Stripe vs. PayPal vs. Mollie: welcher Zahlungsanbieter macht in der Buchhaltung am wenigsten Arbeit?

Das Fazit

Stripe macht in der Buchhaltung die wenigste Arbeit, PayPal die meiste, Mollie liegt dazwischen. Der Grund sind nicht die Gebühren, sondern die Daten: Stripe liefert mit Stripe Billing Rechnungen, Steuerinformationen und Abo-Zeiträume. PayPal und Mollie liefern keine Umsatzsteuer zur Transaktion, PayPal dazu viel Fremdwährung. Wie du alle Anbieter in einen gemeinsamen Prozess bringst, beschreibt der Leitfaden Zahlungsanbieter nach DATEV exportieren.

Diese Seite vergleicht ausdrücklich nicht die Transaktionsgebühren, sondern den Aufwand in der Buchhaltung. Mit einem Export-Tool wie finHero schrumpfen die Unterschiede, weil die Aufbereitung automatisch läuft. Was bleibt, sind die Lücken in den Quelldaten.

Vergleichstabelle: was jeder Anbieter für die Buchhaltung liefert

Die Tabelle zeigt, welche Daten der jeweilige Anbieter für die Buchhaltung bereitstellt und wo Handarbeit entsteht.

Stripe: vollständige Daten, aber Netto-Auszahlungen

Stripe ist aus Buchhaltungssicht der datenreichste Anbieter. Mit Stripe Billing entstehen Rechnungen und Gutschriften als PDF, Abo-Zeiträume sind bekannt, und mit Stripe Tax liegt der Steuersatz des Käuferlandes vor, etwa für OSS-Verkäufe.

Die Arbeit entsteht bei den Auszahlungen: Stripe zahlt netto aus, nach Abzug aller Gebühren und Erstattungen. Eine Auszahlung bündelt viele Vorgänge. Ohne Aufschlüsselung über ein Geldtransitkonto bleibt der Kontoauszug unklar. Dazu kommen Chargebacks, die spätere Auszahlungen verändern, und bei Jahresabos die pRAP. Bei Stripe Connect kommen Transfers und Application Fees hinzu.

Aufwand ohne Tool: mittel. Mit finHero: gering, inklusive Belegen und pRAP-Liste.

PayPal: keine Umsatzsteuer, viel Fremdwährung

PayPal ist Zahlungsabwickler, kein Rechnungssteller. Die Transaktionsliste enthält keinen Steuersatz. Gebühren werden je Transaktion abgezogen, Übertragungen aufs Bankkonto erscheinen als Sammelbetrag. Dazu kommen besonders häufig Zahlungen in USD, GBP oder anderen Währungen.

finHero rechnet Fremdwährung zum EZB-Referenzkurs des Belegdatums um und speichert die Kurse historisiert. Weil die Umsatzsteuer fehlt, bucht finHero Erlöse auf ein frei wählbares Standard-Erlöskonto oder auf ein Klärungskonto. Details stehen im Leitfaden zum PayPal DATEV Export.

Aufwand ohne Tool: hoch. Mit finHero: gering bis mittel, je nachdem, wie viel auf dem Klärungskonto landet.

Mollie: Settlements und keine Umsatzsteuer

Mollie ist stark bei europäischen Zahlarten. In der Buchhaltung sind zwei Punkte zu beachten. Erstens zahlt Mollie gesammelte Settlements aus, in denen Zahlungen, Rückerstattungen und Gebühren verrechnet sind. Die tatsächlichen Gebühren stehen in den Settlement-Kostenzeilen. Zweitens liefert Mollie keine Umsatzsteuer zur Transaktion.

finHero liest die realen Gebühren aus den Settlements, bucht Paid-out Settlements als Auszahlung aufs Geldtransitkonto und Erlöse auf das Standard-Erlöskonto bzw. das Klärungskonto. Mehr im Artikel Mollie DATEV Export.

Aufwand ohne Tool: mittel bis hoch. Mit finHero: gering bis mittel.

Kurz: Adyen, Paddle, Lemon Squeezy und GoCardless

Paddle und Lemon Squeezy erfordern ein Umdenken: Du verkaufst rechtlich an den Merchant of Record, nicht an den Endkunden. Wer die Auszahlungen als normale Inlandserlöse bucht, weist Umsatzsteuer aus, die gar nicht anfällt. Details im Artikel Paddle und Lemon Squeezy buchen (Merchant of Record).

GoCardless stellt die Einzelposten einer Auszahlung nur für die letzten 6 Monate bereit. Exportiere also zeitnah. Mehr dazu unter GoCardless nach DATEV exportieren.

Kriterien im Detail

Preis und Kosten: Buchhaltungszeit statt Transaktionsgebühr

Die Transaktionsgebühren der Anbieter sind gut vergleichbar. Die Buchhaltungskosten nicht, weil sie von den Daten abhängen. Ein Beispiel mit je 200 Transaktionen pro Monat, ohne Tool, interne Kosten 55 €/h. Alle Zeitwerte sind Annahmen.

Mit finHero kosten alle drei zusammen 600 Transaktionen, also 79 € netto im Monat (Stufe 501–1.000), plus kurze Prüfzeit.

Zielsysteme

Alle sieben Anbieter funktionieren in finHero mit allen vier Systemen: DATEV, BMD NTCS, bexio und Abacus, dazu Excel.

Belege

Nur Stripe (mit Billing) und Paddle bzw. Lemon Squeezy liefern Belege, die finHero als PDF exportiert. Bei PayPal, Mollie, Adyen und GoCardless kommen die Ausgangsrechnungen aus deinem Rechnungsprogramm oder Shop.

pRAP

Eine automatische pRAP braucht Abo-Zeiträume. Die liefern Stripe Billing sowie Paddle und Lemon Squeezy. Bei den übrigen Anbietern kommt die Abgrenzung aus deinem Abo-System.

Fremdwährung

Bei PayPal ist Fremdwährung der größte Aufwandstreiber. finHero rechnet dort zum EZB-Referenzkurs des Belegdatums um. Bei den anderen Anbietern bucht finHero Wechselkursdifferenzen mit.

Datenschutz und Einrichtung

finHero greift bei allen Anbietern nur lesend zu: Stripe über den App Marketplace, Mollie, Adyen, Paddle und Lemon Squeezy per API-Key, PayPal per Client-ID und Client-Secret, GoCardless per OAuth. Die Daten liegen verschlüsselt auf Servern in Deutschland.

Laufender Aufwand mit mehreren Anbietern

Wer mehrere Anbieter parallel nutzt, vervielfacht ohne Tool den Aufwand. Mit finHero entsteht ein gemeinsamer Monatsabschluss, jeder Anbieter mit eigenem Transitkonto. Wie das aussieht, zeigt der Artikel Stripe, PayPal und Mollie gemeinsam buchen.

Beispiel: drei Auszahlungen, drei Logiken

Wie unterschiedlich die Anbieter sind, zeigt ein Monat mit einer Auszahlung je Anbieter. Alle drei landen über ein eigenes Transitkonto auf der Bank, aber die Aufschlüsselung folgt unterschiedlichen Regeln:

Für jeden Anbieter gilt: Am Ende des Monats muss sein Transitkonto auf null stehen bzw. nur noch Vorgänge enthalten, die erst im Folgemonat ausgezahlt werden. Bleibt ein unerklärter Saldo, fehlt eine Buchung.

Ohne Tool brauchst du für jeden Anbieter einen eigenen Abgleich. Mit finHero bekommt jeder Anbieter ein eigenes Geld- bzw. Transitkonto, und alle Buchungen landen in einem gemeinsamen Export. Mehr dazu im Artikel Multi-Provider-Buchungsstapel.

Der Faktor Umsatzsteuer

Der größte Unterschied zwischen den Anbietern ist die Umsatzsteuer. Stripe liefert sie bei Rechnungen bzw. mit Stripe Tax, Paddle und Lemon Squeezy übernehmen sie als Merchant of Record. PayPal, Mollie, Adyen und GoCardless liefern keine Umsatzsteuer zur Transaktion.

Für diese Anbieter hast du zwei Wege. Entweder kommen die Erlöse mit Steuersatz aus deinem Rechnungsprogramm, und der Zahlungsanbieter gleicht nur den Debitor aus. Oder die Erlöse werden aus den Zahlungsdaten gebucht, dann auf ein Standard-Erlöskonto oder ein Klärungskonto. finHero unterstützt beide Varianten über die Kontenkonfiguration. Welche zu dir passt, hängt auch davon ab, ob du nach Soll oder Ist versteuerst.

Besonders bei Lastschriften lohnt der Blick auf die Gesamtkosten: Wer wiederkehrende B2B-Beträge einzieht, spart mit SEPA-Lastschrift oft Gebühren und bekommt mit GoCardless die Rechnungsnummer direkt in Belegfeld 1. Mehr dazu im Artikel Zahlungen per SEPA-Lastschrift günstiger einziehen.

Für wen eignet sich was?

Die Wahl des Anbieters solltest du nach Zahlarten, Kunden und Gebühren treffen. Die Buchhaltung ist mit einem Export-Tool bei allen Anbietern lösbar.

Wo finHero an Grenzen stößt

• Fehlende Quelldaten bleiben fehlend: Liefert ein Anbieter keine Umsatzsteuer oder keine Belege, kann finHero sie nicht erzeugen. Dann helfen Standard-Erlöskonto und Klärungskonto.
• Nur sieben Anbieter: finHero unterstützt Stripe, PayPal, Mollie, Adyen, Paddle, Lemon Squeezy und GoCardless. Andere Zahlungswege bleiben manuell.
• Kontenabstimmung nötig: Besonders bei Merchant of Record und OSS stimmst du die Konten mit deiner Kanzlei ab.

Hinweis: Die Kontierungen sind typische Beispiele. Kontenzuordnung und steuerliche Behandlung stimmst du mit deiner Steuerkanzlei ab. finHero lässt dich alle Konten frei konfigurieren.