BMD Export für Zahlungsanbieter: der komplette Leitfaden für Österreich

Ein BMD Export für Zahlungsanbieter verwandelt die Rohdaten von Stripe, PayPal, Mollie & Co. in Buchungssätze, die deine Steuerberatungskanzlei über den Buchungsimport in BMD NTCS einlesen kann. Das klingt nach einer Formatfrage. In Wahrheit ist es eine Buchhaltungsfrage: Auf deinem Bankkonto kommt nur eine Sammelauszahlung an, netto, nach Abzug aller Gebühren. Für die Buchhaltung braucht deine Kanzlei aber jeden einzelnen Geschäftsfall.

Dieser Leitfaden richtet sich an Unternehmen in Österreich, die online kassieren, und an ihre Kanzleien. Du erfährst, wie der BMD-Buchungsimport aufgebaut ist, wie Zahlungsanbieter in Österreich umsatzsteuerlich und im Einheitskontenrahmen behandelt werden, worauf du je Anbieter achten musst und wie ein sauberer Monatsabschluss aussieht. Alle Beispiele sind konkret durchgerechnet. Wo Kontonummern stehen, sind es Beispielwerte, die du mit deiner Kanzlei abstimmst.

Was ist BMD NTCS?

BMD NTCS ist eine österreichische Software für Rechnungswesen, die in vielen Steuerberatungskanzleien in Österreich das zentrale Buchhaltungssystem ist. Wenn du ein Unternehmen in Österreich führst, ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass deine Kanzlei deine Belege und Buchungen in BMD verarbeitet. Eine kurze Definition findest du im Glossar unter BMD NTCS.

Für dich als Unternehmer ist vor allem eine Funktion wichtig: der Buchungsimport. Über ihn liest die Kanzlei Buchungssätze aus einer Datei ein, statt sie einzeln zu erfassen. Damit das klappt, legt die Kanzlei in BMD eine Importdefinition an. Sie beschreibt, welche Spalte der Datei welchem BMD-Feld entspricht, wie Datum und Beträge formatiert sind und welche Zeichenkodierung die Datei hat. Ist die Importdefinition einmal eingerichtet, läuft jeder weitere Import nach demselben Muster.

BMD arbeitet in Österreich typischerweise mit dem Einheitskontenrahmen (EKR). Er ist das österreichische Gegenstück zu den deutschen Kontenrahmen SKR03 und SKR04. Kontonummern, Steuercodes und Buchungssymbole unterscheiden sich deshalb deutlich von dem, was du aus deutschen Anleitungen zur DATEV kennst. Ein Export, der für DATEV gebaut ist, lässt sich nicht einfach in BMD einspielen.

Wenn du Unternehmen in mehreren Ländern betreibst, lohnt sich ein Blick auf den Systemvergleich DATEV vs. BMD vs. bexio vs. Abacus. Er zeigt, wie sich die vier Systeme bei Importformat, Kontenrahmen und Steuerlogik unterscheiden.

Warum Zahlungsanbieter-Daten nicht direkt in BMD passen

Zahlungsanbieter liefern Daten für Zahlungsabwicklung, nicht für die Buchhaltung, und genau dieser Unterschied erzeugt die Handarbeit. Vier Probleme treten bei fast jedem Anbieter auf.

Erstens: Netto-Sammelauszahlungen. Stripe, Mollie, Adyen, PayPal und GoCardless sammeln Zahlungen in einem Guthaben und überweisen es gebündelt auf dein Bankkonto. Auf dem Kontoauszug steht dann zum Beispiel „Stripe 472,66 €“. In diesem Betrag stecken Zahlungen, abgezogene Gebühren, Erstattungen und vielleicht ein Chargeback. Ohne Aufschlüsselung lässt sich die Auszahlung keiner Rechnung zuordnen, und deine Debitoren bleiben offen.

Zweitens: Gebühren pro Transaktion. Die Anbieter ziehen ihre Gebühren je Zahlung ab. Wer nur eine geschätzte Monatssumme bucht, verliert den Bezug zur einzelnen Transaktion. Bei Rückfragen der Kanzlei oder bei einer Prüfung kannst du dann nicht mehr zeigen, woher eine Gebühr stammt.

Drittens: fehlende Steuerinformationen. PayPal, Mollie, Adyen und GoCardless liefern zur Transaktion keine Umsatzsteuerdaten. Ob eine Zahlung zu einem Inlandsumsatz mit 20 %, zu einem EU-OSS-Umsatz oder zu einem Drittlandsumsatz gehört, steht nicht in den Daten des Anbieters. Bei Paddle und Lemon Squeezy ist es noch grundlegender: Sie sind Merchant of Record, also nicht du, sondern die Plattform verkauft an den Endkunden.

Viertens: Formate, die auf keinen Kontenrahmen passen. Die CSV-Exporte der Anbieter haben eigene Spalten, englische Bezeichnungen, Punkt als Dezimaltrennzeichen und Datumsformate wie JJJJ-MM-TT. BMD erwartet Felder wie konto, gkonto, buchsymbol und steuercode. Wer die Datei jeden Monat von Hand umbaut, macht dieselben Fehler immer wieder: verrutschte Spalten, falsche Vorzeichen, kaputte Umlaute.

Mehrere Anbieter verstärken alle vier Probleme. Typisch ist: Stripe für Karten, PayPal für Kunden, die nichts anderes nutzen, Mollie für weitere europäische Zahlarten und Paddle für den Softwareverkauf. Jeder Anbieter liefert andere Reports, und deine Kanzlei bekommt vier verschiedene Arten von Unterlagen. Wie die Abstimmung über alle Anbieter hinweg funktioniert, beschreibt der Artikel zu Online-Zahlungen abstimmen.

BMD-Importformat: Wie der Buchungsimport aufgebaut ist

Der BMD-Buchungsimport erwartet eine strukturierte Textdatei, deren Spalten über eine Importdefinition den BMD-Feldern zugeordnet werden. finHero liefert dafür eine Semikolon-CSV mit festen, sprechenden Spalten. Die Kanzlei ordnet sie einmal zu und importiert danach jeden Monat gleich.

Felder im BMD-Export

finHero verwendet die BMD-Standardfelder. Die wichtigsten sind:

Dazu kommt das Belegdatum im Format TT.MM.JJJJ. Jeder Buchungssatz trägt im Buchungstext die Original-ID des Zahlungsanbieters, etwa die Stripe-Charge-ID oder die PayPal-Transaktions-ID. So ist jede Buchung in Sekunden bis zur Transaktion rückverfolgbar.

Zeichenkodierung, Buchungssymbole und Steuercodes

Drei Einstellungen stimmst du einmal mit der Importdefinition deiner Kanzlei ab:

• Zeichenkodierung: Standard ist ANSI (Windows-1252), der übliche BMD-Standard. Zeichen, die es in ANSI nicht gibt, etwa ł, č oder Emojis in Kundennamen, ersetzt finHero. Der Export bricht deshalb nie ab. UTF-8 wählst du nur, wenn BMD in deiner Kanzlei auf UTF-8 eingestellt ist.
• Buchungssymbole: Ein Symbol für Zahlungen und eines für Rechnungen. Voreingestellt sind die Beispiele BA und AR.
• Steuercodes: Je Steuerfall ein BMD-Steuercode. finHero unterscheidet neun Steuerfälle: Inland Normalsteuersatz, Inland ermäßigt, EU ohne OSS Normalsatz, EU ohne OSS ermäßigt, EU-OSS, Reverse Charge, Erlöse ohne USt-Aufschlüsselung, Klärungsfälle bzw. steuerfrei und Gebühren der Zahlungsanbieter.

Bleibt ein Steuercode-Feld leer, schreibt finHero den DATEV-BU-Schlüssel in die Datei. Den muss die Kanzlei dann beim Import zuordnen. Sauberer ist es, alle Steuercodes vorab einzutragen.

Ablauf vom Zahlungsanbieter bis zum Import in BMD

Der Weg vom Zahlungsanbieter in BMD besteht aus fünf Schritten:

1. Zahlungsanbieter verbinden. Stripe über die finHero-App im Stripe App Marketplace, PayPal per Client-ID und Client-Secret einer PayPal-App mit „Transaction Search“, GoCardless per OAuth-Login, Mollie, Adyen, Paddle und Lemon Squeezy per API-Key. Alle Verbindungen sind read-only.
2. Konten hinterlegen. Im BMD-Tab der Buchhaltungs-Einstellungen trägst du die Konten aus dem Einheitskontenrahmen ein, die deine Kanzlei vorgibt.
3. Import-Einstellungen setzen. Zeichenkodierung, Buchungssymbole und Steuercodes laut Importdefinition der Kanzlei.
4. Export erstellen. Du wählst Zeitraum und „BMD NTCS (Österreich)“ als Buchhaltungssystem. finHero erzeugt ein ZIP mit Buchungsstapel, Belegen und Belegliste.
5. Import in BMD. Die Kanzlei liest die Datei über die Importdefinition ein und legt die Belege ab.

Die technische Seite dieses Ablaufs, also Importdefinition, Feldzuordnung, Testimport und typische Fehlermeldungen, beschreibt die Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Buchungsimport in BMD NTCS. Lies sie, bevor du den ersten Stapel an deine Kanzlei schickst, und gib sie der Person weiter, die bei der Kanzlei den Import einrichtet.

Zahlungsanbieter buchen in Österreich: USt, EKR, Reverse Charge und OSS

Für die Buchung von Zahlungsanbietern in Österreich zählen vier Themen: die Steuersätze, der Einheitskontenrahmen, das Reverse-Charge-Verfahren und der One-Stop-Shop. Dieser Abschnitt gibt dir den Überblick. Die Vertiefung mit Rechenbeispielen findest du im Artikel Zahlungsanbieter buchen in Österreich.

Umsatzsteuersätze: 20 %, 13 % und 10 %

Österreich kennt den Normalsteuersatz von 20 % und die ermäßigten Sätze von 13 % und 10 %. Für die meisten digitalen Produkte, Software-Abos und Dienstleistungen gilt der Normalsatz von 20 %. Welche Leistungen ermäßigt sind, beurteilt deine Kanzlei.

Für den Export bedeutet das: Jeder Steuersatz braucht ein eigenes Erlöskonto oder zumindest einen eigenen Steuercode. Bei einer Zahlung von 120,00 € zum Normalsatz stecken 100,00 € netto und 20,00 € Umsatzsteuer darin. Bei Stripe kommt diese Information aus der Rechnung bzw. aus Stripe Tax. Bei Anbietern ohne USt-Daten muss sie anders zugeordnet werden, dazu unten mehr.

Einheitskontenrahmen (EKR)

Der österreichische Einheitskontenrahmen gliedert die Konten in Kontenklassen. Debitoren, Bank- und Verrechnungskonten liegen im Umlaufvermögen, Erlöse in der Erlösklasse, Spesen des Geldverkehrs bei den sonstigen betrieblichen Aufwendungen. Die finHero-Oberfläche nennt als typische EKR-Beispiele Debitoren 20000 und Erlöse 4000.

Wichtig ist nicht die exakte Nummer, sondern die Struktur: Jeder Zahlungsanbieter bekommt ein eigenes Guthabenkonto (Verrechnungskonto) und ein Geldtransitkonto. So siehst du je Anbieter, ob alle Vorgänge vollständig gebucht sind. Ein Saldo auf dem Guthabenkonto zeigt sofort, wo etwas fehlt. Das Prinzip erklärt der Glossarbeitrag zum Geldtransitkonto.

Reverse Charge

Beim Reverse Charge schuldet nicht der leistende Unternehmer die Umsatzsteuer, sondern der Leistungsempfänger. Das betrifft dich bei Zahlungsanbietern in zwei Richtungen. Eingangsseitig: Mehrere Anbieter sitzen im EU-Ausland, Stripe Payments Europe zum Beispiel in Irland. Ob ihre Gebühren bei dir im Reverse-Charge-Verfahren zu erfassen sind, klärt deine Kanzlei. Ausgangsseitig: Bei Paddle und Lemon Squeezy verkaufst du nicht an Endkunden, sondern an die Plattform. finHero bucht diese Umsätze als Reverse-Charge-Erlöse gegen die Plattform als Debitor.

One-Stop-Shop (OSS)

Verkaufst du digitale Leistungen an Privatkunden in anderen EU-Ländern, gilt in der Regel die Umsatzsteuer des Käuferlandes. Über den One-Stop-Shop (OSS) meldest du diese Umsätze gesammelt in Österreich. Für die Buchhaltung brauchst du dafür mindestens ein OSS-Erlöskonto. finHero lässt dich optional ein eigenes Erlöskonto je EU-Land hinterlegen. Bei Stripe kommt der Steuersatz des Käuferlandes aus Stripe Tax. Länder ohne eigenes Konto laufen über das allgemeine OSS-Konto.

Buchungsbeispiele für den BMD Export

Ein sauberer BMD Export bucht jeden Vorgang einzeln über das Guthabenkonto des Anbieters, bis die Auszahlung das Konto auf null bringt. Die folgenden Beispiele zeigen das für drei typische Fälle.

Die Kontonummern 20000, 4000, 2800, 7790 und 2870 stammen aus dem bestehenden Beispiel auf fin-hero.de. Sie sind Beispielwerte. Welche Konten aus dem EKR und welche Steuercodes ihr verwendet, legst du mit deiner Kanzlei fest.

Beispiel 1: Zwei Stripe-Zahlungen, eine Auszahlung (Inland, 20 %)

Zwei Kunden in Österreich zahlen über Stripe: Rechnung RE-1001 über 120,00 € und Rechnung RE-1002 über 360,00 €, jeweils brutto inklusive 20 % USt. Stripe zieht 2,05 € und 5,29 € Gebühren ab und zahlt 472,66 € aus.

Rechnung: 120,00 + 360,00 = 480,00 €. Gebühren: 2,05 + 5,29 = 7,34 €. Auszahlung: 480,00 − 7,34 = 472,66 €.

Nach Zeile 7 steht das Guthabenkonto Stripe auf null: 120,00 + 360,00 − 2,05 − 5,29 − 472,66 = 0,00. Der Bankeingang von 472,66 € wird später aus dem Kontoauszug gegen das Geldtransitkonto gebucht. Der Steuercode für die Erlöszeilen ist der, den deine Kanzlei für „Inland, Normalsteuersatz“ vorgibt.

Beispiel 2: Mollie-Zahlung ohne USt-Daten und Erstattung

Ein Kunde zahlt 240,00 € über Mollie, Mollie zieht 3,05 € Gebühr ab. Später erstattest du einem anderen Kunden 60,00 €. Mollie liefert keine USt-Daten, deshalb bucht finHero den Erlös auf das Standard-Erlöskonto, das du festlegst. Fehlt es, landet der Erlös auf dem Klärungskonto.

Rechnung: 240,00 − 3,05 − 60,00 = 176,95 €.

Beispiel 3: Paddle als Merchant of Record

Paddle verkauft ein Jahresabo an einen Endkunden in Frankreich und schuldet dort die Umsatzsteuer. Für dich ist Paddle der Kunde. finHero bucht den Umsatz als Reverse-Charge-Erlös gegen Paddle als Debitor.

Bei Jahresabos grenzt finHero zusätzlich den Anteil ab, der in spätere Monate gehört, und liefert die Liste der passiven Rechnungsabgrenzungsposten mit.

Zum Vergleich: dieselbe Logik in Deutschland

Hast du neben der österreichischen Gesellschaft auch eine deutsche, bleibt die Buchungslogik gleich, nur die Konten ändern sich. Typische Konten in Deutschland:

Wie die deutsche Variante im Detail aussieht, zeigt der Leitfaden zur Stripe DATEV Schnittstelle.

Stripe, PayPal, Mollie & Co.: Besonderheiten je Anbieter im BMD Export

Alle sieben Anbieter landen im selben BMD-Buchungsimport, aber jeder hat eine Eigenheit, die die Buchung beeinflusst. Die folgenden Abschnitte zeigen, worauf du je Anbieter achten musst. Jeder Anbieter hat außerdem eine eigene Integrationsseite mit Beispiel-Buchungsstapel.

Stripe

Stripe ist für die meisten SaaS-Unternehmen und Online-Shops der wichtigste Anbieter und liefert von allen die reichsten Daten. finHero liest Zahlungen, Gebühren, Erstattungen, Disputes und Auszahlungen einzeln aus, für Stripe Payments, Stripe Billing und Stripe Connect.

Drei Punkte sind bei Stripe für BMD besonders wichtig:

• Rechnungen und Steuerfälle: Nutzt du Stripe Billing oder Stripe Invoicing, kommen Rechnungen mit Steuerinformationen aus Stripe. finHero ordnet sie dem richtigen Steuerfall zu, also Inland 20 %, EU-OSS, Reverse Charge oder Drittland, und setzt den passenden BMD-Steuercode aus deinen Einstellungen. Bei OSS kommt der Steuersatz des Käuferlandes aus Stripe Tax.
• Disputes: Ein Chargeback verändert die Auszahlung. finHero bucht ihn als eigene, referenzierbare Buchung. Ohne diese Buchung bliebe auf dem Guthabenkonto ein Saldo offen.
• Abos und Abgrenzung: Bei Jahres- und Monatsabos berechnet finHero die passive Rechnungsabgrenzung automatisch, auch bei Up- und Downgrades und Gutschriften.

Wer Stripe Connect nutzt, bekommt Transfers an verbundene Konten und Application Fees getrennt gebucht: Transfers auf ein Transferkonto, Application Fees auf ein eigenes Erlöskonto. Die Stripe-Verbindung dauert typischerweise unter fünf Minuten. Wie das genau geht, zeigt die Anleitung Stripe mit finHero verbinden.

Einen vollständigen Beispiel-Stapel mit Inlands-, OSS- und Reverse-Charge-Fällen findest du auf der Integrationsseite Stripe zu BMD.

PayPal

PayPal ist in Österreich weit verbreitet und in der Buchhaltung gefürchtet, weil drei Schwierigkeiten zusammenkommen: keine Umsatzsteuerdaten, viele Fremdwährungen und automatische Übertragungen aufs Bankkonto.

finHero verbindet sich mit PayPal über Client-ID und Client-Secret einer PayPal-App, in der „Transaction Search“ aktiviert ist. Daraus entstehen Einzelbuchungen für Zahlungen, Gebühren, Erstattungen, Chargebacks und Auszahlungen.

• Keine USt-Daten: PayPal stellt keine Rechnungen mit Umsatzsteuer aus und liefert keinen Steuerfall zur Transaktion. finHero bucht die Erlöse auf dein frei wählbares Standard-Erlöskonto. Ohne Standard-Erlöskonto sammelt finHero sie auf dem Klärungskonto, damit deine Kanzlei den Steuerfall zuordnet. Im BMD-Export bekommt dieser Fall den Steuercode für „Erlöse ohne USt-Aufschlüsselung“ bzw. „Klärungsfälle“.
• Fremdwährung: Zahlungen in USD, GBP oder anderen Währungen rechnet finHero zum EZB-Referenzkurs des Belegdatums in Euro um. Die Kurse werden historisiert gespeichert, damit jede Umrechnung später nachvollziehbar bleibt. Wechselkursdifferenzen werden separat exportiert.
• Übertragungen aufs Bankkonto: Jede Auszahlung läuft über das Geldtransitkonto PayPal und gleicht das PayPal-Guthabenkonto aus.

Wenn du ein Shop-System mit eigener Rechnungsstellung nutzt, kommen die Rechnungen aus diesem System. PayPal liefert nur die Zahlung. Die Integrationsseite PayPal zu BMD zeigt einen Beispiel-Stapel mit Fremdwährungszahlung und erklärt, wie du die Klärungsfälle mit deiner Kanzlei auflöst. Für deutsche Gesellschaften gibt es den Leitfaden zum PayPal DATEV Export.

Mollie

Mollie zahlt in Settlements aus. Ein Settlement verrechnet Zahlungen, Rückerstattungen, Chargebacks und Gebühren zu einem einzigen Betrag. Auf dem Kontoauszug steht dann nur „Mollie Payments B.V.“ mit einer Summe. finHero liest die Settlements über die Mollie-API, zerlegt sie in Einzelbuchungen und bucht die realen Gebühren aus den Kostenzeilen des Settlements. Mollie liefert keine USt-Daten, deshalb gilt dieselbe Logik wie bei PayPal: Standard-Erlöskonto oder Klärungskonto. Beispiel und Einrichtung: Mollie zu BMD.

Adyen

Adyen liefert mächtige Reports mit vielen Gebührenarten, die aber auf keinen Kontenrahmen passen. finHero liest die Transaktionen deiner Adyen Balance Platform per API-Key und Balance-Account-ID. Fee-Transaktionen laufen auf das Gebührenkonto, Auszahlungen auf das Geldtransitkonto Adyen. Auch Adyen liefert keine Umsatzsteuer je Transaktion, daher Standard-Erlöskonto oder Klärungskonto. Details: Adyen zu BMD.

Paddle

Paddle ist Merchant of Record. Rechtlich verkauft Paddle an deine Kunden, zieht weltweit die Umsatzsteuer ein und zahlt dir netto aus. Die Auszahlungen als normale Inlandserlöse zu buchen, wäre falsch. finHero bucht deine Paddle-Umsätze als Reverse-Charge-Erlöse gegen Paddle als Debitor, mit eigenem Debitorenkonto für Paddle. Gebühren, Belege und passive Rechnungsabgrenzung kommen dazu. Beispiel-Stapel: Paddle zu BMD.

Lemon Squeezy

Lemon Squeezy ist ebenfalls Merchant of Record, deshalb bucht finHero hier genauso: Reverse-Charge-Erlös gegen Lemon Squeezy als Debitor. Die Besonderheit: Die Lemon-Squeezy-API gibt die Plattformgebühren nicht sauber aus. finHero berechnet sie mit einem Standardwert von 5 % + 0,50 $. Hast du andere Konditionen, gleichst du einmal mit deinen Auszahlungen ab und passt den Prozentsatz an. Mehr dazu: Lemon Squeezy zu BMD.

GoCardless

GoCardless zieht SEPA-Lastschriften ein und zahlt Sammelbeträge aus. finHero ist offizieller GoCardless-Partner und verbindet sich per OAuth-Login mit reinem Lesezugriff. Die Besonderheit sind Rücklastschriften: Sie mindern die Auszahlung und müssen den Debitor wieder öffnen. finHero bucht sie als eigene Vorgänge. Die Rechnungsnummer liest finHero aus der Zahlungsreferenz und führt sie in der Buchung mit, damit deine Kanzlei offene Posten ausgleichen kann. Ein eigenes Suchmuster für die Rechnungsnummer ist möglich.

GoCardless liefert keine Rechnungs-PDFs und keine Umsatzsteuerdaten. Außerdem stellt GoCardless die Einzelposten einer Auszahlung nur für die letzten sechs Monate bereit. Exportiere also zeitnah oder aktiviere den monatlichen Auto-Export. Einrichtung und Beispiel: GoCardless zu BMD.

Wie du Mollie, Adyen, GoCardless und die Merchant-of-Record-Plattformen gemeinsam in einen Abschluss bringst, beschreibt der Leitfaden Zahlungsanbieter nach DATEV exportieren. Die Logik der Buchungen gilt für BMD genauso, nur Format und Konten unterscheiden sich.

Belege und Aufbewahrung nach der BAO

Jede Buchung im BMD Export braucht einen Beleg, und die Belege müssen nach der Bundesabgabenordnung (BAO) aufbewahrt werden. Die BAO regelt in Österreich die Ordnungsvorschriften für Bücher und Aufzeichnungen. Für Bücher, Aufzeichnungen und Belege gilt grundsätzlich eine Aufbewahrungsfrist von sieben Jahren. Elektronische Aufbewahrung ist zulässig, wenn die Unterlagen vollständig, geordnet, inhaltsgleich und urschriftgetreu wiedergegeben werden können. Die genauen Fristen und Sonderfälle klärt deine Kanzlei.

Für Zahlungsanbieter bedeutet das in der Praxis:

• Rechnungen und Gutschriften: finHero liefert die Rechnungs- und Gutschrift-PDFs mit, soweit der Anbieter sie bereitstellt. Eine Belegliste ordnet jede Datei ihrer Belegnummer zu. Das erleichtert die Ablage im BMD-Dokumentenarchiv.
• Gebühren: Die Gebühren sind im Export einzeln mit Transaktions-ID gebucht. Die Monatsabrechnungen der Anbieter über die Gebühren lädst du zusätzlich herunter und legst sie ab.
• Auszahlungen: Jede Auszahlung trägt die ID des Anbieters. So lässt sich der Bankeingang jederzeit der Auszahlung und ihren Einzelposten zuordnen.
• Fremdwährung: Die EZB-Referenzkurse speichert finHero historisiert. Eine Umrechnung ist damit auch nach Jahren nachvollziehbar.

Ein Hinweis zur Datenhaltung: finHero speichert deine Daten auf Servern in Deutschland, verschlüsselt und DSGVO-konform. Die Verbindungen zu den Zahlungsanbietern sind read-only. finHero hat keinen Zugriff auf dein Geld.

Wie die Anforderungen an Nachvollziehbarkeit und Unveränderbarkeit in Deutschland aussehen, beschreibt der Leitfaden zu Online-Zahlungen in der Buchhaltung. Für österreichische Unternehmen gilt die BAO, die Grundidee der lückenlosen Belegkette ist aber dieselbe.

Zusammenarbeit mit der Steuerberatung in Österreich

Ein BMD Export funktioniert nur dann ohne Nacharbeit, wenn du die Konten, Steuercodes und Import-Einstellungen vorab mit deiner Kanzlei abstimmst. Diese Abstimmung dauert erfahrungsgemäß ein paar Werktage. Danach läuft der Export jeden Monat gleich.

finHero erleichtert die Abstimmung mit einer vorbereiteten E-Mail an deine Kanzlei. Sie fragt genau das ab, was für BMD gebraucht wird, und nennt nur die Anbieter, die du tatsächlich verbunden hast. Inhalt der Anfrage:

• Allgemeines: Versteuerungsart (Soll- oder Ist-Versteuerung, und ob die Rechnungen bereits aus dem Rechnungsprogramm in die Buchhaltung kommen), Sitzland des Unternehmens zur Abgrenzung Inland, EU und Drittland, Beginn des Wirtschaftsjahres.
• Stammkonten: Debitorenkonto und Gebührenkonto.
• Erlöskonten Inland: Normalsteuersatz, ermäßigter Steuersatz, Klärungskonto und das Standard-Erlöskonto für Anbieter ohne USt-Daten.
• Erlöskonten grenzüberschreitend: Reverse Charge, Drittland, EU-Erlöse Normal- und ermäßigter Satz, EU-OSS und optional ein OSS-Konto je EU-Land.
• Konten je Zahlungsanbieter: Guthabenkonto und Geldtransitkonto, bei Paddle und Lemon Squeezy zusätzlich das Debitorenkonto des Merchant of Record.
• BMD-Import: Zeichenkodierung, Buchungssymbole für Zahlungen und Rechnungen, BMD-Steuercode je Steuerfall.

Du kannst deine Kanzlei auch direkt in finHero einladen. Sie sieht dann nur die Exporte und die Buchhaltungs-Einstellungen, trägt die Konten selbst ein und lädt jeden Export herunter. Auf Wunsch kommt jeden Monat automatisch ein neuer Stapel für den Vormonat. Für Kanzleien mit mehreren Mandanten gibt es eine eigene Übersicht: finHero für Steuerkanzleien.

Klärt mit der Kanzlei außerdem, wie oft exportiert wird. Üblich ist monatlich, passend zur Umsatzsteuervoranmeldung. Legt auch fest, ab welchem Zeitraum ihr rückwirkend startet. finHero kann beliebige vergangene Monate exportieren. Nur bei GoCardless sind die Einzelposten auf sechs Monate begrenzt.

So funktioniert finHero

finHero ist eine Software, die die Daten deiner Zahlungsanbieter liest und daraus import-fertige Buchungsstapel für DATEV, BMD, bexio, Abacus oder Excel erzeugt. Alle sieben Anbieter funktionieren mit allen vier Buchhaltungssystemen. Für Österreich wählst du beim Export „BMD NTCS (Österreich)“.

Was du verbindest: Stripe (Payments, Billing, Connect), PayPal, Mollie, Adyen, Paddle, Lemon Squeezy und GoCardless. Beliebig viele Anbieter, jeweils mit eigenen Konten. finHero ist im offiziellen Stripe App Marketplace gelistet und von Stripe geprüft, außerdem ist finHero offizieller GoCardless-Partner.

Was exportiert wird:

• Zahlungen, Gebühren (separat gebucht), Erstattungen, Chargebacks und Disputes
• Auszahlungen über das Geldtransitkonto
• Wechselkursdifferenzen
• Belege als PDF (Rechnungen, Gutschriften) mit Belegliste
• Liste der passiven Rechnungsabgrenzungsposten
• bei Stripe Connect: Transfers und Application Fees

Wie es abläuft: Du verbindest den ersten Anbieter, hinterlegst die Konten aus dem EKR und die BMD-Import-Einstellungen und erstellst den Export. Die Stripe-Verbindung dauert typischerweise unter fünf Minuten, der erste Buchungsstapel steht in unter 15 Minuten. Die Abstimmung der Konten mit deiner Kanzlei kommt einmalig dazu.

Was finHero nicht macht: Die steuerliche Beurteilung und die Wahl der Konten bleiben bei dir und deiner Steuerberatung. finHero sorgt dafür, dass die Daten vollständig, einzeln und nachvollziehbar in BMD ankommen.

Mehr als 200 Unternehmen nutzen finHero bereits. Wie ein Export aussieht, bevor du eigene Daten verbindest, zeigt die interaktive Demo.

Vergleich: manueller CSV-Export, Eigenentwicklung und finHero

Für den BMD Export gibt es drei Wege, die sich vor allem im laufenden Aufwand und in der Fehleranfälligkeit unterscheiden.

Der manuelle Weg lohnt sich höchstens bei sehr wenigen Transaktionen und einem einzigen Anbieter. Eine Eigenentwicklung ist sinnvoll, wenn du ohnehin ein Entwicklerteam für Finanzdaten hast und Sonderlogik brauchst. Für alle anderen ist ein spezialisiertes Tool meist der kürzeste Weg zu einem sauberen Import.

Typische Fehler beim BMD Export

Die meisten Probleme beim BMD Export entstehen nicht in BMD, sondern bei der Aufbereitung der Anbieterdaten. Diese zehn Fehler sehen wir am häufigsten.

1. Auszahlungen als Erlös buchen. Die Netto-Auszahlung wird direkt als Umsatz gebucht. Die Gebühren fehlen, die Erlöse sind zu niedrig, die Debitoren bleiben offen.
2. Gebühren als Monatssumme. Eine geschätzte Summe ersetzt die Gebühren je Transaktion. Bei Rückfragen fehlt der Bezug zur einzelnen Zahlung.
3. Kein eigenes Konto je Anbieter. Stripe, PayPal und Mollie laufen über ein gemeinsames Verrechnungskonto. Ein Saldo lässt sich dann keinem Anbieter mehr zuordnen.
4. Merchant of Record als Inlandsumsatz. Paddle- oder Lemon-Squeezy-Umsätze werden mit 20 % USt als Inlandserlös gebucht, obwohl die Plattform an den Endkunden verkauft.
5. Fehlende Steuercodes. Die Steuercode-Felder in den BMD-Einstellungen bleiben leer. Dann steht der DATEV-BU-Schlüssel in der Datei, und die Kanzlei muss jeden Fall beim Import nachziehen.
6. Falsche Zeichenkodierung. Die Datei wird als UTF-8 erzeugt, BMD erwartet aber ANSI. Umlaute in Kundennamen und Buchungstexten kommen zerstört an.
7. Disputes und Rücklastschriften vergessen. Chargebacks oder Rücklastschriften werden nicht gebucht. Das Guthabenkonto des Anbieters geht nie auf null.
8. Fremdwährung zum falschen Kurs. PayPal-Zahlungen in USD werden mit dem Auszahlungskurs oder einem beliebigen Tageskurs umgerechnet, statt einheitlich und dokumentiert.
9. PayPal-Erlöse ohne Steuerfall. Weil PayPal keine USt-Daten liefert, landen alle Erlöse ungeprüft auf dem Normalsatz-Konto. OSS- und Drittlandsumsätze werden falsch versteuert.
10. Keine Abgrenzung bei Jahresabos. Ein Jahresabo wird im Monat der Zahlung voll als Erlös gebucht. Die passive Rechnungsabgrenzung fehlt, das Ergebnis ist verzerrt.

Zu allen zehn Punkten gilt: Ein Fehler, der einmal in der Importdefinition oder der Kontenzuordnung steckt, wiederholt sich jeden Monat. Deshalb lohnt sich ein sorgfältiger Testimport mit einem abgeschlossenen Monat.

Checkliste für den Monatsabschluss

Ein sauberer Monatsabschluss mit Zahlungsanbietern und BMD folgt jeden Monat denselben Schritten. Nutze diese Checkliste:

• Alle Zahlungsanbieter sind verbunden, auch Konten, die nur selten genutzt werden.
• Der Exportzeitraum entspricht dem Kalendermonat bzw. dem Zeitraum der Umsatzsteuervoranmeldung.
• Der BMD-Export ist für alle Anbieter in einem Durchgang erstellt.
• Das Guthabenkonto jedes Anbieters steht nach dem Import auf null oder auf dem Guthaben, das noch beim Anbieter liegt.
• Jede Auszahlung auf dem Geldtransitkonto ist einem Bankeingang zugeordnet.
• Das Klärungskonto ist geprüft, offene Fälle sind mit der Kanzlei geklärt.
• Erstattungen, Chargebacks und Rücklastschriften sind gebucht.
• Fremdwährungsbuchungen und Wechselkursdifferenzen sind plausibel.
• OSS-Umsätze sind je Land erfasst und stimmen mit der OSS-Meldung überein.
• Paddle- und Lemon-Squeezy-Umsätze sind als Reverse-Charge-Erlöse gegen den Merchant of Record gebucht.
• Die passive Rechnungsabgrenzung für Abos ist übernommen.
• Belege und Belegliste liegen im Archiv.
• Die Gebührenabrechnungen der Anbieter sind abgelegt.

Hinweis: Die Kontierungen sind typische Beispiele. Kontenzuordnung und steuerliche Behandlung stimmst du mit deiner Steuerkanzlei ab. finHero lässt dich alle Konten frei konfigurieren.

Für Unternehmen in der Schweiz gibt es den entsprechenden Leitfaden zur bexio Schnittstelle für Zahlungsanbieter.