DATEV-Buchungsstapel: Was ist das?

Was ein DATEV-Buchungsstapel ist

Ein DATEV-Buchungsstapel ist das Standard-Transportformat, mit dem Buchungen aus Fremdsystemen in DATEV gelangen. Statt jede Buchung von Hand zu erfassen, liest die Kanzlei eine Datei ein, die Hunderte oder Tausende Buchungssätze auf einmal enthält.

Technisch ist der Stapel eine Textdatei mit Semikolon als Trennzeichen. Die erste Zeile ist der Kopf: Er nennt unter anderem das Format, die Beraternummer, die Mandantennummer, die Länge der Sachkonten und den Zeitraum. Wie dieser Kopf genau aufgebaut ist, erklärt der Eintrag DATEV-Format (EXTF). Danach folgen eine Zeile mit Spaltenüberschriften und die eigentlichen Buchungszeilen.

Die wichtigsten Felder je Zeile sind:

• Umsatz: Betrag ohne Vorzeichen, mit Dezimalkomma
• Soll/Haben-Kennzeichen: S oder H, bezogen auf das Konto
• Konto und Gegenkonto: zum Beispiel Erlöskonto und Geldtransitkonto
• BU-Schlüssel: steuert die Umsatzsteuer-Automatik
• Belegdatum: Tag und Monat des Geschäftsvorfalls
• Belegfeld 1: Rechnungs- oder Belegnummer, wichtig für den Ausgleich offener Posten
• Buchungstext: kurze Beschreibung, oft mit Transaktions-ID

Warum Zahlungsanbieter einen eigenen Buchungsstapel brauchen

Zahlungsanbieter zahlen netto und gebündelt aus, deshalb reicht der Bankauszug als Buchungsgrundlage nicht. Auf dem Konto steht nur „Stripe 9.680,00 €“, dahinter stecken aber Dutzende Zahlungen, Gebühren und Erstattungen.

Der Buchungsstapel löst dieses Bündel in Einzelbuchungen auf. Zahlungen, Gebühren, Erstattungen und die Auszahlung stehen als eigene Zeilen darin. So kann die Kanzlei jede Zahlung einer Rechnung zuordnen und die Gebühren als Aufwand erfassen. Die Auszahlung gleicht am Ende das Geldtransitkonto aus.

Rechenbeispiel: eine Stripe-Auszahlung im Buchungsstapel

Ein Beispiel zeigt, wie eine Auszahlung in Buchungszeilen zerfällt. Zwei Kunden zahlen je 238,00 € brutto (200,00 € netto plus 19 % USt). Stripe behält 4,01 € und 4,01 € Gebühren ein. Die Auszahlung beträgt 238,00 + 238,00 − 4,01 − 4,01 = 467,98 €.

Typische Kontierung im SKR03:

Typische Kontierung im SKR04:

Nach der letzten Zeile steht das Geldtransitkonto auf null. Bleibt ein Saldo, fehlt eine Buchung. Die Umsatzsteuer auf die Erlöse ermittelt DATEV über das Automatikkonto bzw. den BU-Schlüssel.

Bezug zu Zahlungsanbietern

Kein Zahlungsanbieter liefert einen fertigen DATEV-Buchungsstapel. Stripe, PayPal, Mollie, Adyen, Paddle, Lemon Squeezy und GoCardless stellen Berichte oder CSV-Rohdaten bereit. Diese Rohdaten passen zu keinem Kontenrahmen: Konten, Gegenkonten, BU-Schlüssel und Belegnummern fehlen.

Jeder Anbieter hat dabei eigene Besonderheiten. Mollie bündelt Zahlungen in Settlements, GoCardless liefert Rücklastschriften, PayPal rechnet in Fremdwährungen ab, Paddle und Lemon Squeezy treten als Merchant of Record auf. Ein brauchbarer Buchungsstapel muss all das abbilden. Wer mehrere Anbieter nutzt, will meist einen gemeinsamen Stapel pro Monat, wie im Artikel Multi-Provider-Buchungsstapel beschrieben. Den Gesamtprozess über alle Anbieter erklärt der Leitfaden Zahlungsanbieter nach DATEV exportieren, den Stripe-Fall vertieft die Stripe DATEV Schnittstelle.

So löst finHero das

finHero liest deine Zahlungsanbieter mit reinem Lesezugriff und erzeugt daraus einen import-fertigen Buchungsstapel im EXTF-Format für SKR03 oder SKR04. Zahlungen, Gebühren, Erstattungen, Chargebacks und Auszahlungen stehen als eigene Buchungen mit Transaktions-ID darin, die Belege kommen als PDF dazu. Alle Konten konfigurierst du frei, mehrere Anbieter laufen in einem Monatsabschluss zusammen.

Hinweis: Die Kontierungen sind typische Beispiele. Kontenzuordnung und steuerliche Behandlung stimmst du mit deiner Steuerkanzlei ab. finHero lässt dich alle Konten frei konfigurieren.