GoBD: Was ist das?

Was die GoBD sind

Die GoBD sind die Verwaltungsanweisung der Finanzverwaltung zur digitalen Buchführung in Deutschland. Sie konkretisieren die Vorgaben aus HGB und Abgabenordnung für IT-gestützte Prozesse. Bindend sind sie für die Finanzverwaltung, praktisch prüft der Betriebsprüfer aber genau daran.

Die wichtigsten Grundsätze:

• Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit: Ein sachverständiger Dritter muss jeden Geschäftsvorfall in angemessener Zeit vom Beleg zur Buchung und zurück verfolgen können.
• Vollständigkeit: Jeder Geschäftsvorfall wird erfasst, auch Gebühren, Erstattungen und Rückbuchungen.
• Richtigkeit: Buchungen bilden die Vorgänge zutreffend ab.
• Zeitgerechte Erfassung: Vorgänge werden zeitnah gebucht, unbare Vorgänge in der Regel innerhalb von zehn Tagen bzw. bei periodischer Buchung bis zum Ende des Folgemonats.
• Ordnung: Belege sind systematisch abgelegt und auffindbar.
• Unveränderbarkeit: Änderungen müssen erkennbar bleiben, der ursprüngliche Inhalt darf nicht verschwinden.
• Verfahrensdokumentation: Ein Dokument beschreibt, wie Daten vom Beleg bis zur Buchung entstehen und verarbeitet werden.
• Datenzugriff: Die Finanzverwaltung darf auf die Daten zugreifen, auch maschinell auswertbar (Z1 bis Z3).

Rechenbeispiel: Nachvollziehbarkeit einer Auszahlung

Die GoBD werden konkret, wenn du eine Sammelauszahlung prüfen musst. Angenommen, Stripe zahlt am 15. März 9.680,00 € aus. Der Prüfer fragt: Woraus besteht dieser Betrag?

• Bruttoumsätze: 10.000,00 €
• Gebühren: − 320,00 €
• Auszahlung: 9.680,00 €

Nachvollziehbar ist das nur, wenn jede der 10.000 € über eine Transaktions-ID einem Beleg zugeordnet ist und die 320 € Gebühren einzeln gebucht sind.

Typische Kontierung (Summenzeilen, vereinfacht, Beispiel Stripe):

Wird stattdessen nur 9.680,00 € als Erlös gebucht, fehlen 320 € Aufwand und der Bezug zu den Einzelrechnungen. Das verletzt Vollständigkeit und Nachvollziehbarkeit gleichzeitig.

Typische GoBD-Risiken bei Online-Zahlungen

Bei Zahlungsanbietern entstehen GoBD-Risiken meist durch improvisierte Prozesse. Diese Punkte fallen bei Prüfungen häufig auf:

• Nettobuchung von Auszahlungen: Gebühren und Einzelumsätze fehlen, die Vollständigkeit ist verletzt.
• Manuell bearbeitete CSV-Dateien: Werden Exporte in Tabellenprogrammen verändert, ist die Unveränderbarkeit nicht mehr nachweisbar.
• Fehlende Verfahrensdokumentation: Niemand hat beschrieben, wie Daten vom Anbieter in die Buchhaltung kommen.
• Nicht reproduzierbare Kurse: Fremdwährungsbeträge wurden mit einem Kurs umgerechnet, den heute niemand mehr nachweisen kann.
• Belege nur im Dashboard: Rechnungen liegen beim Anbieter, aber nicht in der eigenen Ablage. Endet der Vertrag, sind sie schwer zugänglich.

Bezug zu Zahlungsanbietern

Bei Zahlungsanbietern liegen die Grunddaten außerhalb deiner Buchhaltung, beim Anbieter. Stripe, PayPal, Mollie, Adyen, Paddle, Lemon Squeezy und GoCardless zeigen Transaktionen im Dashboard. Für die GoBD brauchst du aber einen dokumentierten, wiederholbaren Weg dieser Daten in die Finanzbuchhaltung.

Zwei Themen sind besonders kritisch. Erstens Fremdwährung: Bei PayPal-Zahlungen in USD muss die Umrechnung später reproduzierbar sein, dafür eignet sich der gespeicherte EZB-Referenzkurs. Zweitens Belege: Rechnungen und Gutschriften müssen der Buchung zugeordnet sein, das leistet ein Belegexport mit Belegliste. Wie du das im Alltag umsetzt, beschreibt der Ratgeber GoBD-konforme Buchhaltung. Welche technischen Bausteine ein Export dafür liefern sollte, zeigt der Artikel GoBD-konformer Export von Zahlungsdaten.

GoBD und Verfahrensdokumentation

Die Verfahrensdokumentation ist der Teil der GoBD, der in kleinen Unternehmen am häufigsten fehlt. Sie beschreibt, welche Systeme beteiligt sind, wer welche Schritte ausführt und wie Daten geprüft werden. Für Zahlungsanbieter reicht oft ein eigenes Kapitel: welche Anbieter du nutzt, wie die Daten exportiert werden, wer den Import macht, wie Auszahlungen abgestimmt werden und wo Exporte aufbewahrt werden. Eine Vorlage hilft beim Start, die Inhalte musst du aber an deinen Ablauf anpassen.

So löst finHero das

finHero liefert technische Bausteine für einen GoBD-konformen Prozess: Jedes Export-Paket bekommt eine SHA-256-Prüfsumme, Fremdwährungen werden zum EZB-Referenzkurs des Belegdatums umgerechnet und die Kurse historisiert gespeichert. Jede Buchung trägt die Transaktions-ID des Anbieters, Belege kommen als PDF dazu. GoBD-zertifiziert ist finHero bewusst nicht, weil es ein solches Zertifikat nicht gibt.

Hinweis: Die Kontierungen sind typische Beispiele. Kontenzuordnung und steuerliche Behandlung stimmst du mit deiner Steuerkanzlei ab. finHero lässt dich alle Konten frei konfigurieren.