Monatsabschluss: Was ist das?

Was ein Monatsabschluss ist

Ein Monatsabschluss schließt einen Buchungsmonat so ab, dass seine Zahlen stimmen. Er ist kleiner als der Jahresabschluss, folgt aber derselben Idee: Alle Geschäftsvorfälle sind erfasst, alle Konten abgestimmt, Ergebnisse auswertbar.

Typische Schritte:

1. Vollständigkeit: Alle Rechnungen, Zahlungen, Gebühren, Erstattungen und Auszahlungen sind gebucht.
2. Abstimmung der Finanzkonten: Bank, Kasse und Konten der Zahlungsanbieter stimmen mit den Kontoauszügen überein.
3. Transitkonten prüfen: Geldtransit- und Verrechnungskonten stehen auf null oder der Saldo ist erklärt.
4. Klärungsfälle auflösen: Offene Positionen auf dem Klärungskonto werden zugeordnet.
5. Abgrenzungen: etwa die passive Rechnungsabgrenzung für Jahresabos.
6. Umsatzsteuer: Die Voranmeldung wird erstellt und übermittelt.
7. Festschreibung: Die Buchungen des Monats werden in DATEV festgeschrieben.

Rechenbeispiel: Abstimmung mit zwei Anbietern

Ein SaaS-Unternehmen nutzt Stripe und PayPal. Im März zeigt die Abstimmung:

Bei PayPal bleiben 40,00 € offen. Ursache im Beispiel: Eine Erstattung über 40,00 € wurde nicht gebucht. Nach der Korrekturbuchung steht auch das PayPal-Transitkonto auf null.

Zum Monatsende gehört zusätzlich die Abgrenzung. Ein Kunde hat im März 1.200 € für ein Jahresabo gezahlt, davon gehören 100 € in den März.

Typische Kontierung im SKR03:

Typische Kontierung im SKR04:

Checkliste für den Monatsabschluss mit Zahlungsanbietern

Eine kurze Liste hilft, jeden Monat dieselben Punkte abzuarbeiten:

• Alle Auszahlungen des Monats sind im Export und auf dem Bankkonto vorhanden.
• Jedes Geldtransitkonto steht auf null oder der Saldo ist erklärt.
• Gebühren, Erstattungen und Chargebacks sind einzeln gebucht.
• Das Klärungskonto ist leer oder die offenen Positionen sind an die Kanzlei gemeldet.
• Fremdwährungsbeträge sind zum dokumentierten Kurs umgerechnet.
• Die Abgrenzung für Jahresabos ist aktualisiert.
• Belege und Belegliste liegen der Kanzlei vor.
• Der Buchungsstapel ist importiert und vor der Festschreibung geprüft.

Wer diese Liste jeden Monat abhakt, verschiebt Probleme nicht ans Jahresende. Das spart beim Jahresabschluss meist mehr Zeit, als die monatliche Prüfung kostet.

Bezug zu Zahlungsanbietern

Zahlungsanbieter machen den Monatsabschluss aufwendiger, weil jeder seine eigenen Reports, Auszahlungsrhythmen und Sonderfälle hat. Stripe zahlt in Payouts aus, Mollie in Settlements, PayPal überträgt Guthaben aufs Bankkonto, GoCardless bündelt Lastschriften und Rücklastschriften. Adyen kennt mehrere Gebührenarten, Paddle und Lemon Squeezy rechnen als Merchant of Record ab.

Wer drei Anbieter nutzt, hat jeden Monat drei getrennte Abläufe. Fehler zeigen sich meist erst beim Abgleich der Transitkonten. Wie du die Konten systematisch prüfst, beschreibt Online-Zahlungen abstimmen. Eine Checkliste für SaaS-Unternehmen bietet Monatsabschluss für SaaS. Wie mehrere Anbieter in einem Ablauf zusammenkommen, zeigt Stripe, PayPal und Mollie gemeinsam buchen. Den Rahmen setzt Online-Zahlungen in der Buchhaltung.

Wie lange ein Monatsabschluss dauert

Die Dauer hängt weniger von der Zahl der Transaktionen ab als davon, wie die Daten ankommen. Wer Auszahlungen jeden Monat von Hand aufschlüsselt, braucht pro Anbieter oft Stunden. Wer einen fertigen Buchungsstapel mit Belegen übergibt, reduziert die Arbeit auf Import, Abstimmung und Klärungsfälle.

Ein zweiter Faktor ist der Zeitpunkt. Wer Daten erst kurz vor der Frist für die Umsatzsteuer-Voranmeldung liefert, lässt keinen Puffer für Klärungsfälle. Besser ist ein fester Termin in den ersten Tagen des Folgemonats, an dem Export, Belege und Abstimmung erledigt werden.

So löst finHero das

finHero führt beliebig viele Zahlungsanbieter in einem Monatsabschluss zusammen, jeder Anbieter mit eigenem Geld- und Transitkonto. Zahlungen, Gebühren, Erstattungen, Chargebacks, Auszahlungen und die Liste der passiven Rechnungsabgrenzungsposten kommen in einem Export, dazu die Belege als PDF.

Hinweis: Die Kontierungen sind typische Beispiele. Kontenzuordnung und steuerliche Behandlung stimmst du mit deiner Steuerkanzlei ab. finHero lässt dich alle Konten frei konfigurieren.