bexio Schnittstelle für Zahlungsanbieter: Stripe, PayPal & Co. in bexio und Abacus buchen

Stripe, PayPal, Mollie und andere Zahlungsanbieter zahlen dir Sammelbeträge aufs Bankkonto. In bexio oder Abacus brauchst du aber jeden einzelnen Geschäftsfall: die Zahlung, die Gebühr, die Erstattung, die Auszahlung. Dazwischen liegt eine Lücke, die viele Schweizer KMU jeden Monat von Hand füllen. Dieser Leitfaden zeigt, wie eine bexio Schnittstelle für Zahlungsanbieter aussieht, wie der Abacus-Import über AbaConnect funktioniert und worauf du bei MWST, Leitwährung und Kontenplan achten musst.

Du findest hier die Buchungslogik mit Beispielen im Kontenrahmen KMU, einen Abschnitt je Zahlungsanbieter, die typischen Fehler und eine Checkliste für den Monatsabschluss. Für Unternehmen in Deutschland und Österreich gibt es eigene Leitfäden, die am Ende verlinkt sind.

bexio und Abacus kurz erklärt

bexio und Abacus sind die beiden Buchhaltungssysteme, mit denen in der Schweiz die meisten KMU und Treuhänder arbeiten, und sie nehmen Buchungen auf unterschiedlichen Wegen entgegen. Für den Export von Zahlungsdaten ist genau dieser Unterschied entscheidend.

bexio

bexio ist eine Cloud-Software für kleine Unternehmen. Sie bündelt Rechnungsstellung, Kontakte und Buchhaltung. Viele Gründer und Selbstständige führen ihre Buchhaltung selbst in bexio oder geben ihrem Treuhänder Zugriff. bexio bietet eine öffentliche API. Mit einem API-Token kann eine externe Anwendung Buchungen direkt in dein bexio schreiben.

Für Zahlungsanbieter heißt das: Die Buchungen müssen nicht zwingend als Datei importiert werden. Sie können direkt im Buchungsjournal landen.

Abacus

Abacus ist eine ERP- und Finanzsoftware, die vor allem bei größeren KMU und bei Treuhandbüros verbreitet ist. Daten kommen in Abacus typischerweise über AbaConnect, die Import- und Exportschnittstelle von Abacus. AbaConnect liest strukturierte XML-Dateien ein, zum Beispiel Buchungen für die Finanzbuchhaltung.

Für Zahlungsanbieter heißt das: Du lieferst eine XML-Datei in einem festen Format, und der Import erfolgt in Abacus, meist durch den Treuhänder.

Was beide gemeinsam haben

Beide Systeme arbeiten in der Regel mit dem Schweizer Kontenrahmen KMU. Beide erwarten Buchungen mit Soll- und Habenkonto, Betrag, Datum, Buchungstext und, je nach Fall, einem MWST-Code. Beide kennen keine Stripe-Charge, keine PayPal-Transaktions-ID und keine Mollie-Settlement-Nummer. Diese Übersetzung musst du selbst leisten oder einem Werkzeug überlassen.

Warum Zahlungsanbieter-Daten nicht direkt in bexio und Abacus passen

Zahlungsanbieter liefern Transaktionslisten aus Sicht des Geldflusses, bexio und Abacus brauchen Buchungssätze aus Sicht der Buchhaltung. Beides passt ohne Umformung nicht zusammen.

Netto-Auszahlungen verdecken die Einzelvorgänge

Auf deinem Bankkonto kommt bei Stripe, Mollie oder GoCardless nur eine Sammelauszahlung an. Sie ist netto, also nach Abzug aller Gebühren, Erstattungen und Rückbuchungen. Ein Beispiel: Zwei Rechnungen über CHF 120.00 und CHF 360.00 werden über Stripe bezahlt. Stripe zieht Gebühren von CHF 2.05 und CHF 5.29 ab. Auf dem Konto landen CHF 472.66. Diesen Betrag kannst du keiner Rechnung zuordnen, ohne ihn zu zerlegen.

Gebühren entstehen pro Transaktion

Zahlungsanbieter berechnen Gebühren je Zahlung. Buchst du nur eine Monatssumme, fehlt der Bezug zur einzelnen Transaktion. Bei Rückfragen des Treuhänders oder bei einer MWST-Kontrolle musst du die Summe dann wieder aufdröseln.

Jeder Anbieter liefert andere Reports

Stripe hat Balance Transactions, PayPal eine Transaktionssuche, Mollie Settlements, Adyen Reports der Balance Platform, GoCardless Payouts mit Einzelposten. Spalten, Vorzeichen und Datumslogik unterscheiden sich. Wer mehrere Anbieter nutzt, pflegt mehrere Importvorlagen.

Währungen passen nicht zur Leitwährung

Viele Schweizer Unternehmen verkaufen in EUR oder USD, führen die Buchhaltung aber in CHF. Jede Fremdwährungszahlung braucht einen nachvollziehbaren Umrechnungskurs. Beim Anbieter selbst entstehen zusätzlich Kursdifferenzen, etwa wenn PayPal ein EUR-Guthaben in CHF umrechnet.

MWST-Informationen fehlen oder sind unvollständig

Stripe kennt bei Rechnungen aus Stripe Billing die Steuerdaten. PayPal liefert keine Umsatzsteuerdaten. Paddle und Lemon Squeezy verkaufen als Händler selbst und ziehen die Steuer beim Endkunden ein. Für bexio und Abacus muss aber jede Erlösbuchung einem Erlöskonto und, wo nötig, einem MWST-Code zugeordnet sein.

Belege liegen im Dashboard

Rechnungen und Gutschriften liegen beim Zahlungsanbieter. Der Treuhänder muss sie einzeln anfordern und den Buchungen zuordnen. Ohne Belegliste wird jede Prüfung zur Suche.

bexio-Journal-Import: Direktbuchung per API-Token oder CSV

In bexio kommen Zahlungsanbieter-Buchungen am einfachsten über einen API-Token direkt ins Buchungsjournal, als Alternative bleibt der Import einer CSV-Datei. finHero unterstützt beide Wege.

Weg 1: Direktbuchung per bexio API-Token

Du erstellst in bexio unter Einstellungen → API-Tokens einen Token. Diesen Token trägst du in finHero ein. finHero prüft den Token, indem es den Kontenplan aus bexio abfragt. Ist der Token gültig, überträgt finHero die Buchungen bei jedem bexio-Export direkt in dein bexio. Du kannst einstellen, dass das automatisch bei jedem Export passiert.

Die Vorteile:

• Kein Dateiimport, kein Mapping von Spalten
• Keine Zusatz-App aus einem Marketplace
• Die CSV liegt trotzdem als Beleg im Export-ZIP, du hast also immer eine Kopie der übertragenen Buchungen

Weg 2: bexio-CSV im Export-ZIP

Ohne Token erhältst du das Buchungsjournal als bexio-CSV im Export-ZIP. Du oder dein Treuhänder importiert die Datei dann selbst in bexio. Das ist sinnvoll, wenn du die Buchungen vor dem Import prüfen willst oder wenn der Treuhänder den Import steuert.

Was im bexio-Journal steht

Jede Buchung enthält Datum, Soll- und Habenkonto, Betrag, Buchungstext mit Transaktions-ID und, wo du ihn hinterlegt hast, einen MWST-Code. Den MWST-Code ordnest du in finHero dem jeweiligen Erlöskonto und optional dem Gebührenkonto zu. So erscheint er in jeder passenden Buchung, ohne dass du nachträglich in bexio korrigieren musst.

Wann der bexio-Weg passt

Der bexio-Weg passt, wenn du deine Buchhaltung selbst in bexio führst oder dein Treuhänder in deinem bexio arbeitet. Er spart den Dateiaustausch komplett. Für jeden Zahlungsanbieter findest du weiter unten einen eigenen Abschnitt mit Link auf die Detailseite für bexio und für Abacus.

Abacus-Import über AbaConnect

Für Abacus liefert finHero eine import-fertige XML-Datei im AbaConnect-Format, die dein Treuhänder in die Abacus-Finanzbuchhaltung einliest. Eine Direktbuchung wie bei bexio gibt es hier nicht. Der Import bleibt bewusst in der Hand dessen, der Abacus betreibt.

Die Datei

Die Datei heißt im Export „FIBU / XML Buchungen“. Sie enthält dieselben Buchungen wie der bexio-Export: Zahlungen, Gebühren, Erstattungen, Rückbuchungen und Auszahlungen, jeweils mit Konten, Betrag, Datum und Transaktions-ID im Buchungstext. Belege und Belegliste liegen daneben im Export.

MWST-Codes beim Import zuordnen

Der wichtigste Unterschied zu bexio: Der Abacus-Export enthält keine MWST-Codes. Die Codes ordnet der Treuhänder beim AbaConnect-Import über die Erlöskonten zu. Deshalb lohnt es sich, für jeden Steuerfall ein eigenes Erlöskonto zu verwenden. Dann ist die Zuordnung eindeutig: Inland Normalsatz auf ein Konto, Ausland auf ein anderes, Erlöse ohne MWST-Aufschlüsselung auf ein drittes.

Ablauf in drei Schritten

1. Export in finHero mit Zielsystem „Abacus (Schweiz)“ erstellen
2. XML-Datei an den Treuhänder übergeben oder ihn direkt in finHero einladen
3. Treuhänder liest die Datei per AbaConnect ein und ordnet die MWST-Codes über die Erlöskonten zu

Wie der Import Schritt für Schritt abläuft, welche Felder die XML enthält und wie du typische Importfehler vermeidest, zeigt die Anleitung Abacus-Import über AbaConnect.

Zahlungsanbieter buchen in der Schweiz: MWST, KMU-Kontenplan und Leitwährung

Zahlungsanbieter werden in der Schweiz nach derselben Logik gebucht wie in Deutschland, aber mit Schweizer MWST-Sätzen, dem Kontenrahmen KMU und oft mit zwei Währungen. Die fachliche Beurteilung bleibt beim Treuhänder. Die Grundlagen solltest du trotzdem kennen.

MWST-Sätze

In der Schweiz gelten drei Sätze:

Welcher Satz für deine Umsätze gilt und welcher MWST-Code in bexio dazu gehört, legst du mit deinem Treuhänder fest. In finHero hinterlegst du ein Erlöskonto für den Regelsatz, eines für den ermäßigten Satz und weitere für grenzüberschreitende Fälle.

Kontenrahmen KMU

Der Kontenrahmen KMU gliedert die Konten nach Klassen: 1 Aktiven, 2 Passiven, 3 Betriebsertrag aus Lieferungen und Leistungen, 4 bis 6 Aufwand, 7 bis 9 übrige Bereiche und Abschluss. Für Zahlungsanbieter brauchst du vor allem Konten aus Klasse 1 (Debitoren, Bank, Guthaben und Geldtransit beim Anbieter), Klasse 3 (Erlöse) und Klasse 6 (Spesen des Geldverkehrs). Die finHero-Einstellungen nennen als Beispiele für bexio und Abacus: Debitoren 1100, Erlöse 3400, Geldtransit 1090 oder 1099.

Leitwährung CHF oder EUR

In finHero wählst du die Leitwährung, also die Buchführungswährung: CHF oder EUR. Alle Buchungen erscheinen in dieser Währung. Zahlungen in anderen Währungen rechnet finHero zum EZB-Referenzkurs des Belegdatums um und speichert den verwendeten Kurs. So bleibt jede Umrechnung später nachvollziehbar.

Bezugsteuer bei ausländischen Gebühren

Viele Zahlungsanbieter sitzen nicht in der Schweiz. Bezieht ein Schweizer Unternehmen Dienstleistungen von einem ausländischen Anbieter, kann Bezugsteuer anfallen. Ob das bei Zahlungsgebühren zutrifft, hängt unter anderem davon ab, ob die Gebühr als von der MWST ausgenommene Finanzdienstleistung gilt und ob dein Unternehmen MWST-pflichtig ist. finHero bucht jede Gebühr als eigene Buchung auf das Gebührenkonto. Die mehrwertsteuerliche Behandlung legt dein Treuhänder fest.

Mehr zu MWST-Fällen, Fremdwährung, Bezugsteuer und den Konten je Anbieter liest du im Ratgeber Zahlungsanbieter buchen in der Schweiz.

Buchungsbeispiele für bexio und Abacus

Die Buchungslogik ist bei allen Anbietern gleich: Jeder Vorgang läuft einzeln über das Konto des Zahlungsanbieters, und die Auszahlung gleicht dieses Konto am Ende aus. Die Beispiele zeigen das anhand des Stripe-Falls von oben.

Beispiel 1: Zwei Rechnungen, Zahlung über Stripe, eine Auszahlung (Leitwährung CHF)

Rechnung: 120.00 + 360.00 − 2.05 − 5.29 = 472.66. Das Verrechnungskonto steht nach der Auszahlung auf null. Bleibt ein Saldo, siehst du sofort, dass ein Vorgang fehlt.

Die Zeilen 1 und 2 entstehen nur, wenn die Rechnungen nicht schon aus deinem Rechnungsprogramm in der Buchhaltung stehen. Kommen sie bereits aus bexio, bucht finHero nur die Zahlung gegen den Debitor. Das stellst du über die Versteuerungsart in finHero ein.

Beispiel 2: Erstattung, Rückbuchung und PayPal-Zahlung ohne MWST-Daten

Die Beträge sind Beispielwerte. Zeile 4 zeigt eine Besonderheit von PayPal: Weil PayPal keine Steuerdaten liefert, landen die Erlöse auf einem frei wählbaren Standard-Erlöskonto. Ist keines hinterlegt, bucht finHero auf ein Klärungskonto.

Zum Vergleich: derselbe Vorgang in DATEV

Wer Kunden oder Gesellschaften in Deutschland und der Schweiz hat, sieht hier den Unterschied. In DATEV wird derselbe Stripe-Vorgang typischerweise so gebucht:

Die deutschen Nummern sind typisch, die Schweizer Nummern Beispiele. Die Logik ist identisch, nur Konten und Steuersätze unterscheiden sich.

Die Zahlungsanbieter im Einzelnen

Alle sieben Zahlungsanbieter funktionieren mit bexio und mit Abacus, aber jeder bringt eigene Besonderheiten mit. Die folgenden Abschnitte zeigen, worauf du je Anbieter achten musst, und verlinken auf die jeweilige Detailseite.

Stripe in bexio und Abacus

Stripe ist für viele Schweizer SaaS-Unternehmen und Onlineshops der wichtigste Zahlungsanbieter. Stripe verarbeitet Kartenzahlungen und weitere Zahlarten und zahlt das Guthaben in Abständen aus, netto nach Abzug der Gebühren.

Was finHero aus Stripe bucht:

• Jede Zahlung einzeln, mit Charge-ID im Buchungstext
• Jede Gebühr als eigene Buchung auf das Gebührenkonto
• Erstattungen und Rückbuchungen (Disputes) samt Dispute-Gebühren
• Auszahlungen über das Geldtransitkonto auf das Bankkonto
• Wechselkursdifferenzen, wenn Stripe Fremdwährungen umrechnet
• Bei Stripe Billing: Rechnungen und Gutschriften als PDF sowie die passiven Rechnungsabgrenzungen für Jahres- und Monatsabos
• Bei Stripe Connect: Transfers an verbundene Konten und Application Fees als Erlös

Stripe-Besonderheit für die Schweiz: Viele Schweizer Unternehmen haben ein Stripe-Konto mit Auszahlung in CHF, verkaufen aber auch in EUR. Stripe rechnet dann um, bevor ausgezahlt wird. finHero bucht die Zahlung in der Leitwährung und weist Kursdifferenzen separat aus. Für die MWST ist relevant, dass Stripe Billing die Steuerdaten der Rechnung kennt. finHero ordnet Erlöse dann dem passenden Erlöskonto zu: Inland, Ausland, Reverse Charge.

Anbindung: Stripe verbindest du über die finHero-App im offiziellen Stripe App Marketplace oder per API-Key, jeweils nur mit Lesezugriff. Die Verbindung dauert typischerweise unter fünf Minuten.

bexio oder Abacus: Mit bexio API-Token landen die Stripe-Buchungen direkt im Journal. Für Abacus erhältst du die AbaConnect-XML. Details zu Kontierung, Beispielstapel und Einrichtung findest du auf den Seiten Stripe zu bexio und Stripe zu Abacus.

PayPal in bexio und Abacus

PayPal ist bei Schweizer Onlinehändlern und Dienstleistern verbreitet, vor allem bei Kunden aus dem Ausland. Buchhalterisch ist PayPal anspruchsvoll, weil PayPal Zahlungsabwickler ist, kein Rechnungssteller.

Was finHero aus PayPal bucht:

• Zahlungseingänge einzeln, mit PayPal-Transaktions-ID
• Gebühren je Transaktion als eigene Buchung
• Erstattungen und Rückbuchungen
• Übertragungen aufs Bankkonto über das Geldtransitkonto
• Fremdwährungen, umgerechnet zum EZB-Referenzkurs des Belegdatums, mit gespeichertem Kurs

PayPal-Besonderheit: PayPal liefert keine Umsatzsteuerdaten. finHero kann deshalb nicht erkennen, ob eine Zahlung zum Normalsatz, zum reduzierten Satz oder ohne MWST zu buchen ist. Die Erlöse landen auf einem frei wählbaren Standard-Erlöskonto. Hast du keines hinterlegt, landen sie auf einem Klärungskonto. Für Abacus heißt das: Das Standard-Erlöskonto bekommt beim Import seinen MWST-Code. Für bexio hinterlegst du den MWST-Code direkt am Konto in finHero.

PayPal und Währungen: PayPal-Konten haben oft mehrere Währungssalden, etwa CHF und EUR. Rechnet PayPal zwischen den Salden um, entsteht eine Kursdifferenz. finHero bucht sie separat, damit das PayPal-Guthabenkonto in der Leitwährung aufgeht.

Anbindung: PayPal verbindest du über Client-ID und Client-Secret einer PayPal-App mit der Berechtigung „Transaction Search“. finHero liest damit nur Transaktionen aus.

bexio oder Abacus: Die Seiten PayPal zu bexio und PayPal zu Abacus zeigen den Beispielstapel und die Einrichtung im Detail. Wie PayPal grundsätzlich in die deutsche Buchhaltung kommt, erklärt der Leitfaden zum PayPal DATEV Export.

Mollie in bexio und Abacus

Mollie ist stark bei europäischen Zahlarten wie Karten, SEPA und iDEAL. Mollie zahlt in Settlements aus: ein Sammelbetrag, in dem Zahlungen, Erstattungen, Chargebacks und Gebühren verrechnet sind. finHero rekonstruiert jedes Settlement aus den Einzelposten. Mollie liefert keine MWST-Aufschlüsselung, die Erlöse gehen deshalb wie bei PayPal auf das Standard-Erlöskonto. Gebucht werden die realen Gebühren je Zahlung, nicht eine geschätzte Monatssumme. Jedes Settlement gleicht am Ende das Geldtransitkonto Mollie aus, sodass du den Bankeingang direkt mit der Auszahlungsbuchung abstimmen kannst. Mollie verbindest du per API-Key mit Lesezugriff.

Zur Einrichtung: Mollie zu bexio und Mollie zu Abacus.

Adyen in bexio und Abacus

Adyen richtet sich an Unternehmen mit hohem Volumen. finHero liest die Transaktionen der Adyen Balance Platform per API: Zahlungen, Gebühren und Auszahlungen. Statt roher Finanz-Reports erhältst du fertige Buchungen. Auch Adyen-Erlöse gehen auf das Standard-Erlöskonto. Für Adyen hinterlegst du in finHero ein Guthabenkonto und ein Geldtransitkonto. Die Anbindung erfolgt per API-Key mit reiner Leseberechtigung. Gerade bei hohem Volumen zahlt sich aus, dass jede Buchung die Adyen-Referenz trägt: Rückfragen des Treuhänders lassen sich so ohne Suche im Adyen-Kundenbereich beantworten.

Zur Einrichtung: Adyen zu bexio und Adyen zu Abacus.

GoCardless in bexio und Abacus

GoCardless zieht Lastschriften ein und zahlt sie gesammelt aus. In einer Auszahlung stecken Zahlungen, Gebühren, fehlgeschlagene Einzüge, Rücklastschriften und Erstattungen. finHero verbindet sich per OAuth-Login, nur mit Lesezugriff, und finHero ist offizieller GoCardless-Partner. Die Rechnungsnummer liest finHero aus der Zahlungsreferenz, ein eigenes Suchmuster ist möglich. So kann die Zahlung dem offenen Posten zugeordnet werden.

Zur Einrichtung: GoCardless zu bexio und GoCardless zu Abacus.

Paddle und Lemon Squeezy in bexio und Abacus

Paddle und Lemon Squeezy funktionieren anders als die übrigen Anbieter. Sie sind Merchant of Record: Rechtlich verkaufen sie an deine Endkunden, ziehen die Steuer ein und zahlen dir netto aus. Dein Kunde ist damit nicht der Endkunde, sondern Paddle beziehungsweise Lemon Squeezy.

finHero bucht diese Erlöse deshalb gegen den Anbieter als Debitor und behandelt sie als Reverse-Charge-Erlöse. In finHero hinterlegst du dafür ein eigenes Debitorenkonto je Merchant of Record. Welchen MWST-Code diese Erlöse in bexio bekommen oder wie sie in Abacus zugeordnet werden, klärst du mit dem Treuhänder.

Zur Einrichtung: Paddle zu bexio, Paddle zu Abacus, Lemon Squeezy zu bexio und Lemon Squeezy zu Abacus.

Mehrere Anbieter in einem Monatsabschluss

Viele Unternehmen nutzen zwei oder mehr Anbieter, etwa Stripe für Karten und PayPal für Kunden, die nichts anderes nutzen wollen. finHero führt beliebig viele Anbieter in einem Monatsabschluss zusammen. Jeder Anbieter bekommt eigene Konten: ein Guthabenkonto und ein Geldtransitkonto. So bleibt jeder Saldo für sich abstimmbar. Einen Überblick über alle Anbieter und Zielsysteme gibt der Leitfaden Zahlungsanbieter nach DATEV exportieren, dessen Buchungslogik für bexio und Abacus genauso gilt.

Belege und Aufbewahrung

Jede Buchung braucht einen Beleg, und Belege müssen in der Schweiz in der Regel zehn Jahre aufbewahrt werden. Für Zahlungsanbieter ist das schwierig, weil die Belege verstreut im Dashboard liegen.

Was als Beleg dient

Für Erlöse ist der Beleg die Rechnung oder Gutschrift an deinen Kunden. Für Gebühren dient die Abrechnung des Zahlungsanbieters. Für Auszahlungen ist es der Bankauszug zusammen mit der Aufschlüsselung der Auszahlung. Fehlt eine dieser Ebenen, kann der Treuhänder eine Buchung nicht prüfen.

Was finHero mitliefert

finHero legt Rechnungen und Gutschriften als PDF in den Export. Eine Belegliste ordnet jede Datei ihrer Belegnummer zu. Jede Buchung trägt die Transaktions-ID des Anbieters im Buchungstext. Damit führt jede Zeile in bexio oder Abacus zurück zum Ursprung beim Anbieter. Beim bexio-Export liegt zusätzlich die CSV als Kopie der übertragenen Buchungen im ZIP.

Aufbewahrung

Das Obligationenrecht verlangt, Geschäftsbücher und Buchungsbelege zehn Jahre aufzubewahren. Elektronische Aufbewahrung ist zulässig, wenn die Daten unveränderbar und lesbar bleiben. finHero ersetzt kein Archiv. Bewahre die Export-ZIPs mit Buchungen, Belegen und Belegliste deshalb in deinem eigenen Archiv oder beim Treuhänder auf.

Für Unternehmen mit deutscher Gesellschaft gelten zusätzlich die GoBD. Was dort für Zahlungsdaten gilt, steht im Leitfaden Online-Zahlungen in der Buchhaltung.

Zusammenarbeit mit dem Treuhänder

Die meisten Schweizer KMU arbeiten mit einem Treuhänder, und der Export von Zahlungsdaten funktioniert dann am besten, wenn ihr die Konten einmal gemeinsam festlegt. Danach läuft jeder Monat nach demselben Muster.

Was ihr vor dem ersten Export klärt

• Leitwährung: CHF oder EUR
• Sitzland des Unternehmens, damit Inland, EU und Drittland richtig abgegrenzt werden
• Versteuerungsart: Kommen die Rechnungen schon aus dem Rechnungsprogramm in die Buchhaltung, oder soll finHero sie buchen?
• Beginn des Geschäftsjahres
• Konten aus dem KMU-Kontenplan: Debitor, Gebühren, Erlöse je Steuerfall, Guthaben- und Geldtransitkonto je Anbieter, Klärungskonto
• MWST-Codes je Erlöskonto (bexio) oder Zuordnung beim Import (Abacus)
• Behandlung der Gebühren ausländischer Anbieter, Stichwort Bezugsteuer
• Behandlung der Merchant-of-Record-Erlöse von Paddle und Lemon Squeezy

Vorbereitete E-Mail an den Treuhänder

In den Buchhaltungs-Einstellungen von finHero findest du eine vorbereitete E-Mail an deinen Treuhänder. Sie fragt genau die Konten ab, die deine verbundenen Anbieter brauchen, und nennt den KMU-Kontenplan in bexio oder Abacus als Bezug. Beim Abacus-Export enthält sie den Hinweis, dass die MWST-Codes beim Import über die Erlöskonten zuzuordnen sind.

Treuhänder in finHero einladen

Du kannst deinen Treuhänder direkt in finHero einladen. Er sieht dann die Exporte und die Buchhaltungs-Einstellungen und kann die Konten selbst eintragen. Treuhandbüros mit mehreren Mandanten sehen alle Mandanten in einer Übersicht. Mehr dazu auf der Seite finHero für Treuhänder und Steuerkanzleien.

So funktioniert finHero

finHero ist ein Export-Werkzeug zwischen deinen Zahlungsanbietern und deiner Buchhaltung, es ist selbst keine Buchhaltungssoftware. Es liest die Daten read-only, bucht sie nach deinem Kontenplan und übergibt sie an bexio oder Abacus.

Einrichtung in fünf Schritten

1. Zahlungsanbieter verbinden: Stripe über die App im Stripe App Marketplace oder per API-Key, Mollie, Adyen, Paddle und Lemon Squeezy per API-Key, PayPal per Client-ID und Client-Secret, GoCardless per OAuth-Login. Überall nur mit Lesezugriff.
2. Grundeinstellungen setzen: Sitzland Schweiz, Leitwährung CHF oder EUR, Versteuerungsart, Geschäftsjahr.
3. Konten hinterlegen: Im Tab bexio oder Abacus trägst du die Konten aus deinem KMU-Kontenplan ein. Für bexio optional mit MWST-Code je Konto.
4. bexio-Token eintragen oder Abacus wählen: Mit Token bucht finHero direkt in bexio. Für Abacus erhältst du die AbaConnect-XML.
5. Export erstellen: Monat wählen, Zielsystem „bexio (Schweiz)“ oder „Abacus (Schweiz)“ wählen, Export starten. Der erste Buchungsstapel ist typischerweise in unter 15 Minuten fertig.

Was im Export steckt

• Zahlungen, Gebühren (separat gebucht), Erstattungen, Rückbuchungen, Auszahlungen über das Geldtransitkonto
• Wechselkursdifferenzen und Umrechnung zum EZB-Referenzkurs mit gespeichertem Kurs
• Rechnungen und Gutschriften als PDF mit Belegliste
• Liste der passiven Rechnungsabgrenzungsposten für Abos
• Bei Stripe Connect: Transfers und Application Fees

Datenschutz und Sicherheit

finHero hat keinen Zugriff auf dein Geld. Es kann nichts auszahlen und nichts überweisen. Die Daten liegen verschlüsselt auf Servern in Deutschland. Die Verarbeitung ist DSGVO-konform.

Vergleich: manueller CSV-Export, Eigenentwicklung und finHero

Für den Weg von Stripe, PayPal & Co. nach bexio oder Abacus gibt es drei Ansätze, die sich vor allem im laufenden Aufwand unterscheiden. Welcher passt, hängt von Volumen, Zahl der Anbieter und deinen technischen Möglichkeiten ab.

Der manuelle CSV-Export lohnt sich bei sehr wenigen Transaktionen und einem einzigen Anbieter. Eine Eigenentwicklung kann sinnvoll sein, wenn du ohnehin ein Entwicklerteam hast und sehr spezielle Anforderungen. finHero passt, wenn du mehrere Anbieter oder regelmäßiges Volumen hast und den Monatsabschluss nicht selbst programmieren willst. Ehrlich gesagt: finHero kostet laufend Geld, ersetzt nicht deine Buchhaltungssoftware und nimmt dir die Abstimmung der Konten mit dem Treuhänder nicht ab.

Wie sich bexio und Abacus gegenüber DATEV und BMD schlagen, etwa bei Importweg, MWST-Codes und Zielgruppe, zeigt der Vergleich DATEV vs. BMD vs. bexio vs. Abacus.

Typische Fehler beim Buchen von Zahlungsanbietern in bexio und Abacus

Die meisten Fehler entstehen, weil Auszahlungen als Umsatz gebucht oder Vorgänge zusammengefasst werden. Diese zehn Fehler sehen Treuhänder am häufigsten.

1. Auszahlung als Erlös buchen. Die Sammelauszahlung ist kein Umsatz, sondern ein Geldtransfer vom Anbieter zur Bank. Wer sie als Erlös bucht, weist zu wenig Umsatz aus und unterschlägt die Gebühren.
2. Gebühren mit Erlösen verrechnen. Wer nur den Nettobetrag bucht, hat zu niedrige Erlöse und keinen Gebührenaufwand. Das verfälscht die MWST-Abrechnung und die Erfolgsrechnung.
3. Kein eigenes Konto je Anbieter. Laufen Stripe und PayPal über dasselbe Konto, lässt sich kein Saldo mehr abstimmen. Jeder Anbieter braucht ein eigenes Guthaben- oder Geldtransitkonto.
4. Rückbuchungen vergessen. Ein Dispute verringert die Auszahlung. Ohne eigene Buchung bleibt auf dem Verrechnungskonto ein Saldo stehen, den später niemand mehr erklären kann.
5. Fremdwährung ohne dokumentierten Kurs. Wer EUR-Zahlungen mit einem geschätzten Kurs in CHF bucht, kann die Umrechnung später nicht belegen. Der Kurs gehört gespeichert zur Buchung.
6. Kursdifferenzen beim Anbieter ignorieren. Rechnet PayPal oder Stripe zwischen Währungen um, entsteht eine Differenz. Ohne Buchung geht das Guthabenkonto nie auf null.
7. Alle Erlöse auf ein Konto. Inland, Ausland und Merchant-of-Record-Erlöse brauchen getrennte Konten. Bei Abacus ist das besonders wichtig, weil die MWST-Codes beim Import über die Erlöskonten zugeordnet werden.
8. Paddle und Lemon Squeezy wie Stripe buchen. Bei einem Merchant of Record ist der Anbieter dein Kunde, nicht der Endkunde. Wer die Endkunden als Debitoren führt, bucht an der Realität vorbei.
9. Gebühren ausländischer Anbieter ohne MWST-Prüfung. Ob Bezugsteuer anfällt, hängt vom Einzelfall ab. Wer das Thema nie mit dem Treuhänder bespricht, riskiert Korrekturen bei der MWST-Abrechnung.
10. Belege nicht zuordnen. Eine Buchung ohne auffindbaren Beleg ist bei einer Prüfung wertlos. Transaktions-ID im Buchungstext und eine Belegliste lösen das.
11. Rechnungen doppelt buchen. Kommen die Rechnungen schon aus bexio in die Buchhaltung und bucht der Export sie erneut, sind die Erlöse doppelt. Die Versteuerungsart in finHero muss zum tatsächlichen Ablauf passen.

Checkliste für den Monatsabschluss

Ein sauberer Monatsabschluss mit Zahlungsanbietern in bexio oder Abacus folgt jeden Monat denselben Schritten. Hake die Punkte in dieser Reihenfolge ab.

• Alle Zahlungsanbieter in finHero verbunden und Verbindungen gültig
• bexio API-Token gültig (bei Direktbuchung)
• Leitwährung, Sitzland und Versteuerungsart unverändert korrekt
• Neue Zahlungsanbieter oder neue Steuerfälle seit dem Vormonat? Konten ergänzen
• Export für den abgeschlossenen Monat erstellt, Zielsystem bexio oder Abacus
• Bei bexio: Buchungen im Journal angekommen, CSV im Export-ZIP abgelegt
• Bei Abacus: XML an den Treuhänder übergeben und Import bestätigt
• Geldtransitkonto je Anbieter abgestimmt: Saldo nach Auszahlungen plausibel
• Bankauszahlungen mit den Auszahlungsbuchungen abgeglichen
• Klärungskonto geprüft und offene Posten mit dem Treuhänder geklärt
• Rückbuchungen und Erstattungen des Monats nachvollzogen
• Kursdifferenzen geprüft
• Liste der passiven Rechnungsabgrenzungen an den Treuhänder übergeben
• Export-ZIP mit Belegen und Belegliste archiviert

Andere Länder, andere Systeme

Für Unternehmen in Deutschland und Österreich gelten andere Systeme und Kontenrahmen, die Buchungslogik bleibt aber gleich. Hast du Gesellschaften in mehreren Ländern, nutzt du in finHero pro Gesellschaft das passende Zielsystem.

• Deutschland: Wie Stripe-Daten als Buchungsstapel in DATEV kommen, erklärt der Leitfaden zur Stripe DATEV Schnittstelle.
• Österreich: Für BMD NTCS gibt es den Leitfaden zum BMD Export mit Einheitskontenrahmen und österreichischen Steuersätzen.

Hinweis: Die Kontierungen sind typische Beispiele. Kontenzuordnung und steuerliche Behandlung stimmst du mit deiner Steuerkanzlei ab. finHero lässt dich alle Konten frei konfigurieren.