Gibt es Tools, die Transaktionsdaten automatisch in das DATEV-Format konvertieren?

„Ins DATEV-Format konvertieren“ klingt nach einer Formatfrage: Spalten umsortieren, Datum umformatieren, fertig. In der Praxis ist das Format der kleinere Teil der Arbeit. Der größere Teil ist die Entscheidung, welche Transaktion auf welches Konto mit welchem Steuerschlüssel gehört. Diese Seite zeigt, welche Tools welche Teile davon übernehmen. Den gesamten Weg von Stripe in die DATEV-Buchhaltung beschreibt der Leitfaden Stripe DATEV Schnittstelle.

Was das DATEV-Format verlangt

Das DATEV-Format für Buchungsstapel besteht aus einem Kopfsatz und einer Zeile je Buchung. Die Kennung „EXTF“ in der ersten Zeile weist die Datei als Import im DATEV-Format (EXTF) aus.

Der Kopfsatz enthält unter anderem Beraternummer, Mandantennummer, Beginn des Wirtschaftsjahres, Sachkontenlänge und den Datumsbereich des Stapels. Passen diese Angaben nicht zum Mandanten in DATEV, wird der Import abgelehnt.

Jede Buchungszeile enthält mindestens:

Das Belegdatum steht im Format TTMM, Beträge haben ein Komma als Dezimaltrennzeichen. Die Rechnungsnummer in Belegfeld 1 ermöglicht es DATEV, eine Zahlung dem offenen Posten zuzuordnen.

Wo reine Konvertierung scheitert

Ein Konverter, der nur Spalten umsortiert, scheitert an allem, was nicht als Spalte in den Rohdaten steht. Fünf Punkte tauchen bei Zahlungsanbieter-Daten immer wieder auf:

1. Gebühren: Viele Rohexporte führen die Gebühr als Spalte neben dem Bruttobetrag. Für DATEV braucht es daraus zwei Buchungen: Erlös brutto und Gebühr als Aufwand.
2. Erstattungen und Chargebacks: Sie müssen als Erlösminderung mit dem richtigen Steuerschlüssel gebucht und der ursprünglichen Zahlung zugeordnet werden.
3. Auszahlungen: Die Auszahlung an die Bank ist eine eigene Buchung über das Geldtransitkonto, nicht eine weitere Zahlung.
4. Steuerfälle: Inland, EU, OSS und Reverse Charge brauchen unterschiedliche Erlöskonten oder BU-Schlüssel. Diese Information steckt nicht immer in einer einzelnen Spalte.
5. Fremdwährungen: USD-Zahlungen müssen mit einem dokumentierten Kurs in Euro umgerechnet werden.

Ein Konverter ohne Buchungslogik schiebt diese Arbeit also nur in die Tabelle davor.

Beispiel: eine Stripe-Zeile wird zu drei Buchungen

Eine Kundin zahlt am 15. Oktober 119,00 € per Karte über Stripe. Stripe behält eine Gebühr ein, in diesem Beispiel angenommen 2,04 €. Am 18. Oktober zahlt Stripe den Saldo aus. Im Stripe-Rohexport sind Zahlung und Gebühr eine Zeile. Im DATEV-Format werden daraus drei Buchungen:

Nach der Auszahlung steht das Geldtransitkonto auf null. Die Umsatzsteuer rechnet DATEV über das Erlöskonto heraus. Bei 500 Zahlungen im Monat wiederholt sich das Muster 500-mal, ergänzt um Erstattungen, Streitfälle und Abos. Den Unterschied zwischen dieser Logik und dem Rohexport von Stripe beleuchtet finHero vs. Stripe-CSV-Export.

Typische Importfehler nach einer Konvertierung

Die häufigsten Importfehler nach einer Konvertierung liegen im Kopfsatz und in fehlenden Konten, nicht in den Buchungszeilen selbst. Diese Übersicht hilft bei der Fehlersuche:

Wurde ein Stapel doppelt importiert, löschst du den doppelten Stapel vor der Festschreibung. Benenne Exporte eindeutig nach Zeitraum, damit das nicht passiert. Ein Tool, das den Kopfsatz aus gespeicherten Einstellungen erzeugt, schließt die ersten vier Ursachen weitgehend aus.

Welche Lösungen gibt es?

Für die Konvertierung von Transaktionsdaten ins DATEV-Format gibt es vier Kategorien, die sich in der mitgelieferten Buchungslogik unterscheiden.

Manuell mit Tabelle und Vorlage

Du baust eine DATEV-Vorlage in einer Tabellenkalkulation, kopierst die Rohdaten hinein und ergänzt Konten und Kopfsatz. Das kostet nichts, erfordert aber jeden Monat Handarbeit und Sorgfalt beim Kopfsatz. Für wenige Transaktionen ohne Sonderfälle praktikabel.

Allgemeine CSV-Konverter

Allgemeine Konverter mappen Spalten einer beliebigen CSV-Datei auf DATEV-Felder. Sie lösen das Formatproblem, nicht das Buchungsproblem. Gebühren, Auszahlungen und Steuerfälle musst du vorher selbst aufbereiten.

Eigenentwicklung

Ein eigenes Skript liest die Daten per API und schreibt den Buchungsstapel. Das ist die flexibelste Lösung. Du trägst die Verantwortung für die Buchungslogik, das Kopfformat und Änderungen an der API des Anbieters.

Spezialisierte Export-Tools

Spezialisierte Export-Tools holen die Transaktionen direkt beim Zahlungsanbieter ab und liefern einen kontierten Buchungsstapel. Sie unterscheiden sich darin, welche Anbieter, Sonderfälle und Belege sie abdecken.

finHero

finHero ist ein spezialisiertes Export-Tool. Es liest die Daten read-only bei Stripe (Payments, Billing, Connect), PayPal, Mollie, Adyen, Paddle, Lemon Squeezy und GoCardless und erstellt einen DATEV-Buchungsstapel im EXTF-Format für SKR03 oder SKR04. Gebühren werden separat gebucht, Auszahlungen laufen über das Geldtransitkonto, Erstattungen, Chargebacks und Wechselkursdifferenzen werden eigens gebucht. Kopfdaten wie Berater- und Mandantennummer trägst du einmal ein. Belege kommen als PDF mit. Alle Konten und Buchungsschlüssel sind frei konfigurierbar, inklusive Erlöskonten je Steuerfall. Für Stripe dauert die Verbindung typischerweise unter 5 Minuten, der erste Buchungsstapel steht in unter 15 Minuten. Neben DATEV exportiert finHero auch für BMD NTCS, bexio, Abacus und Excel, etwa als PayPal zu DATEV oder Stripe zu BMD.

Entscheidungshilfe: Konverter oder Export-Tool?

Ob ein einfacher Konverter reicht, hängt davon ab, wie viel Buchungslogik deine Daten brauchen.

• Deine Daten sind schon kontiert (zum Beispiel aus einem Warenwirtschaftssystem mit Konten und Steuerschlüsseln): Ein Formatkonverter reicht.
• Rohdaten eines Zahlungsanbieters, wenige Transaktionen, nur Inland: Eine gut gebaute Tabellenvorlage kann reichen.
• Rohdaten mit Gebühren, Erstattungen und Auszahlungen in nennenswerter Menge: Ein spezialisiertes Export-Tool spart die meiste Zeit, weil es die Buchungslogik mitbringt.
• Mehrere Anbieter, Fremdwährungen oder Abos: Nur Tools mit Buchungslogik für diese Fälle liefern einen Stapel, den die Kanzlei ohne Nacharbeit importiert.

Prüfe vor dem ersten Import gemeinsam mit deiner Kanzlei, ob alle Konten im Mandanten existieren und der Kopfsatz passt. Wie der Import in DATEV selbst abläuft, zeigt Stripe in DATEV importieren.

Hinweis: Die Kontierungen sind typische Beispiele. Kontenzuordnung und steuerliche Behandlung stimmst du mit deiner Steuerkanzlei ab. finHero lässt dich alle Konten frei konfigurieren.