PayPal-Fremdwährung buchen: EZB-Kurs, Umrechnung und Kursdifferenzen

Sobald Kunden aus den USA, Großbritannien oder der Schweiz über PayPal zahlen, wird es in der Buchhaltung kompliziert. PayPal rechnet mit einem eigenen Kurs um, behält Guthaben auf Wunsch in Fremdwährung und weist Gebühren in der Zahlungswährung aus. Dieser Artikel zeigt dir, wie du PayPal-Fremdwährung buchst: mit welchem Kurs, wie Kursdifferenzen entstehen und wie du sie in SKR03 und SKR04 erfasst. Den Gesamtzusammenhang aller PayPal-Buchungen findest du im Leitfaden zum PayPal DATEV Export.

Warum der PayPal-Kurs nicht dein Buchungskurs ist

PayPal rechnet Fremdwährungen mit einem eigenen Kurs um, der einen Aufschlag auf den Marktkurs enthält. Dieser Kurs ist für deine Buchhaltung kein geeigneter Bewertungsmaßstab, weil er nicht unabhängig belegt ist und von Tag zu Tag und Vorgang zu Vorgang anders ausfallen kann.

Für die Umrechnung des Umsatzes brauchst du einen Kurs, der nachvollziehbar und dokumentiert ist. In der Praxis hat sich der EZB-Referenzkurs des Belegdatums durchgesetzt. Die Europäische Zentralbank veröffentlicht ihn an jedem Arbeitstag für alle wichtigen Währungen. Er ist öffentlich, nachträglich abrufbar und unabhängig von deinem Zahlungsanbieter.

Für die Umsatzsteuer gibt es eigene Vorgaben zur Umrechnung. Ob du für die Umsatzsteuer-Voranmeldung die monatlichen Durchschnittskurse des BMF oder Tageskurse nutzt, stimmst du mit deiner Kanzlei ab.

Zwei Situationen: sofort umrechnen oder Guthaben halten

Wie du PayPal-Fremdwährung buchst, hängt davon ab, was PayPal mit dem Geld macht. Es gibt zwei grundlegende Fälle.

Fall A: PayPal rechnet sofort in Euro um. Das ist die Standardeinstellung bei vielen Geschäftskonten. Der Kunde zahlt in USD, PayPal schreibt dir sofort Euro gut. Die Kursdifferenz entsteht direkt beim Zahlungseingang.

Fall B: Du hältst ein Guthaben in Fremdwährung. Du hast im PayPal-Konto ein USD-Guthaben eingerichtet. Zahlungen in USD bleiben in USD. Die Kursdifferenz entsteht erst, wenn du das Guthaben umrechnest oder auf die Bank überträgst. Liegt das Guthaben am Bilanzstichtag noch bei PayPal, musst du es bewerten.

Fall A: sofortige Umrechnung bei Zahlungseingang

Bei sofortiger Umrechnung buchst du den Umsatz zum EZB-Kurs und die Abweichung zum tatsächlich gutgeschriebenen Euro-Betrag als Kursdifferenz.

Rechenbeispiel

Ein US-Kunde zahlt eine Rechnung über 250,00 USD. Angenommene Werte:

Rechenweg:

• Umsatz: 250,00 ÷ 1,0800 = 231,48 €
• Gebühr: 9,45 ÷ 1,0800 = 8,75 €
• Netto zum EZB-Kurs: 231,48 − 8,75 = 222,73 €
• Netto laut PayPal: 240,55 ÷ 1,1100 = 216,71 €
• Kursverlust: 222,73 − 216,71 = 6,02 €

Buchungen

Nach den drei Buchungen steht auf dem PayPal-Konto ein Zugang von 216,71 €, genau der Betrag, den PayPal gutgeschrieben hat. Der Umsatz ist mit 231,48 € korrekt bewertet. Der Aufschlag von PayPal erscheint als Kursverlust und ist damit sichtbar.

Liegt der PayPal-Kurs ausnahmsweise günstiger als der EZB-Kurs, entsteht ein Kursgewinn. Dann buchst du das PayPal-Konto im Soll und das Konto für Kursgewinne im Haben: 1215 an 2660 (SKR03) bzw. 1815 an 4840 (SKR04).

Bei Verkäufen in die USA: Umsatzsteuer

Die Umsatzsteuer ist bei Verkäufen ins Drittland oft gar nicht deutsch, etwa bei Lieferungen in die USA oder bei bestimmten Leistungen an Unternehmen. PayPal liefert dazu keine Information. Der Erlös muss deshalb auf das richtige Erlöskonto, was bei PayPal meist über die Rechnung oder ein Klärungskonto läuft. Der Kursteil ist von dieser Frage unabhängig.

Fall B: Guthaben in Fremdwährung halten

Hältst du ein Fremdwährungsguthaben bei PayPal, bleibt die Zahlung zunächst in USD. Du buchst sie trotzdem zum EZB-Kurs in Euro, weil deine Buchhaltung in Euro geführt wird. Die Kursdifferenz entsteht später.

Rechenbeispiel über drei Schritte

Buchwert des USD-Guthabens vor Umrechnung: 465,12 − 16,56 = 448,56 €. Gutgeschrieben in EUR: 482,20 ÷ 1,1000 = 438,36 €. Kursverlust: 448,56 − 438,36 = 10,20 €.

Der Teil des Kursverlusts, der aus der Marktbewegung zwischen 05.06. und 28.06. kommt, und der Teil, der aus dem PayPal-Aufschlag kommt, werden hier nicht getrennt. Das ist in der Praxis üblich. Eine Trennung ist möglich, aber nur mit erheblichem Aufwand.

Bewertung zum Bilanzstichtag

Liegt am Bilanzstichtag noch ein Guthaben in USD bei PayPal, bewertest du es nach den handelsrechtlichen Regeln für Fremdwährungsguthaben. Für kurzfristige Guthaben wird in der Regel der Devisenkassamittelkurs am Stichtag angesetzt, und die Differenz zum Buchwert wird als Kursgewinn oder Kursverlust gebucht. Die Details legt deine Kanzlei fest.

Ein praktischer Grund, Fremdwährungsguthaben bei PayPal klein zu halten: Jede gehaltene Währung braucht einen eigenen Saldenabgleich und eine Bewertung zum Jahresende.

Gebühren in Fremdwährung

PayPal weist Gebühren bei Fremdwährungszahlungen in der Zahlungswährung aus. Du rechnest sie mit demselben EZB-Kurs um wie die Zahlung selbst, damit Zahlung und Gebühr zusammenpassen. Unterschiedliche Kurse für Zahlung und Gebühr derselben Transaktion führen zu kleinen Differenzen, die sich über den Monat summieren.

Ein Umrechnungsaufschlag ist dagegen keine Gebühr im engeren Sinn, sondern steckt im Kurs. Er landet deshalb als Kursdifferenz in der Buchhaltung und nicht auf dem Gebührenkonto. Wie du die eigentlichen Transaktionsgebühren buchst, beschreibt PayPal-Gebühren buchen.

Leitwährung CHF: PayPal in der Schweiz

Für Unternehmen in der Schweiz ist die Leitwährung CHF. Dann sind Euro-Zahlungen über PayPal ebenfalls Fremdwährung. Das Prinzip bleibt gleich: Umrechnung zum Referenzkurs des Belegdatums, Differenzen zum PayPal-Kurs als Kursdifferenz. Die Konten richten sich nach dem Kontenrahmen KMU, zum Beispiel ein Konto für Kursdifferenzen im Finanzaufwand bzw. Finanzertrag. Mehr zu den Schweizer Besonderheiten liest du unter Zahlungsanbieter buchen in der Schweiz.

Kurse dokumentieren: GoBD

Jeder Kurs, den du für eine Umrechnung verwendest, muss später nachvollziehbar sein. Bei einer Prüfung reicht es nicht, dass der Kurs „ungefähr“ stimmt. Du musst zeigen können, welcher Kurs für welche Buchung verwendet wurde und woher er stammt.

Bei manueller Buchung heißt das: Kursliste je Monat ablegen, mit Quelle, Datum und Wert, und im Buchungssatz Basisbetrag und Kurs angeben. Im DATEV-Buchungsstapel gibt es dafür eigene Felder für Währung, Basisbetrag und Kurs. Was die GoBD zur Nachvollziehbarkeit sonst verlangen, erklärt der Artikel zum GoBD-konformen Export von Zahlungsdaten.

So rechnet finHero PayPal-Fremdwährung um

finHero rechnet jede PayPal-Zahlung in Fremdwährung zum EZB-Referenzkurs des Belegdatums in deine Leitwährung um, EUR oder CHF. Kurs und Basisbetrag stehen im Export, und die verwendeten Kurse werden historisiert gespeichert. So bleibt jede Umrechnung auch Jahre später nachvollziehbar. Gebühren in Fremdwährung werden mit demselben Kurs umgerechnet und separat gebucht, Wechselkursdifferenzen gehören zum Export.

Das nimmt dir den aufwendigsten Teil ab: Kurse nachschlagen, umrechnen, dokumentieren. Die Entscheidung, ob du Fremdwährungsguthaben bei PayPal hältst oder sofort umrechnest, bleibt deine. Wie sich Übertragungen aus PayPal auf dein Bankkonto anschließend sauber abstimmen lassen, zeigt der Artikel zum PayPal-Geldtransitkonto.

Hinweis: Die Kontierungen sind typische Beispiele. Kontenzuordnung und steuerliche Behandlung stimmst du mit deiner Steuerkanzlei ab. finHero lässt dich alle Konten frei konfigurieren.