PayPal und Stripe gemeinsam buchen: eine Kontenstruktur für beide

Viele Online-Händler und SaaS-Firmen nutzen Stripe für Karte und Lastschrift und PayPal für Kunden, die genau diese Zahlungsart wollen. In der Buchhaltung treffen damit zwei Anbieter mit sehr unterschiedlicher Datenlage aufeinander. Dieser Artikel zeigt dir, wie du PayPal und Stripe buchst, ohne dass die Kontierung uneinheitlich wird, wo die Unterschiede liegen und wie du Doppelbuchungen vermeidest. Wie jeder einzelne PayPal-Vorgang gebucht wird, steht im Leitfaden zum PayPal DATEV Export, die Stripe-Seite im Detail in der Pillar zur Stripe DATEV Schnittstelle.

Grundprinzip: getrennte Geldkonten, gemeinsame Ergebniskonten

Bei mehreren Zahlungsanbietern trennst du alles, was ein Guthaben abbildet, und teilst alles, was Ergebnis oder Forderung abbildet. Diese eine Regel verhindert die meisten Probleme.

Angaben jeweils SKR03 / SKR04, typische Beispiele. Die Stripe-Konten 1210/1810 und 1361/1461 sowie das PayPal-Konto 1815 und das PayPal-Transitkonto 1466 sind die Beispiele, die finHero in seinen Einstellungen nennt.

Warum getrennte Guthabenkonten? Weil jedes Guthabenkonto am Monatsende genau einen Saldo beim Anbieter widerspiegeln muss. Stehen PayPal und Stripe auf demselben Konto, weißt du bei einer Differenz nicht, wo du suchen sollst.

Warum gemeinsame Erlöskonten? Weil dein Umsatz nicht davon abhängt, wie der Kunde zahlt. Eine Rechnung über 119,00 € bleibt derselbe Umsatz, ob sie per Karte oder per PayPal bezahlt wird. Willst du auswerten, wie viel Umsatz über welchen Kanal kommt, nutze Kostenstellen oder Unterkonten, nicht verschiedene Erlöskonten mit gleicher Steuerwirkung.

Wo sich PayPal und Stripe unterscheiden

PayPal und Stripe liefern für dieselbe Zahlung unterschiedlich viele Informationen. Diese Unterschiede bestimmen, wie fein du buchen kannst.

Die wichtigste Folge: Stripe-Erlöse lassen sich nach Steuerfall auf verschiedene Erlöskonten buchen, etwa Inland 19 %, EU-OSS oder Reverse Charge. PayPal-Erlöse landen dagegen auf einem Standard-Erlöskonto oder auf dem Klärungskonto, weil PayPal den Steuerfall nicht kennt.

Bei Abo-Modellen mit Jahresvorauszahlung wird der Unterschied noch deutlicher. Für Stripe-Abos lässt sich der passive Rechnungsabgrenzungsposten (pRAP) aus den Abo-Daten berechnen. Für PayPal-Zahlungen fehlt diese Information, die Abgrenzung muss aus deinem Abo-System kommen.

Rechenbeispiel: ein Monat mit beiden Anbietern

Ein SaaS-Anbieter hat im Juni folgende Zahlungen. Alle Werte sind angenommen, Inlandskunden mit 19 %.

Buchungen in SKR04 (typisch), zusammengefasst je Anbieter:

In SKR03 entsprechen dem 1210 / 1361 für Stripe und 1215 / 1366 für PayPal, Gebühren auf 4970, Bank auf 1200.

Veränderung der Guthaben im Juni:

• Stripe: 21.420,00 − 385,56 − 238,00 − 20.300,00 = + 496,44 €
• PayPal: 5.355,00 − 148,95 − 119,00 − 4.800,00 = + 287,05 €

Diese beiden Werte prüfst du getrennt gegen die Saldenveränderung im Stripe-Dashboard bzw. im PayPal-Kontoauszug. Stimmt einer nicht, weißt du sofort, bei welchem Anbieter du suchen musst. Auf einem gemeinsamen Konto stünde nur + 783,49 €, und eine Differenz ließe sich keinem Anbieter zuordnen.

Die Gebührenquote liegt bei Stripe in diesem Beispiel bei 1,8 %, bei PayPal bei 2,8 %. Solche Kennzahlen bekommst du nur, wenn Gebühren je Anbieter erkennbar sind, zum Beispiel über die Gegenkonten oder über eigene Gebühren-Unterkonten.

Sonderfall: PayPal als Zahlungsmethode über Stripe

Bietest du PayPal als Zahlungsmethode in deinem Stripe-Checkout an, laufen diese Zahlungen buchhalterisch über Stripe. Sie erscheinen in Stripe als Zahlung mit Gebühr und werden mit dem nächsten Stripe-Payout ausgezahlt.

Für die Buchhaltung heißt das:

• PayPal über Stripe: nur aus Stripe buchen. Guthaben- und Transitkonto sind die Stripe-Konten.
• PayPal direkt (eigenes Geschäftskonto, eigener PayPal-Button): aus PayPal buchen, über die PayPal-Konten.
• Beides parallel: Prüfe genau, welche Zahlung wo ankommt. Eine Zahlung darf nur in einem der beiden Exporte stehen.

Wie es zu den doppelten Gebühren kommt, wenn PayPal über Stripe läuft, und warum andere Zahlungswege bei wiederkehrenden Rechnungen günstiger sein können, zeigt der Artikel Zahlungen per SEPA-Lastschrift günstiger einziehen.

Typische Fehler bei zwei Anbietern

Die meisten Probleme mit PayPal und Stripe entstehen nicht beim einzelnen Anbieter, sondern an der Schnittstelle zwischen beiden.

• Ein Guthabenkonto für beide: Differenzen lassen sich keinem Anbieter mehr zuordnen.
• Ein Transitkonto für beide: Ein Stripe-Payout und eine PayPal-Übertragung am selben Tag gleichen sich scheinbar aus, obwohl einer der Bankeingänge fehlt.
• PayPal über Stripe doppelt: Die Zahlung steht im Stripe-Export und zusätzlich im PayPal-Export.
• Unterschiedliche Kurse: Stripe-Fremdwährung wird mit dem Stripe-Kurs gebucht, PayPal-Fremdwährung mit dem EZB-Kurs. Einheitlich ist besser, die Regel legst du mit der Kanzlei fest.
• Unterschiedliche Steuerlogik ohne Klärung: Stripe-Erlöse sind nach Steuerfall getrennt, PayPal-Erlöse liegen auf dem Standard-Erlöskonto, obwohl auch Auslandsverkäufe darunter sind.

Ein Monatsabschluss für beide Anbieter

PayPal und Stripe gehören in denselben Monatsabschluss, aber jeder Anbieter wird für sich abgestimmt. Bewährt hat sich diese Reihenfolge:

1. Exporte für denselben Zeitraum ziehen: voller Kalendermonat, beide Anbieter.
2. Gemeinsamen Buchungsstapel importieren oder zwei getrennte Stapel, je nach Arbeitsweise der Kanzlei.
3. Guthaben je Anbieter abgleichen: Stripe-Konto gegen Stripe-Saldo, PayPal-Konto gegen PayPal-Kontoauszug.
4. Transitkonten je Anbieter prüfen: Offene Salden müssen Auszahlungen ohne Bankeingang sein.
5. Klärungskonto leeren: vor allem PayPal-Erlöse dem richtigen Steuerfall zuordnen.
6. Belege ablegen: Stripe-Rechnungen und Gutschriften, Rechnungen für PayPal-Zahlungen aus der Faktura, PayPal-Kontoauszug.

Nutzt du neben PayPal und Stripe weitere Anbieter wie Mollie oder GoCardless, gilt dieselbe Logik. Wie ein gemeinsamer Export für viele Anbieter aufgebaut ist, beschreibt der Artikel zum Multi-Provider-Buchungsstapel. Den Gesamtüberblick über alle Anbieter liefert Zahlungsanbieter nach DATEV exportieren.

So führt finHero PayPal und Stripe zusammen

finHero verbindet beliebig viele Zahlungsanbieter und führt sie in einem Monatsabschluss zusammen. Stripe verbindest du über die App im offiziellen Stripe App Marketplace, PayPal über Client-ID und Client-Secret einer PayPal-App mit Transaction Search. Beide Zugänge sind rein lesend.

Jeder Anbieter bekommt eigene Guthaben- und Transitkonten, Erlöse, Gebühren und Debitor teilen sich die Konten, die du einmal festlegst. Stripe-Erlöse werden nach Steuerfall gebucht, PayPal-Erlöse auf dein Standard-Erlöskonto oder das Klärungskonto. PayPal-Fremdwährungen rechnet finHero zum EZB-Referenzkurs des Belegdatums um. Der Export geht nach DATEV, BMD, bexio oder Abacus.

Hinweis: Die Kontierungen sind typische Beispiele. Kontenzuordnung und steuerliche Behandlung stimmst du mit deiner Steuerkanzlei ab. finHero lässt dich alle Konten frei konfigurieren.