Chargeback: Was ist das?

Was ein Chargeback ist

Ein Chargeback ist ein Schutzmechanismus der Kartennetzwerke für Karteninhaber. Behauptet ein Kunde, eine Zahlung nicht autorisiert oder die Ware nicht erhalten zu haben, kann seine Bank die Zahlung zurückfordern. Der Zahlungsanbieter zieht das Geld dann von deinem Guthaben ab. Bei Stripe heißt dieser Vorgang Dispute.

Der Ablauf in drei Schritten:

1. Rückbuchung: Betrag plus Gebühr werden deinem Guthaben belastet.
2. Stellungnahme: Du kannst Nachweise einreichen, etwa Rechnung, Lieferbeleg oder Login-Protokolle.
3. Entscheidung: Gewinnst du, kommt der Betrag zurück. Verlierst du, bleibt er weg.

Buchhalterisch sind das zwei unterschiedliche Effekte: die Minderung des Guthabens und eine Gebühr als Aufwand.

Rechenbeispiel: Chargeback über 119 €

Ein Kunde hat 119,00 € brutto per Karte über Stripe bezahlt. Einen Monat später kommt ein Chargeback. Stripe belastet 119,00 € plus 15,00 € Dispute-Gebühr. Der Betrag ist in diesem Beispiel endgültig verloren.

Typische Kontierung im SKR03:

Typische Kontierung im SKR04:

Die nächste Auszahlung ist um 134,00 € kleiner. Ohne diese Buchungen bliebe auf dem Geldtransitkonto ein Saldo von 134,00 € stehen. Arbeitet deine Kanzlei mit Debitoren, kann sie die Rückbuchung alternativ gegen den Debitor buchen, sodass der offene Posten wieder auflebt.

Chargeback, Erstattung und Rücklastschrift im Vergleich

Chargeback, Erstattung und Rücklastschrift mindern alle das Guthaben, unterscheiden sich aber in Auslöser und Buchung:

Die Unterscheidung ist wichtig für die Belegführung. Bei einer Erstattung erstellst du eine Gutschrift. Beim Chargeback gibt es keine Gutschrift von dir, Beleg ist die Mitteilung des Anbieters. Wird der Dispute später gewonnen, kehrt eine weitere Buchung den Vorgang um.

Bezug zu Zahlungsanbietern

Chargebacks betreffen vor allem Kartenzahlungen, also Stripe, Adyen, Mollie und PayPal. Stripe nennt sie Disputes und liefert sie als eigene Bewegung im Guthaben. Mollie meldet Chargebacks zu einzelnen Zahlungen und verrechnet sie im Settlement. PayPal kennt Rückbuchungen aus Käuferschutzfällen und Kreditkarten-Chargebacks. Adyen führt Rückbuchungen in der Balance Platform.

Bei SEPA-Lastschriften heißt das Gegenstück Rücklastschrift, etwa bei GoCardless. Bei Paddle und Lemon Squeezy trägt der Merchant of Record das Chargeback-Risiko gegenüber dem Endkunden, die Auswirkung auf deine Auszahlung hängt vom Vertrag ab.

Wie oft Chargebacks und andere Sonderfälle je Anbieter Arbeit machen, vergleicht Stripe vs. PayPal vs. Mollie in der Buchhaltung. Den Abgleich am Monatsende beschreibt Online-Zahlungen abstimmen, den Rahmen der Leitfaden Online-Zahlungen in der Buchhaltung.

Chargebacks im Monatsabschluss

Chargebacks gehören in denselben Monat wie die Belastung beim Zahlungsanbieter, nicht in den Monat der ursprünglichen Zahlung. Die ursprüngliche Zahlung bleibt in ihrem Monat gebucht. Die Rückbuchung kommt als neue Buchung hinzu, mit Bezug zur Original-Transaktion. So bleiben abgeschlossene Monate unverändert, und die Auszahlung, in der der Chargeback verrechnet ist, geht trotzdem auf. Ziehe Chargebacks dabei nicht still von den Erlösen der laufenden Woche ab. Ohne eigene Buchung kann später niemand erklären, warum eine Auszahlung niedriger war.

So löst finHero das

finHero exportiert Chargebacks und Disputes als eigene, referenzierbare Buchungen mit der Transaktions-ID der ursprünglichen Zahlung. Bei PayPal und Mollie bucht finHero Chargebacks wie eine Rücklastschrift. So bleibt das Transitkonto ausgeglichen, und die Kanzlei sieht jeden Fall einzeln.

Hinweis: Die Kontierungen sind typische Beispiele. Kontenzuordnung und steuerliche Behandlung stimmst du mit deiner Steuerkanzlei ab. finHero lässt dich alle Konten frei konfigurieren.