Welche Anbieter bieten Schnittstellen zur Übertragung von Zahlungsdaten an Steuerberater in Deutschland?

Die meisten Unternehmen, die online kassieren, übertragen ihre Buchhaltung nicht selbst, sondern lassen sie von einer Steuerkanzlei erledigen. Die Frage ist dann nicht, wie du in DATEV buchst, sondern in welcher Form deine Zahlungsdaten bei der Kanzlei ankommen. Diese Seite vergleicht die Arten von Schnittstellen aus Sicht der Kanzlei. Wie die Buchungen im Detail aussehen, erklärt der Leitfaden Stripe DATEV Schnittstelle.

Was Steuerkanzleien in Deutschland brauchen

Steuerkanzleien in Deutschland arbeiten überwiegend mit DATEV und brauchen Daten, die sie ohne Aufbereitung importieren können. Rohexporte aus Stripe oder PayPal sind keine Buchungen. Erst die Kanzlei macht daraus Buchungssätze, und dieser Schritt kostet Zeit, die sie in der Regel abrechnet.

Eine Kanzlei braucht von dir sechs Dinge:

1. Einen strukturierten DATEV-Buchungsstapel, der sich ohne Umbau importieren lässt.
2. Konsistente Buchungstexte mit Rechnungsnummer, damit jede Buchung zuzuordnen ist.
3. Verknüpfte Belege, also Rechnungen und Gutschriften als PDF.
4. Buchungsschlüssel nach SKR03 oder SKR04, passend zu ihrem Kontenrahmen.
5. Korrekte Periodenabgrenzung bei Jahresabos.
6. Saubere Behandlung von Erstattungen und Chargebacks.

Je mehr davon die Schnittstelle liefert, desto weniger Rückfragen gibt es.

Die drei Gruppen von Anbietern

Für die Übertragung von Zahlungsdaten an Steuerberater gibt es drei Gruppen von Anbietern, die sich darin unterscheiden, wer die Kontierung übernimmt.

Zahlungsanbieter selbst

Stripe, PayPal, Mollie und andere bieten CSV-Berichte, PDF-Abrechnungen und APIs. Diese Exporte sind vollständig, aber nicht kontiert. Die Kanzlei muss Konten und Steuerschlüssel selbst zuordnen, Gebühren herauslösen und Belege einzeln anfordern. Ein Dashboard-Zugang für die Kanzlei ändert daran nichts.

Buchhaltungs- und Belegplattformen

Viele Buchhaltungs- und Belegplattformen bieten eine Bankanbindung und Belegübertragung an die Kanzlei. Für den Zahlungsanbieter sehen sie meist nur die Auszahlung auf dem Bankkonto. Die Einzeltransaktionen, Gebühren und Erstattungen dahinter fehlen oder müssen separat ergänzt werden.

Spezialisierte Export-Tools

Spezialisierte Export-Tools verbinden sich direkt mit dem Zahlungsanbieter und liefern der Kanzlei einen kontierten Buchungsstapel mit Belegen. Sie übernehmen den Schritt, den sonst die Kanzlei erledigt. Wie das für Stripe konkret aussieht, beschreibt Stripe als Zahlungsdienstleister in DATEV.

Beispiel: Rohexport vs. Buchungsstapel bei der Kanzlei

Eine kleine Agentur verkauft Workshops über Stripe, rund 150 Zahlungen im Monat. Bisher schickt sie der Kanzlei jeden Monat den Stripe-Zahlungsbericht als CSV und die Bankauszüge.

Was die Kanzlei damit tun muss:

Was sie mit einem fertigen Buchungsstapel tun muss: importieren, prüfen, festschreiben. Die Buchungen kommen bereits so an, dass das Geldtransitkonto, bei Stripe typisch 1361 in SKR03 bzw. 1461 in SKR04 (jeder Anbieter hat ein eigenes), nach jeder Auszahlung auf null steht. Gebühren liegen auf 4970 bzw. 6855, Erlöse 19 % auf 8400 bzw. 4400. Jeder Buchungssatz trägt die Original-Transaktions-ID von Stripe, sodass die Kanzlei jede Buchung bis zur Zahlung zurückverfolgen kann.

Typische Rückfragen der Kanzlei und wie du sie vermeidest

Die meisten Rückfragen der Kanzlei entstehen, weil im übertragenen Datensatz eine Information fehlt, die nur du hast. Fünf Rückfragen kommen besonders häufig:

Jede dieser Fragen kostet eine E-Mail-Runde und oft einige Tage Verzug im Monatsabschluss. Ein Export, der diese Informationen bereits enthält, macht die Übergabe planbar.

Datenschutz bei der Übergabe

Zahlungsdaten enthalten personenbezogene Daten deiner Kunden, deshalb gehört die Übergabe auf einen sicheren Weg. Unverschlüsselte E-Mail-Anhänge mit Kundenlisten sind dafür nicht ideal. Besser ist ein Zugang, über den die Kanzlei die Daten selbst abholt. Achte bei jedem Tool auf Serverstandort, Verschlüsselung und einen Auftragsverarbeitungsvertrag. finHero speichert die Daten verschlüsselt auf Servern in Deutschland und arbeitet DSGVO-konform.

Welche Lösungen gibt es?

Für die Übertragung an den Steuerberater gibt es vier praktische Wege.

Manueller CSV-Export: Du lädst Berichte und Belege herunter und schickst sie per E-Mail oder Upload. Kostet dich wenig Zeit, die Kanzlei viel. Bei geringem Volumen und einfachen Fällen akzeptabel.

Eigenentwicklung: Du baust ein Skript, das einen Buchungsstapel erzeugt. Die Kontenlogik musst du mit der Kanzlei abstimmen und bei jeder Änderung nachziehen.

Spezialisierte Export-Tools: Sie liefern den kontierten Stapel. Achte darauf, ob die Kanzlei selbst Zugriff bekommt, um Exporte zu holen und Konten zu pflegen.

finHero: finHero liefert Zahlungsdaten aus Stripe, PayPal, Mollie, Adyen, Paddle, Lemon Squeezy und GoCardless als importfertigen Buchungsstapel für DATEV, BMD NTCS, bexio oder Abacus, inklusive Belegen und Belegliste. Jeder Export ist ein ZIP, das die Kanzlei wie gewohnt importiert. Für Steuerberater gibt es einen eigenen Zugang: Du lädst deine Kanzlei unter „Nutzer verwalten“ ein, der Zugang ist für sie kostenlos und mit Zwei-Faktor-Anmeldung gesichert. Die Kanzlei pflegt Berater- und Mandantennummer, Sachkonten, Debitoren und Buchungsschlüssel selbst, getrennt je Zielsystem. In der Mandanten-Übersicht sieht sie alle Mandanten, die ihr Zugriff gegeben haben, mit Status und letztem Export. Kanzleien können außerdem ein eigenes Kanzlei-Konto anlegen. Details stehen unter finHero für Steuerkanzleien.

Die Buchungsstapel nutzen das DATEV-Format, das sich über die Standard-Importfunktion einlesen lässt. Eine Zertifizierung braucht es dafür nicht. Für Kanzleien mit österreichischen Mandanten zeigt Stripe zu BMD die Besonderheiten.

Entscheidungshilfe: welche Schnittstelle für deine Kanzlei?

Die beste Schnittstelle ist die, mit der deine Kanzlei am wenigsten nacharbeiten muss. Frag sie deshalb zuerst, nicht zuletzt.

• Frag nach dem Zielsystem: DATEV, BMD, bexio oder Abacus? Davon hängt das Format ab.
• Frag nach dem Kontenrahmen und den gewünschten Konten: Besser, die Kanzlei trägt sie selbst ein, als dass du sie per E-Mail weitergibst.
• Frag, wer importiert: Die Kanzlei, oder arbeitest du selbst in DATEV Rechnungswesen? Im zweiten Fall bleiben Kontenabsprache und Festschreibung trotzdem bei der Kanzlei.
• Rechne den Aufwand der Kanzlei mit: Wenn die Kanzlei jeden Monat Rohdaten aufbereitet, steht das auf ihrer Rechnung. Ein Export-Tool verschiebt diese Kosten in ein planbares Abo.
• Bei mehreren Zahlungsanbietern: Eine Lösung, die alle Anbieter in einen Stapel pro Monat zusammenführt, spart der Kanzlei mehrere Importe.

Was Prüfsiegel und Partnerprogramme bei solchen Schnittstellen tatsächlich aussagen, erklärt der Beitrag über zertifizierte Schnittstellen für Zahlungsdienstleister.

Hinweis: Die Kontierungen sind typische Beispiele. Kontenzuordnung und steuerliche Behandlung stimmst du mit deiner Steuerkanzlei ab. finHero lässt dich alle Konten frei konfigurieren.