Abacus Schnittstelle: Zahlungsanbieter-Buchungen per AbaConnect importieren

Abacus nimmt Buchungen von außen fast immer über AbaConnect entgegen. Für Zahlungsanbieter wie Stripe oder PayPal bedeutet das: Du brauchst eine XML-Datei, die Abacus versteht. Diese Anleitung zeigt Schritt für Schritt, wie du sie mit finHero erzeugst und wie dein Treuhänder sie einliest. Den Gesamtüberblick über beide Schweizer Systeme gibt der Leitfaden zur bexio Schnittstelle für Zahlungsanbieter, der auch den Direktweg in bexio erklärt.

Was AbaConnect ist und warum Abacus es braucht

AbaConnect ist die Import- und Exportschnittstelle von Abacus, über die strukturierte XML-Dateien in Module wie die Finanzbuchhaltung gelangen. Abacus definiert dafür feste Formate je Modul. Für Buchungen in der FIBU gibt es ein eigenes Format.

Zahlungsanbieter liefern solche Dateien nicht. Stripe exportiert CSV-Reports, PayPal eine Transaktionsliste, Mollie Settlements. Keiner dieser Reports enthält Soll- und Habenkonten aus deinem Kontenplan. Jemand muss die Daten also übersetzen: in Buchungssätze mit Konten, Beträgen, Datum und Buchungstext und dann in das AbaConnect-Format.

Genau das übernimmt finHero. Im Export heißt die Datei „FIBU / XML Buchungen“. Sie ist import-fertig, dein Treuhänder muss nichts umbauen.

Was in der AbaConnect-Datei von finHero steht

Die Datei enthält jeden Vorgang beim Zahlungsanbieter als eigene Buchung, mit Konten aus deinem KMU-Kontenplan und der Transaktions-ID im Buchungstext. Im Einzelnen:

• Zahlungen: Geldtransit- oder Guthabenkonto des Anbieters an Debitor
• Gebühren: Gebührenkonto an Guthabenkonto, jede Gebühr separat
• Erstattungen: Rückfluss an den Kunden, mit Gutschrift als Beleg
• Rückbuchungen (Disputes, Chargebacks): eigene Buchung je Fall
• Auszahlungen: Bank an Geldtransitkonto, gleicht das Konto des Anbieters aus
• Wechselkursdifferenzen: separat gebucht
• Erlöse: je nach Versteuerungsart, auf das Erlöskonto des jeweiligen Steuerfalls

Neben der XML liegen im Export die Rechnungen und Gutschriften als PDF und eine Belegliste, die jede Datei ihrer Belegnummer zuordnet.

Was die Datei bewusst nicht enthält

Die Abacus-XML von finHero enthält keine MWST-Codes. Die Codes ordnet der Treuhänder beim AbaConnect-Import über die Erlöskonten zu. Das ist ein Unterschied zu bexio, wo finHero den MWST-Code direkt in jede Buchung schreibt. Für dich heißt das: Je sauberer du Erlöse auf Konten trennst, desto einfacher wird der Import.

Schritt für Schritt: von Stripe, PayPal & Co. zum Import in Abacus

Der Weg von den Zahlungsanbietern in die Abacus-FIBU besteht aus sechs Schritten. Die ersten vier erledigst du einmal, die letzten beiden jeden Monat.

Schritt 1: Zahlungsanbieter verbinden

Verbinde deine Anbieter in finHero, jeweils nur mit Lesezugriff:

• Stripe über die finHero-App im Stripe App Marketplace oder per API-Key
• Mollie, Adyen, Paddle und Lemon Squeezy per API-Key
• PayPal per Client-ID und Client-Secret einer PayPal-App mit „Transaction Search“
• GoCardless per OAuth-Login

Die Stripe-Verbindung dauert typischerweise unter fünf Minuten.

Schritt 2: Grundeinstellungen setzen

Wähle als Sitz des Unternehmens die Schweiz. Damit gelten Verkäufe in die Schweiz als Inland, alle anderen als Ausland. Wähle die Leitwährung CHF oder EUR. Lege die Versteuerungsart fest: Kommen deine Rechnungen schon aus einem Rechnungsprogramm in Abacus, bucht finHero nur Zahlungen. Sonst bucht finHero auch die Erlöse.

Schritt 3: Konten im Abacus-Tab hinterlegen

In den Buchhaltungs-Einstellungen gibt es einen eigenen Tab für Abacus mit dem vollständigen Kontensatz. Die finHero-Einstellungen nennen als Beispiele aus dem Kontenrahmen KMU: Debitoren 1100, Erlöse 3400, Geldtransit 1090 oder 1099.

Für jedes Konto, das du hier einträgst, muss es in Abacus ein gleichnamiges Konto geben. Am einfachsten nutzt du die vorbereitete E-Mail an den Treuhänder in finHero. Sie fragt genau die Konten ab, die deine verbundenen Anbieter brauchen, und enthält den Hinweis zur MWST-Zuordnung beim Import.

Schritt 4: MWST-Zuordnung mit dem Treuhänder festlegen

Lege mit dem Treuhänder fest, welcher MWST-Code zu welchem Erlöskonto gehört. Beispiel: Erlöskonto Regelsteuersatz bekommt den Code für 8,1 %, das Erlöskonto Drittland einen Code für steuerbefreite Exportumsätze. Diese Zuordnung nutzt der Treuhänder dann bei jedem Import.

Schritt 5: Export erstellen

Wähle den Monat und als Zielsystem „Abacus (Schweiz)“. finHero erstellt das Export-ZIP mit der Datei „FIBU / XML Buchungen“, den Beleg-PDFs und der Belegliste. Vergangene Monate kannst du rückwirkend exportieren.

Schritt 6: Import in Abacus

Du übergibst die XML an den Treuhänder, oder er lädt sie selbst herunter, wenn du ihn in finHero eingeladen hast. Er liest die Datei per AbaConnect in die Finanzbuchhaltung ein und ordnet die MWST-Codes über die Erlöskonten zu.

Rechenbeispiel: ein Stripe-Monat in der Abacus-XML

Ein kleines Beispiel zeigt, welche Buchungen in der Datei landen und wie das Geldtransitkonto aufgeht. Leitwährung CHF, zwei Rechnungen über Stripe bezahlt, eine Auszahlung.

Kontrollrechnung: 120.00 + 360.00 − 2.05 − 5.29 = 472.66. Nach dem Import steht das Konto 1090 auf null. Die Gebühren von zusammen CHF 7.34 erscheinen als Aufwand, die Erlöse in voller Höhe.

Hat ein Kunde in EUR bezahlt, etwa EUR 100.00, rechnet finHero den Betrag zum EZB-Referenzkurs des Belegdatums in CHF um und speichert den Kurs. Weicht der Kurs, den Stripe bei der Auszahlung verwendet, davon ab, bucht finHero die Differenz separat. Auch dann geht das Konto auf null.

Typische Fehler beim AbaConnect-Import

Die meisten Importprobleme entstehen durch Konten, die in finHero und Abacus nicht übereinstimmen. Diese Punkte solltest du kennen:

1. Konto fehlt in Abacus. Trägst du in finHero ein Konto ein, das im Abacus-Kontenplan nicht existiert, kann der Import die Buchung nicht verarbeiten. Lege das Konto in Abacus an oder korrigiere es in finHero.
2. Ein Erlöskonto für alle Steuerfälle. Weil die MWST-Codes über die Erlöskonten zugeordnet werden, führt ein gemeinsames Konto zu falschen Codes.
3. Monat doppelt importiert. Wird ein Monat neu exportiert, darf der alte Import nicht stehen bleiben. Kläre mit dem Treuhänder, wer welchen Stand importiert.
4. Falsche Leitwährung. Führt Abacus in CHF, muss auch finHero auf CHF stehen. Sonst stimmen die Beträge nicht.
5. Rechnungen doppelt. Kommen die Rechnungen schon aus einem anderen Programm in Abacus, muss die Versteuerungsart in finHero so gesetzt sein, dass nur Zahlungen gebucht werden.

Bei Gesellschaften in Österreich läuft der vergleichbare Schritt über eine Importdatei für BMD. Wie das dort funktioniert, erklärt die Anleitung zum Buchungsimport in BMD NTCS. Welche Systeme sich für welches Land eignen, zeigt der Vergleich DATEV vs. BMD vs. bexio vs. Abacus.

Für wen der Abacus-Weg passt

Der Abacus-Export passt, wenn dein Treuhänder oder deine Finanzabteilung mit Abacus arbeitet und Importe selbst steuern will. Das ist typisch für etablierte KMU und für Treuhandbüros mit vielen Mandanten.

Treuhänder können in finHero alle Mandanten in einer Übersicht sehen und jeden Export herunterladen. Mehr dazu auf der Seite finHero für Treuhänder und Steuerkanzleien. Führst du die Buchhaltung selbst in bexio, ist dagegen die Direktbuchung per API-Token einfacher.

Welche MWST-Fälle, Konten und Währungsfragen bei Zahlungsanbietern in der Schweiz grundsätzlich auftreten, erklärt der Ratgeber Zahlungsanbieter buchen in der Schweiz.

Hinweis: Die Kontierungen sind typische Beispiele. Kontenzuordnung und steuerliche Behandlung stimmst du mit deiner Steuerkanzlei ab. finHero lässt dich alle Konten frei konfigurieren.