PayPal je nach Einstellung automatisch oder manuell. Stripe rechnet Fremdwährung bei der Auszahlung um, PayPal beim Zahlungseingang oder später. Ein gemeinsamer Buchungsstapel muss diese Unterschiede ausgleichen, ohne dass die Kontierung uneinheitlich wird.

Bietest du PayPal als Zahlungsmethode über Stripe an, ist die Lage noch einmal anders: Dann erscheinen PayPal-Zahlungen in Stripe, und du darfst sie nicht zusätzlich aus dem PayPal-Konto buchen.

Wie du beide Anbieter kontierst, welche Kontenstruktur sich bewährt und wie du Doppelbuchungen vermeidest, zeigt PayPal und Stripe gemeinsam buchen. Den Überblick über alle Anbieter findest du unter Zahlungsanbieter nach DATEV exportieren.

Belege für PayPal-Zahlungen

Für jeden PayPal-Erlös ist deine Ausgangsrechnung der Beleg, für Gebühren und Bewegungen auf dem PayPal-Konto der PayPal-Kontoauszug bzw. Transaktionsbericht. PayPal selbst stellt keine Rechnung über deinen Verkauf aus. Die Transaktion belegt nur, dass Geld geflossen ist.

Für eine prüfungssichere Ablage brauchst du:

• Ausgangsrechnungen: aus deinem Shop, deiner Faktura oder deinem Abo-System, mit fortlaufender Nummer und korrektem Steuerausweis.
• Gutschriften bzw. Korrekturrechnungen: für jede Erstattung.
• PayPal-Kontoauszüge: als monatliche PDF je Währung, als Nachweis der Gebühren und Salden.
• Transaktionsliste: mit Transaktions-IDs, damit jede Buchung zu einer PayPal-Bewegung zurückverfolgt werden kann.

Die Verbindung zwischen Rechnung und Zahlung entsteht über das Belegfeld 1. Gibst du die Rechnungsnummer beim Checkout an PayPal mit, erscheint sie in der Transaktion und kann im Export übernommen werden. Ohne diese Referenz bleibt nur die Transaktions-ID.

finHero exportiert Belege als PDF, sofern sie vom Zahlungsanbieter bereitstehen, etwa Rechnungen und Gutschriften aus Stripe. Für PayPal-Zahlungen stammen die Rechnungen meist aus einem anderen System. Lege alle Unterlagen unveränderbar ab und halte die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen ein.

PayPal nach DATEV, BMD, bexio und Abacus exportieren

finHero exportiert PayPal-Daten in vier Buchhaltungssysteme: DATEV, BMD NTCS, bexio und Abacus. Die Logik der Buchungen ist überall gleich, das Format unterscheidet sich.

DATEV: Der Buchungsstapel im DATEV-Format (EXTF) wird in DATEV Kanzlei-Rechnungswesen oder DATEV Unternehmen online importiert. Fremdwährungsbuchungen enthalten Währung, Basisbetrag und Kurs.

BMD (Österreich): In Österreich gelten 20 %, 13 % und 10 % Umsatzsteuer, der Kontenrahmen ist meist der Einheitskontenrahmen. Konten wie „Erlöse 20 %“ und „Spesen des Geldverkehrs“ legst du in finHero für BMD fest.

bexio und Abacus (Schweiz): Leitwährung ist CHF, die Mehrwertsteuersätze betragen 8,1 %, 2,6 % und 3,8 % für Beherbergung. Der Kontenrahmen KMU hat eigene Konten für flüssige Mittel und Bankspesen. finHero rechnet Fremdwährung dann in CHF um.

Alle Kombinationen und Details findest du im PayPal-Integrations-Hub.

So funktioniert finHero mit PayPal

finHero liest deine PayPal-Transaktionen über die Transaction Search API und macht daraus einen import-fertigen Buchungsstapel. Der Zugriff ist rein lesend, finHero kann kein Geld bewegen und keine Zahlungen auslösen.

Was finHero bei PayPal bucht:

• Zahlungen als Zahlungseingang mit der PayPal-Transaktions-ID als Referenz
• Gebühren je Transaktion separat auf dein Gebührenkonto
• Erstattungen als Storno
• Chargebacks und Käuferschutzfälle als Rückbuchung
• automatische und manuelle Übertragungen aufs Bankkonto als Auszahlung über das Geldtransitkonto
• Fremdwährung zum EZB-Referenzkurs des Belegdatums, Kurse historisiert gespeichert
• Erlöse auf dein Standard-Erlöskonto oder, ohne Vorgabe, auf das Klärungskonto

Alle Konten sind frei konfigurierbar: Debitor, Gebühren, Erlöskonten je Steuerfall, Guthaben- und Transitkonto für PayPal sowie das Klärungskonto. Die Daten liegen auf Servern in Deutschland, verschlüsselt und DSGVO-konform.

Einrichtung in fünf Schritten

1. PayPal-App anlegen: Melde dich im PayPal Developer Dashboard an (developer.paypal.com → Apps & Credentials) und wechsle auf Live. Lege eine neue App an.
2. Transaction Search aktivieren: Aktiviere in den Einstellungen der App die Funktion Transaction Search. Ohne diese Berechtigung kann finHero keine Transaktionen lesen.
3. Zugangsdaten hinterlegen: Kopiere Client-ID und Client-Secret der App und trage beide in finHero ein.
4. Konten festlegen: Hinterlege Guthabenkonto PayPal, Geldtransitkonto PayPal, Gebührenkonto, Debitor und Standard-Erlöskonto. Stimm die Nummern vorher mit deiner Kanzlei ab.
5. Ersten Export erstellen: Wähle den Zeitraum und das Zielsystem und lade den Buchungsstapel herunter.

Den ersten Buchungsstapel hast du typischerweise in unter 15 Minuten. Für Kanzleien, die mehrere Mandanten mit PayPal betreuen, gibt es eine eigene Übersicht: finHero für Steuerkanzleien.

PayPal-CSV manuell aufbereiten: so gehst du vor

Wenn du den PayPal-Export ohne Tool erledigst, brauchst du einen festen Ablauf, damit jeden Monat dieselben Regeln gelten. Die folgenden Schritte sind das Minimum für einen brauchbaren Buchungsstapel.

1. Aktivitäten exportieren: Lade im PayPal-Geschäftskonto die Aktivitäten für den vollen Kalendermonat als CSV herunter, mit allen Transaktionstypen und allen Währungen.
2. Nicht buchungsrelevante Zeilen entfernen: Streiche ausstehende, abgelehnte und reine Informationszeilen. Bei Währungsumrechnungen zeigt PayPal oft mehrere Zeilen für einen Vorgang. Behalte nur die, die den Saldo tatsächlich verändern.
3. Je Zahlung zwei Zeilen bilden: Eine Zeile für den Bruttobetrag gegen Debitor oder Erlöskonto, eine Zeile für die Gebühr gegen das Gebührenkonto.
4. Fremdwährung umrechnen: Schlage für jedes Belegdatum den EZB-Referenzkurs nach, rechne Brutto und Gebühr um und notiere Kurs und Basisbetrag. Speichere die Kursliste mit ab.
5. Erstattungen und Rückbuchungen zuordnen: Suche zu jeder Erstattung die Gutschrift und zu jedem Käuferschutzfall die ursprüngliche Rechnung.
6. Übertragungen auf die Bank buchen: Jede Übertragung wird PayPal an Transitkonto gebucht, nie gegen ein Erlöskonto.
7. In das EXTF-Format übertragen: Fülle Kopfzeile, Spaltenreihenfolge, Soll/Haben-Kennzeichen, Belegdatum im Format TTMM und Belegfeld 1 exakt nach DATEV-Vorgabe.
8. Saldo prüfen: Summiere alle Buchungen auf dem PayPal-Konto und vergleiche das Ergebnis mit dem Endsaldo laut PayPal-Kontoauszug.

Rechne grob mit ein bis zwei Minuten pro Transaktion, wenn alles in Euro ist, und mit deutlich mehr bei Fremdwährungen und Sonderfällen. Bei 300 PayPal-Zahlungen im Monat sind das schnell fünf bis zehn Stunden. Genau an dieser Stelle lohnt sich ein Vergleich mit den Alternativen, und es hilft die Frage, wie viel deiner Arbeitszeit dieser Schritt jeden Monat wert ist.

Manuell, Eigenbau oder finHero: der Vergleich

Für den PayPal DATEV Export gibt es drei Wege, die sich vor allem im laufenden Aufwand und in der Fehleranfälligkeit unterscheiden. Welcher passt, hängt von deinem Transaktionsvolumen, deinen Währungen und deiner Zeit ab.

Manuell lohnt sich bei sehr wenigen PayPal-Zahlungen pro Monat in Euro, ohne Erstattungen. Eigenentwicklung kann sinnvoll sein, wenn du ohnehin ein Entwicklerteam hast und sehr spezielle Anforderungen. finHero passt, wenn PayPal ein relevanter Kanal ist, Fremdwährungen vorkommen oder du mehrere Anbieter hast. Die Grenzen von finHero: Es ist keine Buchhaltungssoftware, die Kontenabstimmung mit deiner Kanzlei bleibt nötig, und es entstehen laufende Kosten.

Einen ausführlichen Marktüberblick findest du unter PayPal-DATEV-Schnittstellen im Vergleich und in der Übersicht PayPal DATEV Schnittstelle: Anbieter.

Typische Fehler beim PayPal DATEV Export

Die meisten Fehler beim PayPal-Export entstehen nicht in DATEV, sondern bei der Aufbereitung der PayPal-Daten. Diese zehn sehen Kanzleien am häufigsten.

1. Nettobuchung statt Bruttobuchung. Der Nettobetrag nach Gebühr wird als Umsatz gebucht. Folge: zu wenig Umsatzsteuer, Gebühren fehlen als Aufwand.
2. Doppelte Zeilen aus der CSV. Statuszeilen, Umrechnungszeilen oder ausstehende Zahlungen werden zusätzlich gebucht. Der PayPal-Saldo in der Buchhaltung ist dann zu hoch.
3. Auszahlung als Umsatz. Der Bankeingang „PayPal 500,00 €“ wird auf ein Erlöskonto gebucht, obwohl die Einzelzahlungen bereits gebucht sind. Der Umsatz erscheint doppelt.
4. Kein Transitkonto. PayPal-Abgang und Bankeingang werden direkt gegeneinander gebucht, und die Bank-Automatik bucht denselben Betrag noch einmal.
5. PayPal-Kurs statt EZB-Kurs. Fremdwährungsumsätze werden mit dem PayPal-Umrechnungskurs bewertet. Der Aufschlag mindert den Umsatz und ist nicht sauber belegt.
6. Kursdifferenzen ignoriert. Das PayPal-Konto stimmt am Monatsende nicht, weil die Differenz zwischen EZB-Kurs und PayPal-Kurs nicht gebucht wurde.
7. Fremdwährungsguthaben vergessen. USD- oder GBP-Guthaben, die bei PayPal liegen bleiben, werden in der Bilanz nicht berücksichtigt.
8. Chargebacks und Käuferschutzfälle fehlen. Rückbuchungen werden übersehen, weil sie nicht als Erstattung erscheinen. Der Umsatz ist zu hoch, das Guthaben stimmt nicht.
9. Pauschaler Steuerschlüssel. Alle PayPal-Erlöse laufen mit 19 % auf 8400 bzw. 4400, obwohl Verkäufe an EU-Unternehmen oder ins Drittland dabei sind.
10. Kein Belegbezug. Weder Rechnungsnummer noch Transaktions-ID stehen im Belegfeld. Bei einer Prüfung lässt sich nicht nachvollziehen, welche Zahlung zu welcher Rechnung gehört.
11. PayPal über Stripe doppelt gebucht. PayPal-Zahlungen, die über Stripe laufen, werden aus Stripe und aus dem PayPal-Konto exportiert.
12. Private Zahlungen im Geschäftskonto. Private Käufe über das PayPal-Geschäftskonto werden nicht als Privatentnahme gebucht.

Die meisten dieser Fehler lassen sich mit einer einzigen Kontrolle aufdecken: Stimmt der PayPal-Saldo in DATEV mit dem Endsaldo des PayPal-Kontoauszugs überein? Wie du Zahlungsdaten systematisch abstimmst, erklärt Online-Zahlungen abstimmen.

Checkliste für den Monatsabschluss mit PayPal

Ein sauberer Monatsabschluss mit PayPal endet damit, dass PayPal-Konto und Transitkonto zum PayPal-Kontoauszug und zum Bankauszug passen. Gehe diese Punkte jeden Monat durch:

• PayPal-Kontoauszug des Monats als PDF herunterladen, je Währung
• Buchungsstapel für den vollen Kalendermonat erstellen und in DATEV, BMD, bexio oder Abacus importieren
• Prüfen, dass alle Zahlungen brutto und alle Gebühren getrennt gebucht sind
• Erstattungen, Käuferschutzfälle und Chargebacks mit Gutschriften bzw. Rechnungen abgleichen
• Fremdwährungsumsätze auf den EZB-Kurs des Belegdatums prüfen und Kursdifferenzen buchen
• Saldo des PayPal-Kontos in der Buchhaltung mit dem Endsaldo laut PayPal vergleichen
• Saldo des PayPal-Transitkontos prüfen: Offene Beträge müssen Übertragungen sein, die im Folgemonat auf der Bank ankommen
• Klärungskonto leeren: Erlöse dem richtigen Steuerfall zuordnen (Inland, EU-OSS, Reverse Charge, Drittland)
• Belege (Rechnungen, Gutschriften, PayPal-Kontoauszug) GoBD-konform ablegen
• Bei Stripe oder weiteren Anbietern: deren Konten nach demselben Schema abstimmen

Hinweis: Die Kontierungen sind typische Beispiele. Kontenzuordnung und steuerliche Behandlung stimmst du mit deiner Steuerkanzlei ab. finHero lässt dich alle Konten frei konfigurieren.