Belegexport: Was ist das?

Was ein Belegexport ist

Ein Belegexport stellt die Dokumente bereit, die zu den Buchungen eines Zeitraums gehören. Der DATEV-Buchungsstapel enthält nur Zahlen, Konten und Texte. Die Rechnung selbst liegt woanders. Erst wenn beides zusammenfindet, ist eine Buchung prüfbar.

Ein vollständiger Belegexport besteht aus drei Teilen:

• Beleg-PDFs: Rechnungen, Gutschriften, Stornos, jeweils als einzelne Datei.
• Eindeutige Dateinamen: idealerweise mit Rechnungs- oder Belegnummer.
• Belegliste: eine Tabelle, die jede Datei einer Belegnummer bzw. Buchung zuordnet.

Das Bindeglied ist eine Referenz, die in Buchung und Beleg gleich ist. In DATEV ist das meist Belegfeld 1, ergänzt um die Transaktions-ID im Buchungstext.

Rechenbeispiel: ein Monat mit 120 Zahlungen

Ein SaaS-Unternehmen hat im März 120 Stripe-Zahlungen, 3 Erstattungen und 2 Auszahlungen. Für die Kanzlei bedeutet das:

• 120 Rechnungs-PDFs
• 3 Gutschrift-PDFs
• 1 Belegliste mit 123 Zeilen

Ohne automatischen Belegexport lädt jemand 123 Dateien einzeln aus dem Dashboard. Bei geschätzt 30 Sekunden pro Datei sind das gut 60 Minuten im Monat, nur fürs Herunterladen und Umbenennen.

Ein Auszug aus der Belegliste (Beispiel Stripe, Transitkonto 1361 bzw. 1461):

Die Gutschrift mindert den Erlös und das Guthaben beim Anbieter. Mit der Belegliste findet die Kanzlei zu jeder der drei Zeilen das PDF in Sekunden.

Typische Fehler beim Belegexport

Ein Belegexport scheitert selten an fehlenden Dateien, sondern an fehlender Zuordnung. Diese Fehler kosten in Kanzleien am meisten Zeit:

• Dateinamen ohne Belegnummer: Heißen die PDFs „invoice (3).pdf“, muss jemand jede Datei öffnen, um sie zuzuordnen.
• Keine Belegliste: Ohne Liste fehlt der Überblick, ob alle Belege eines Zeitraums vorhanden sind.
• Gutschriften vergessen: Erstattungen werden gebucht, das Gutschrift-PDF fehlt aber. Die Buchung ist dann nicht belegt.
• Abweichende Referenzen: Steht in der Buchung die Transaktions-ID, auf dem Beleg aber nur die Rechnungsnummer, fehlt das Bindeglied.
• Belege nachgereicht: Werden PDFs Wochen nach dem Buchungsstapel geschickt, ist der Monat bei der Kanzlei oft schon bearbeitet.

Die einfachste Regel lautet: Buchungsstapel, Belege und Belegliste kommen immer gemeinsam und decken denselben Zeitraum ab.

Bezug zu Zahlungsanbietern

Ob Belege beim Zahlungsanbieter liegen, hängt vom Anbieter und deinem Setup ab. Stripe Billing erstellt Rechnungen und Gutschriften selbst, sie lassen sich direkt exportieren. Bei Paddle und Lemon Squeezy als Merchant of Record stellt der Anbieter die Rechnungen an deine Kunden aus, für deine Buchhaltung relevant sind die Belege gegenüber dem Anbieter.

PayPal, Mollie, Adyen und GoCardless sind reine Zahlungsabwickler. Sie stellen keine Rechnungen an deine Kunden aus, die Rechnung kommt aus deinem Rechnungsprogramm. Hier muss die Zahlung über eine Referenz zur Rechnung finden. Bei GoCardless steckt die Rechnungsnummer meist in der Zahlungsreferenz.

Für die GoBD ist die Verknüpfung von Beleg und Buchung Pflicht. Was ein Export dafür leisten muss, beschreibt der Artikel GoBD-konformer Export von Zahlungsdaten. Wie du Buchungen und Belege sauber an die Kanzlei übergibst, zeigt Zahlungsdaten an den Steuerberater übertragen. Den Rahmen setzt Online-Zahlungen in der Buchhaltung.

Belegexport und Aufbewahrung

Ein Belegexport ist auch eine Frage der Aufbewahrung. Belege, die nur im Dashboard des Zahlungsanbieters liegen, sind an dein Kundenkonto gebunden. Kündigst du den Anbieter oder ändert er seine Oberfläche, sind sie schwer zu beschaffen. Mit einem monatlichen Export liegen alle Belege in deiner eigenen Ablage oder bei der Kanzlei. Das hilft bei der Betriebsprüfung und bei Rückfragen Jahre später. Bewahre das Exportpaket unverändert auf, also Buchungsstapel, PDFs und Belegliste gemeinsam.

So löst finHero das

finHero exportiert Rechnungen und Gutschriften als PDF zusammen mit dem Buchungsstapel und legt eine Belegliste bei, die jede Datei ihrer Belegnummer zuordnet. Jede Buchung trägt die Transaktions-ID des Anbieters, sodass die Kanzlei Beleg und Buchung in beide Richtungen verfolgen kann. Das gilt für alle vier Zielsysteme: DATEV, BMD, bexio und Abacus.

Hinweis: Die Kontierungen sind typische Beispiele. Kontenzuordnung und steuerliche Behandlung stimmst du mit deiner Steuerkanzlei ab. finHero lässt dich alle Konten frei konfigurieren.