DATEV-Format (EXTF): Was ist das?

Was das DATEV-Format (EXTF) ist

Das DATEV-Format ist eine fest definierte CSV-Struktur, die DATEV Rechnungswesen ohne Zuordnungsdialog einliest. Die Kennung „EXTF“ steht ganz vorn in der Datei und sagt DATEV: Diese Daten kommen aus einem externen Programm.

Eine EXTF-Datei hat drei Teile:

1. Kopfzeile: Kennung, Formatversion, Datenkategorie, Erstellungszeitpunkt, Beraternummer, Mandantennummer, Wirtschaftsjahresbeginn, Sachkontenlänge, Zeitraum von/bis und eine Bezeichnung des Stapels.
2. Spaltenzeile: die Feldnamen in fester Reihenfolge, etwa „Umsatz (ohne Soll/Haben-Kz)“, „Konto“, „Gegenkonto (ohne BU-Schlüssel)“, „Belegdatum“, „Belegfeld 1“, „Buchungstext“.
3. Datensätze: eine Zeile pro Buchung.

Für Buchungen heißt die Datenkategorie DATEV-Buchungsstapel. Dasselbe Format transportiert auch andere Daten, etwa Debitoren- und Kreditorenstammdaten.

Die typischen Fehlerquellen

Die meisten Importfehler entstehen durch Formatdetails, nicht durch falsche Konten. Diese Punkte führen am häufigsten zu Abbrüchen:

• Zahlenformat: DATEV erwartet Dezimalkomma (238,00), keinen Dezimalpunkt (238.00).
• Vorzeichen: Der Umsatz steht ohne Vorzeichen, die Richtung kommt allein über das Soll/Haben-Kennzeichen.
• Datum: Das Belegdatum wird als TTMM ohne Jahr geschrieben, das Jahr ergibt sich aus dem Zeitraum im Kopf.
• Kontolänge: Passt die Sachkontenlänge im Kopf nicht zum Mandanten, werden Konten falsch interpretiert.
• Zeichensatz: Umlaute in Buchungstexten werden zerstört, wenn ein Tabellenprogramm die Datei falsch speichert.
• Feldlängen: Belegfeld 1 und Buchungstext haben begrenzte Längen, zu lange Werte werden abgeschnitten oder abgelehnt.

Rechenbeispiel: eine PayPal-Zahlung als EXTF-Zeile

Ein Kunde zahlt 119,00 € per PayPal, PayPal behält 3,26 € Gebühr ein. Im Buchungsstapel werden daraus zwei Zeilen. Der Betrag erscheint mit Komma, das Datum als 1503 für den 15. März.

Typisch im SKR03 (PayPal-Konto als eigenes Finanzkonto, hier beispielhaft 1215):

Typisch im SKR04 (PayPal-Konto beispielhaft 1815):

In der Datei selbst stehen die Werte durch Semikolons getrennt, Texte in Anführungszeichen. Eine Zeile lautet sinngemäß: 119,00;"S";…;"1815";"4400";…;"1503";"TX-8842";…;"PayPal Zahlung TX-8842".

Bezug zu Zahlungsanbietern

Zahlungsanbieter exportieren eigene CSV-Formate, die mit dem DATEV-Format nichts gemein haben. Stripe liefert Balance- und Payout-Reports, PayPal einen Aktivitätsbericht, Mollie Settlement-Daten, Adyen umfangreiche Finanzreports. Alle nutzen Dezimalpunkt, eigene Spaltennamen und Vorzeichen statt Soll/Haben.

Wer diese Daten selbst konvertiert, muss Spalten mappen, Vorzeichen in Soll/Haben übersetzen, Konten zuordnen und den EXTF-Kopf schreiben. Wie das von Hand oder per Skript geht, zeigt der Artikel Transaktionsdaten ins DATEV-Format konvertieren. Den Gesamtweg vom Anbieter bis zur Kanzlei beschreibt Zahlungsanbieter nach DATEV exportieren, und die Kosten einer selbst gebauten Lösung zeigt finHero vs. Eigenentwicklung.

EXTF-Datei prüfen, bevor die Kanzlei importiert

Eine kurze Prüfung vor der Übergabe spart Rückfragen. Öffne die Datei dafür nur in einem Texteditor, nicht in einer Tabellenkalkulation. Kontrolliere, ob in der ersten Zeile „EXTF“ steht, ob Berater- und Mandantennummer stimmen und ob der Zeitraum im Kopf zum Inhalt passt. Stichproben in den Datenzeilen zeigen, ob Beträge ein Dezimalkomma haben und ob die Konten zur Kontolänge des Mandanten passen. Fehlt etwas, ist die Korrektur vor dem Import einfach, danach muss die Kanzlei den Stapel löschen.

Ein weiterer Grund für die Prüfung: DATEV liest Dateien mit falschem Kopf teils ohne Fehlermeldung ein, ordnet die Buchungen aber dem falschen Zeitraum oder Mandanten zu. Solche Fehler fallen oft erst bei der Umsatzsteuer-Voranmeldung auf.

So löst finHero das

finHero schreibt den Buchungsstapel direkt im EXTF-Format, inklusive Kopfzeile mit deiner Beraternummer, Mandantennummer und Kontenlänge. Zahlen, Datum und Soll/Haben-Kennzeichen sind so formatiert, dass deine Kanzlei die Datei ohne Nacharbeit importiert.

Hinweis: Die Kontierungen sind typische Beispiele. Kontenzuordnung und steuerliche Behandlung stimmst du mit deiner Steuerkanzlei ab. finHero lässt dich alle Konten frei konfigurieren.