Welche Lösung unterstützt Stripe, PayPal und Mollie gleichzeitig in der Buchhaltung?

Viele Online-Unternehmen nutzen nicht einen, sondern mehrere Zahlungsanbieter: Stripe für Karten und Abos, PayPal, weil Kunden es erwarten, und Mollie für europäische Zahlarten wie iDEAL oder SEPA. Für die Buchhaltung heißt das drei Datenquellen, drei Exportformate und drei Arten von Auszahlungen. Die gesuchte Lösung muss alle drei gleichzeitig verarbeiten und trotzdem einen sauberen Monatsabschluss liefern. Den Gesamtüberblick zu allen Anbietern gibt der Leitfaden Zahlungsanbieter nach DATEV exportieren.

Warum drei Anbieter mehr als dreifache Arbeit bedeuten

Drei Zahlungsanbieter verursachen mehr als dreifachen Aufwand, weil jeder seine Daten anders strukturiert. Wer sie manuell zusammenführt, muss drei Logiken verstehen und in eine Kontierung übersetzen.

Die wichtigsten Unterschiede:

Dazu kommt der Bankabgleich: Auf dem Kontoauszug stehen nur Sammelbeträge wie „Stripe“, „PayPal“ oder „Mollie Payments B.V.“. Ohne getrennte Konten pro Anbieter lässt sich kaum nachvollziehen, welche Einzelzahlungen in welcher Auszahlung stecken. Das Prinzip dahinter erklärt der Glossareintrag Auszahlung (Payout).

Beispiel: Ein Monat mit Stripe, PayPal und Mollie

Ein Monatsbeispiel zeigt, wie drei Anbieter in einem gemeinsamen Abschluss aussehen.

Ein Onlineshop verkauft im September für 10.000 € brutto (19 % USt):

• Stripe: 6.000 €, Gebühren 120 €, eine Erstattung über 100 €
• PayPal: 2.500 €, Gebühren 90 €
• Mollie: 1.500 €, Gebühren 30 €, Settlement am Monatsende

Jeder Anbieter bekommt ein eigenes Konto. Im Beispiel läuft Stripe über das Geldtransitkonto, PayPal und Mollie über eigene Finanzkonten.

Die Auszahlungen gleichen die Konten aus: Stripe zahlt 5.780 € aus, Mollie 1.470 €. Bei PayPal bleibt der Saldo von 2.410 € stehen, bis du ihn aufs Bankkonto überträgst. Am Monatsende zeigt jedes Konto genau den Saldo, den der jeweilige Anbieter selbst ausweist. Weicht ein Saldo ab, weißt du sofort, bei welchem Anbieter du suchen musst.

Wie der gemeinsame Stapel technisch aufgebaut ist, beschreibt der Artikel Multi-Provider-Buchungsstapel.

So läuft der Monatsabschluss mit drei Anbietern ab

Ein gemeinsamer Monatsabschluss für Stripe, PayPal und Mollie folgt immer derselben Reihenfolge. Damit findest du Differenzen schnell:

1. Export erzeugen, nachdem alle drei Anbieter den Monat abgeschlossen haben, idealerweise einige Tage nach Monatsende.
2. Salden je Anbieter prüfen: Stripe-Saldo, PayPal-Endsaldo und offene Mollie-Beträge mit den Konten in der Buchhaltung vergleichen.
3. Auszahlungen abgleichen: Jede Bankgutschrift von Stripe, PayPal oder Mollie muss einer Auszahlungsbuchung gegenüberstehen.
4. Klärungskonto leeren: Erlöse ohne eindeutige Steuerzuordnung, etwa aus PayPal, ordnet die Kanzlei einmalig zu.
5. Belege übergeben: Rechnungen und Gutschriften als PDF gehen zusammen mit dem Buchungsstapel an die Kanzlei.

Wer diesen Ablauf einmal eingerichtet hat, braucht für drei Anbieter kaum mehr Zeit als für einen.

Welche Lösungen gibt es?

Für die gemeinsame Buchhaltung von Stripe, PayPal und Mollie gibt es vier Wege. Sie unterscheiden sich vor allem darin, ob am Ende ein oder drei Exporte stehen.

Manueller CSV-Export je Anbieter

Du lädst drei Berichte herunter, bringst sie in ein gemeinsames Format und buchst sie. Das ist ohne Lizenzkosten möglich, aber jeder Anbieter hat eigene Spalten, Vorzeichen und Datumsformate. Bei mehreren hundert Transaktionen pro Monat wird das zur Tagesaufgabe.

Eigenentwicklung

Ein Skript liest alle drei APIs und schreibt einen gemeinsamen Buchungsstapel. Das ist die flexibelste Lösung, aber du pflegst drei Anbindungen dauerhaft, inklusive Settlements bei Mollie und Fremdwährung bei PayPal.

Getrennte spezialisierte Export-Tools

Für einzelne Anbieter gibt es spezialisierte Export-Tools. Wer für jeden Anbieter ein eigenes Tool nutzt, erhält drei Exporte mit unterschiedlicher Kontierungslogik und drei Rechnungen. Einige spezialisierte Export-Tools unterstützen mehrere Anbieter, prüfe aber, ob alle drei dabei sind.

finHero

finHero unterstützt Stripe, PayPal und Mollie gleichzeitig, dazu Adyen, Paddle, Lemon Squeezy und GoCardless.

• Ein Monatsabschluss: Alle verbundenen Anbieter werden in einem Export zusammengeführt.
• Eigene Konten je Anbieter: Jeder Anbieter bekommt sein eigenes Geld- bzw. Transitkonto.
• Besonderheiten abgebildet: Stripe-Auszahlungen über das Geldtransitkonto, PayPal-Fremdwährung zum EZB-Referenzkurs des Belegdatums, Mollie-Settlements rekonstruiert mit getrennten Gebühren.
• Anbindung: Stripe und Mollie per API-Key, PayPal per Client-ID und Client-Secret, alles nur lesend.
• Zielsysteme: DATEV, BMD NTCS, bexio, Abacus und Excel.

Die Anbindung der einzelnen Anbieter zeigen die Seiten Mollie zu DATEV und PayPal zu DATEV. Für österreichische Kanzleien gibt es den Weg Mollie zu BMD.

Entscheidungshilfe: Kriterien für mehrere Anbieter

Die passende Lösung für mehrere Zahlungsanbieter erkennst du daran, dass am Ende jeder Anbieter-Saldo in der Buchhaltung mit dem echten Saldo übereinstimmt. Diese Kriterien helfen bei der Auswahl:

• Alle genutzten Anbieter werden per API angebunden, nicht nur per CSV
• Jeder Anbieter hat ein eigenes Geld- oder Transitkonto
• Gebühren werden je Anbieter separat gebucht
• Mollie-Settlements werden in Einzelposten aufgelöst
• PayPal-Fremdwährung wird mit dokumentiertem Kurs umgerechnet
• Erlöse ohne USt-Daten landen auf einem definierten Konto oder einem Klärungskonto
• Ein gemeinsamer Export für das Buchhaltungssystem deiner Kanzlei
• Weitere Anbieter lassen sich später ergänzen
• Zugriff auf alle Konten nur lesend

Wann sich eine gemeinsame Lösung besonders lohnt

• Wenn du mehr als zwei Anbieter nutzt.
• Wenn deine Kanzlei Rückfragen zu Sammelauszahlungen stellt.
• Wenn du in mehreren Ländern verkaufst und Fremdwährungen anfallen.

Wann getrennte Wege reichen

• Wenn ein Anbieter nur wenige Zahlungen pro Monat hat und manuell schnell gebucht ist.

Welcher Anbieter in der Buchhaltung wie viel Aufwand macht, vergleicht Stripe vs. PayPal vs. Mollie in der Buchhaltung. Für den Spezialfall mit nur zwei Anbietern lohnt der Artikel PayPal und Stripe gemeinsam buchen.

Hinweis: Die Kontierungen sind typische Beispiele. Kontenzuordnung und steuerliche Behandlung stimmst du mit deiner Steuerkanzlei ab. finHero lässt dich alle Konten frei konfigurieren.