PayPal-Gebühren buchen: Konten, Sonderfälle und Rechenbeispiel

PayPal zieht seine Gebühr direkt vom Zahlungsbetrag ab. Dein Kunde zahlt 119,00 €, auf deinem PayPal-Guthaben kommen etwa 115,69 € an. Genau diese Differenz ist die häufigste Fehlerquelle beim Buchen von PayPal. Dieser Artikel zeigt dir, wie du PayPal-Gebühren buchst, welche Konten in SKR03 und SKR04 üblich sind und wie du mit Sonderfällen wie Erstattungen, Käuferschutz und Fremdwährung umgehst. Den kompletten Ablauf vom PayPal-Konto bis zum Buchungsstapel findest du im Leitfaden zum PayPal DATEV Export.

Das Bruttoprinzip: Umsatz und Gebühr getrennt buchen

PayPal-Gebühren sind eigener Aufwand und werden nie mit dem Umsatz verrechnet. Das folgt aus dem Verrechnungsverbot im Handelsrecht und aus der Umsatzsteuer: Die Steuer schuldest du auf den vollen Betrag, den dein Kunde zahlt, nicht auf das, was nach Abzug der Gebühr übrig bleibt.

Ein Beispiel mit einer angenommenen Gebühr von 2,49 % + 0,35 € (deine Konditionen können abweichen):

Gebucht werden zwei Sätze:

1215 bzw. 1815 ist dein PayPal-Guthabenkonto, 10000 der Debitor. Buchst du ohne Debitorenbuchhaltung, steht statt 10000 direkt das Erlöskonto 8400 bzw. 4400.

Das Prinzip heißt auch Gebührensplitting und gilt für alle Zahlungsanbieter. Bei Stripe sieht es fast identisch aus, mit dem Unterschied, dass Stripe die Gebühren in Saldentransaktionen ausweist. Details dazu findest du unter Stripe-Gebühren buchen.

Was passiert bei einer Nettobuchung?

Bucht jemand nur 115,69 € als Erlös, sieht das in DATEV so aus: 115,69 € brutto auf 8400 bzw. 4400, daraus 18,47 € Umsatzsteuer. Richtig wären 19,00 €. Pro Zahlung fehlen also 0,53 € Umsatzsteuer.

Rechenweg für 100 Zahlungen: Gebühren 100 × 3,31 € = 331,00 €; darin rechnerisch enthaltene Umsatzsteuer 331,00 € ÷ 1,19 × 0,19 = 52,85 €.

Die fehlende Umsatzsteuer fällt bei einer Umsatzsteuer-Verprobung oder Prüfung auf und muss nachgezahlt werden. Gleichzeitig ist der Gewinn nicht falsch, weil der zu niedrige Umsatz und der fehlende Aufwand sich ausgleichen. Steuerlich ist es trotzdem ein Fehler.

Umsatzsteuer auf PayPal-Gebühren

PayPal-Transaktionsgebühren enthalten in der Regel keine Vorsteuer, die du abziehen kannst. Zahlungsdienstleistungen sind grundsätzlich von der Umsatzsteuer befreit, und PayPal weist auf diese Gebühren keine deutsche Umsatzsteuer aus.

Für deine Buchung heißt das: Die Gebühr wird ohne Steuerschlüssel auf 4970 bzw. 6855 gebucht. Nutzt du Automatikkonten mit Vorsteuer, achte darauf, dass das Gebührenkonto keine Vorsteuer zieht.

Bei anderen PayPal-Leistungen, etwa Zusatzprodukten oder Diensten außerhalb der reinen Zahlungsabwicklung, kann das anders aussehen. Prüfe dann die Rechnung bzw. den Ausweis auf dem Kontoauszug und stimm die Behandlung mit deiner Kanzlei ab.

Sonderfälle: welche Gebühren es bei PayPal gibt

Neben der Standard-Transaktionsgebühr gibt es bei PayPal weitere Gebührenarten, die alle auf dasselbe Gebührenkonto laufen, aber unterschiedlich entstehen.

Gebühr bei Erstattung

Erstattest du einem Kunden den vollen Betrag, kann PayPal einen Teil der ursprünglichen Gebühr zurückgeben oder die Gebühr ganz einbehalten. Maßgeblich ist, was in der Erstattungstransaktion ausgewiesen ist.

Beispiel: Die ursprüngliche Gebühr betrug 3,31 €. PayPal erstattet angenommen 2,96 € (den prozentualen Anteil), die Fixgebühr von 0,35 € bleibt bei PayPal.

Netto bleibt dir ein Gebührenaufwand von 0,35 €. Gutschrift und Umsatzminderung buchst du wie gewohnt über deine Faktura.

Teilerstattung

Bei einer Teilerstattung von 50,00 € auf eine Zahlung über 119,00 € erstattet PayPal, wenn überhaupt, nur einen anteiligen Gebührenbetrag. Auch hier gilt: Buche genau den Betrag, den die Transaktion ausweist. Rechne die Gebühr nicht selbst nach.

Gebühr bei Käuferschutzfällen und Chargebacks

Bei einem Käuferschutzfall oder einem Chargeback kann PayPal eine zusätzliche Bearbeitungsgebühr berechnen. Sie wird wie eine Transaktionsgebühr auf 4970 bzw. 6855 gebucht. Die Rückbuchung des Zahlungsbetrags ist davon getrennt und läuft gegen Debitor bzw. Erlös.

Gebühren für internationale Zahlungen

Zahlt ein Kunde aus dem Ausland, berechnet PayPal oft einen Zuschlag. Er ist Teil der Transaktionsgebühr und erscheint in der Regel nicht als separate Zeile. Du buchst ihn mit der Gebühr zusammen.

Gebühr für Währungsumrechnung

Rechnet PayPal ein Fremdwährungsguthaben in Euro um, steckt die Gebühr meist im Umrechnungskurs, nicht als separater Betrag. Das ist buchhalterisch ein Kursthema, keine klassische Gebühr. Wie du solche Differenzen behandelst, erklärt der Artikel PayPal-Fremdwährung buchen.

Übersicht

Rechenbeispiel: ein Monat PayPal-Gebühren

Ein kleiner Online-Shop hat im Mai folgende PayPal-Vorgänge. Gebührensätze sind angenommen.

Rechenweg Inland: 120 × (2,49 % × 59,50 € + 0,35 €) = 120 × 1,83 € = 219,60 € (gerundet je Transaktion). EU-Ausland mit angenommenem Zuschlag: 15 × 4,72 € = 70,80 €.

In der Buchhaltung stehen damit 299,48 € Gebührenaufwand auf 4970 bzw. 6855. Bezogen auf 8.925,00 € Bruttoumsatz aus Zahlungen sind das rund 3,4 %. Diese Kennzahl ist nützlich: Sie zeigt dir, was PayPal als Zahlungsweg tatsächlich kostet, im Vergleich zu Karte oder Lastschrift. Wie stark sich die Kosten je Zahlungsart unterscheiden, zeigt der Artikel Zahlungen per SEPA-Lastschrift günstiger einziehen.

Einzelbuchung oder Sammelbuchung?

Du kannst PayPal-Gebühren je Transaktion oder als Monatssumme buchen. Beide Wege führen zum selben Aufwand, unterscheiden sich aber in der Nachvollziehbarkeit.

• Einzelbuchung je Transaktion: Jede Gebühr hat dieselbe Referenz wie ihre Zahlung, etwa die Transaktions-ID im Belegfeld. Erstattungen und Rückbuchungen lassen sich eindeutig zuordnen. Mehr Buchungszeilen, aber bei automatischem Export kein Mehraufwand.
• Sammelbuchung pro Monat: Eine Zeile mit der Monatssumme laut PayPal-Kontoauszug. Weniger Zeilen, aber bei Rückfragen musst du in der PayPal-Liste suchen.

Bei manueller Buchung ist die Monatssumme verlockend. Sobald Erstattungen und Fremdwährungen dazukommen, wird die Einzelbuchung aber deutlich leichter abzustimmen.

So bucht finHero PayPal-Gebühren

finHero bucht die Gebühr jeder PayPal-Transaktion separat auf dein Gebührenkonto, mit der PayPal-Transaktions-ID als Referenz. Gebührenerstattungen bei Refunds und Gebühren bei Rückbuchungen werden ebenfalls getrennt erfasst. Das Gebührenkonto und optional einen BU-Schlüssel legst du selbst fest. Fremdwährungsgebühren rechnet finHero zum EZB-Referenzkurs des Belegdatums um.

So bleibt dein Umsatz brutto, deine Gebühren sind als Aufwand sichtbar, und dein PayPal-Konto in der Buchhaltung stimmt mit dem Saldo bei PayPal überein. Wie die Gebührenbuchung mit dem Transitkonto für Übertragungen zusammenspielt, zeigt der Artikel zum PayPal-Geldtransitkonto.

Hinweis: Die Kontierungen sind typische Beispiele. Kontenzuordnung und steuerliche Behandlung stimmst du mit deiner Steuerkanzlei ab. finHero lässt dich alle Konten frei konfigurieren.