GoBD-konforme Buchhaltung: was die Regeln verlangen und wie du sie umsetzt

Eine GoBD-konforme Buchhaltung ist keine Frage der Software, sondern eines nachvollziehbaren Prozesses. Die GoBD beschreiben, wie Bücher, Aufzeichnungen und Belege in elektronischer Form geführt und aufbewahrt werden müssen. Sie gelten für jedes Unternehmen, das seine Buchhaltung digital führt, also praktisch für alle.

Dieser Artikel erklärt die Anforderungen allgemein und zeigt dann, wo bei Online-Zahlungen über Stripe, PayPal, Mollie oder GoCardless die typischen Lücken liegen. Wie Zahlungen grundsätzlich gebucht werden, steht im Leitfaden Online-Zahlungen in der Buchhaltung. Hier geht es darum, wie du den gesamten Ablauf prüffest aufstellst.

Was die GoBD sind und für wen sie gelten

Die GoBD sind eine Verwaltungsanweisung des Bundesfinanzministeriums, die festlegt, wie die Finanzverwaltung elektronische Buchführung prüft. Der volle Name lautet „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Eine kurze Definition findest du im Glossar unter GoBD.

Die GoBD sind kein Gesetz. Sie konkretisieren aber gesetzliche Pflichten aus der Abgabenordnung und dem Handelsgesetzbuch. Bei einer Betriebsprüfung legt das Finanzamt sie als Maßstab an. Wer sie nicht erfüllt, riskiert, dass die Buchführung als nicht ordnungsgemäß verworfen wird. Dann darf das Finanzamt Besteuerungsgrundlagen schätzen.

Die GoBD gelten für:

• bilanzierende Unternehmen wie GmbH, UG oder AG
• Einzelunternehmer und Freiberufler mit Einnahmenüberschussrechnung
• Kleinunternehmer, sobald sie steuerlich relevante Daten elektronisch verarbeiten

Sie betreffen nicht nur die Buchhaltungssoftware, sondern alle Systeme, in denen steuerlich relevante Daten entstehen. Dazu gehören Kassensysteme, Rechnungsprogramme, Shopsysteme und eben auch Zahlungsanbieter. Wenn deine Umsätze bei Stripe oder PayPal entstehen, sind die dortigen Daten Teil deiner Buchführung.

Die sechs Grundsätze in der Praxis

Die GoBD lassen sich auf sechs Grundsätze verdichten, die jeweils eine klare Frage beantworten. Für jeden Grundsatz zeigt die Tabelle, wie er im Alltag mit Zahlungsanbietern aussieht.

Zeitgerechte Erfassung heißt nicht, dass jede Zahlung am selben Tag gebucht werden muss. Unbare Geschäftsvorfälle sollen innerhalb von zehn Tagen erfasst werden. Eine periodenweise Buchung bis zum Ablauf des Folgemonats wird akzeptiert, wenn die Unterlagen bis dahin geordnet und gesichert aufbewahrt werden. Für Zahlungsanbieter bedeutet das: Die Rohdaten liegen beim Anbieter gesichert vor, gebucht wird monatlich im Rahmen des Monatsabschlusses.

Unveränderbarkeit heißt nicht, dass Fehler nicht korrigiert werden dürfen. Korrekturen sind erlaubt, müssen aber als eigene Buchung sichtbar sein. Die ursprüngliche Buchung bleibt erkennbar. In DATEV geschieht das über die Festschreibung: Festgeschriebene Buchungen können nur noch durch Stornobuchungen korrigiert werden.

Belege: was als Beleg gilt und wie er aufbewahrt wird

Jede Buchung braucht einen Beleg, und elektronisch entstandene Belege müssen elektronisch aufbewahrt werden. Das ist der Grundsatz „keine Buchung ohne Beleg“.

Bei Online-Zahlungen gibt es mehrere Belegarten:

• Ausgangsrechnungen und Gutschriften: Sie belegen den Erlös. Entstehen sie im Billing-System des Zahlungsanbieters, liegen sie zunächst nur dort.
• Transaktionsdaten: Sie belegen Zahlung, Gebühr, Erstattung und Chargeback. Die Transaktions-ID ist dabei die zentrale Referenz.
• Auszahlungsberichte: Sie belegen, aus welchen Einzelvorgängen eine Auszahlung (Payout) besteht.
• Gebührenrechnungen des Anbieters: Viele Anbieter stellen monatliche Abrechnungen über ihre Gebühren aus.

Für die Aufbewahrung gilt:

1. Die Datei bleibt im Originalformat erhalten. Ein PDF bleibt ein PDF, eine CSV-Datei wird nicht in Excel überschrieben.
2. Die Daten bleiben während der gesamten Aufbewahrungsfrist lesbar und maschinell auswertbar.
3. Belege sind über eine eindeutige Referenz auffindbar, typischerweise die Rechnungsnummer in Belegfeld 1 des Buchungssatzes.
4. Es ist geregelt, wer Zugriff hat und wer archiviert.

Ein häufiges Missverständnis: Das Dashboard des Zahlungsanbieters ist kein Archiv. Du hast keinen Einfluss darauf, wie lange der Anbieter Daten vorhält oder ob du nach einer Kündigung noch darauf zugreifen kannst. Belege und Exportdateien gehören deshalb in dein eigenes Archiv oder das deiner Kanzlei. Wer seine Rechnungen gesammelt exportiert, spricht vom Belegexport.

Die Verfahrensdokumentation

Die Verfahrensdokumentation beschreibt, wie in deinem Unternehmen Daten entstehen, verarbeitet, gebucht und aufbewahrt werden. Sie ist Pflicht für alle, die elektronisch buchen, und wird bei Betriebsprüfungen zunehmend angefordert.

Üblich ist eine Gliederung in vier Teile:

1. Allgemeine Beschreibung: Welche Geschäftsvorfälle gibt es, welche Systeme sind beteiligt, wie fließen die Daten?
2. Anwenderdokumentation: Wer macht was, also exportieren, prüfen, übergeben, archivieren?
3. Technische Systemdokumentation: Schnittstellen, Datenformate, Kontierungsregeln.
4. Betriebsdokumentation: Datensicherung, Berechtigungen, Umgang mit Fehlern.

Für ein Online-Unternehmen bietet es sich an, die Verfahrensdokumentation in Teilprozesse zu gliedern: Rechnungsstellung, Zahlungseingang über Zahlungsanbieter, Bankbuchungen, Eingangsrechnungen, Abschluss. Der Teilprozess „Zahlungsanbieter → Finanzbuchhaltung“ sollte mindestens beantworten:

• Welche Anbieter sind angebunden, und mit welchen Rechten?
• In welchem Rhythmus wird exportiert, und wer ist zuständig?
• Welche Konten und Regeln gelten für Zahlungen, Gebühren, Erstattungen und Auszahlungen?
• Wie werden Belege mit Buchungen verknüpft?
• Wie wird abgestimmt, und was passiert bei Differenzen?
• Wo und wie lange werden Exportdateien archiviert?

Eine Verfahrensdokumentation muss kein hundertseitiges Dokument sein. Für ein kleines SaaS-Unternehmen können wenige Seiten reichen, wenn sie den tatsächlichen Ablauf vollständig beschreiben. Wichtig ist, dass sie aktuell gehalten wird. Kommt ein neuer Zahlungsanbieter dazu, ändert sich auch die Dokumentation.

GoBD bei Zahlungsanbietern: die typischen Lücken

Bei Zahlungsanbietern scheitert die GoBD-Konformität selten an der Buchhaltungssoftware, sondern an der Strecke davor. Vier Lücken sehen wir besonders häufig.

Lücke 1: Nur die Auszahlung wird gebucht. Auf dem Kontoauszug erscheint eine Sammelauszahlung, die als Erlös gebucht wird. Damit ist weder nachvollziehbar, welche Zahlungen dahinterstehen, noch ist die Buchhaltung vollständig. Die Lösung ist ein eigenes Konto für das Anbieter-Guthaben und ein Geldtransitkonto, über das die Auszahlung läuft.

Lücke 2: Gebühren und Rückbuchungen fehlen. Gebühren, Erstattungen und Chargebacks tauchen auf dem Bankkonto nicht auf. Werden sie nicht aus den Anbieterdaten gebucht, ist die Buchhaltung unvollständig.

Lücke 3: Nachbearbeitete CSV-Dateien. Die CSV-Datei des Anbieters wird in Excel bearbeitet, umsortiert und gespeichert. Die Originaldaten sind danach nicht mehr nachweisbar.

Lücke 4: Fremdwährung ohne dokumentierten Kurs. Zahlungen in USD oder CHF werden mit irgendeinem Kurs umgerechnet. Ein Prüfer kann die Umrechnung später nicht reproduzieren.

Beispiel: eine prüfbare Kette

Ein Prüfer sieht auf dem Kontoauszug einen Eingang von 232,38 €. Eine prüfbare Kette sieht so aus:

In SKR03 lauten die Gebührenbuchung 4970 und das Stripe-Transitkonto 1361. Die Rechnung ist: 119,00 + 238,00 − 2,04 − 3,58 − 119,00 = 232,38 €. Der Prüfer kann von der Auszahlung zu jeder Einzelbuchung gehen (retrograd) und von jeder Rechnung zur Auszahlung (progressiv). Genau das verlangt der Grundsatz der Nachvollziehbarkeit.

Wie ein Export von Zahlungsdaten technisch gestaltet sein muss, damit diese Kette entsteht, mit Prüfsumme je Exportpaket, historisierten EZB-Kursen und Belegliste, beschreibt der Artikel GoBD-konformer Export von Zahlungsdaten.

Datenzugriff bei der Betriebsprüfung

Bei einer Außenprüfung darf das Finanzamt auf deine steuerlich relevanten elektronischen Daten zugreifen, und zwar auf drei Arten. Beim unmittelbaren Zugriff (Z1) arbeitet der Prüfer selbst in deinem System. Beim mittelbaren Zugriff (Z2) lässt er sich Auswertungen von dir erstellen. Bei der Datenträgerüberlassung (Z3) bekommt er die Daten in maschinell auswertbarer Form.

Für Zahlungsdaten heißt das: Du solltest jeden Monat in einem auswertbaren Format vorliegen haben, etwa als CSV- oder DATEV-Datei, und nicht nur als PDF-Bericht. Liegt alles in DATEV festgeschrieben vor, kann die Kanzlei die Daten direkt bereitstellen. Wenn deine Kanzlei Daten für eine Prüfung anfordert, hilft der Artikel Transaktionsdaten für die Steuer exportieren.

Checkliste: GoBD-konforme Buchhaltung mit Zahlungsanbietern

• Jeder Zahlungsanbieter hat ein eigenes Guthabenkonto und Transitkonto.
• Zahlungen, Gebühren, Erstattungen, Chargebacks und Auszahlungen werden einzeln gebucht.
• Jede Buchung trägt Rechnungsnummer oder Transaktions-ID.
• Rechnungen und Gutschriften liegen als PDF im eigenen Archiv, nicht nur im Dashboard.
• Exportdateien werden unverändert archiviert.
• Fremdwährungen werden zu einem dokumentierten Kurs umgerechnet.
• Gebucht wird monatlich, abgestimmt im Monatsabschluss für SaaS oder deinem eigenen Abschlussprozess.
• Die Verfahrensdokumentation beschreibt den Teilprozess Zahlungsanbieter.
• Die Buchungen werden in der Buchhaltungssoftware festgeschrieben.

So unterstützt finHero die GoBD-konforme Buchhaltung

finHero liefert die technischen Bausteine für den Teilprozess vom Zahlungsanbieter zur Buchhaltung, die GoBD-Konformität als Ganzes verantwortest du mit deiner Kanzlei. finHero liest Zahlungen, Gebühren, Erstattungen, Chargebacks und Auszahlungen per Lesezugriff aus Stripe, PayPal, Mollie, Adyen, Paddle, Lemon Squeezy und GoCardless und erzeugt daraus einzelne Buchungen mit Referenz. Auszahlungen laufen über das Geldtransitkonto, Rechnungen und Gutschriften kommen als PDF mit. Bei PayPal werden Fremdwährungen zum EZB-Referenzkurs des Belegdatums umgerechnet, die Kurse historisiert gespeichert. Exportiert wird nach DATEV, BMD, bexio, Abacus oder Excel. Wie die einzelnen Anbieter angebunden werden, beschreibt der Leitfaden Zahlungsanbieter nach DATEV exportieren.

Ob es für die Schnittstelle zum Zahlungsanbieter ein Zertifikat braucht, klärt der Beitrag über zertifizierte Schnittstellen für Zahlungsdienstleister.

Hinweis: Die Kontierungen sind typische Beispiele. Kontenzuordnung und steuerliche Behandlung stimmst du mit deiner Steuerkanzlei ab. finHero lässt dich alle Konten frei konfigurieren.