Zahlungsanbieter buchen in der Schweiz: MWST, Kontenplan KMU und Fremdwährung

Stripe, PayPal und andere Zahlungsanbieter zahlen netto aus und liefern Transaktionslisten statt Buchungssätzen. In der Schweiz kommen MWST-Sätze, der Kontenrahmen KMU und oft zwei Währungen dazu. Dieser Ratgeber zeigt, wie du Zahlungsanbieter in der Schweiz sauber buchst, mit Rechenbeispiel. Wie die Buchungen dann technisch in bexio oder Abacus kommen, erklärt der Leitfaden zur bexio Schnittstelle für Zahlungsanbieter.

Die Grundlogik: ein Konto je Zahlungsanbieter

Jeder Zahlungsanbieter wird in der Schweiz wie ein eigenes Bankkonto behandelt, über das alle Vorgänge einzeln laufen. Auf dieses Konto fließen Zahlungen, davon gehen Gebühren, Erstattungen und Auszahlungen ab.

Der Ablauf für einen typischen Monat:

1. Der Kunde bezahlt die Rechnung über Stripe oder PayPal. Gebucht wird: Konto des Anbieters an Debitor.
2. Der Anbieter zieht seine Gebühr ab. Gebucht wird: Spesen des Geldverkehrs an Konto des Anbieters.
3. Erstattungen und Rückbuchungen verringern das Guthaben. Sie werden einzeln gebucht.
4. Der Anbieter zahlt aus. Gebucht wird: Bank an Konto des Anbieters, über das Geldtransitkonto.

Am Ende steht das Konto des Anbieters auf dem Guthaben, das noch nicht ausgezahlt ist, oder auf null. Bleibt ein unerklärlicher Saldo, fehlt ein Vorgang.

Warum nicht einfach die Auszahlung als Umsatz buchen? Weil sie netto ist. Sie enthält weder die Gebühren noch die Erstattungen sichtbar. Die Erlöse wären zu niedrig, der Aufwand fehlt, und die MWST-Abrechnung stimmt nicht.

Kontenrahmen KMU: welche Konten du brauchst

Im Kontenrahmen KMU liegen die Konten für Zahlungsanbieter vor allem in Klasse 1 (Aktiven), Klasse 3 (Betriebsertrag) und Klasse 6 (übriger Aufwand). Die genaue Nummer legt dein Treuhänder fest. Die finHero-Einstellungen nennen für bexio und Abacus diese Beispiele: Debitoren 1100, Erlöse 3400, Geldtransit 1090 oder 1099.

Nutzt du mehrere Anbieter, bekommt jeder eigene Konten. Nur so lässt sich jeder Saldo für sich abstimmen.

MWST bei Zahlungsanbietern

Für die MWST zählt nicht der Zahlungsanbieter, sondern die Leistung, die du an deinen Kunden erbringst. Der Anbieter wickelt nur die Zahlung ab. Die Steuer hängt also an der Rechnung, nicht an der Stripe-Charge.

Die drei Sätze

Was die Anbieter an Steuerdaten liefern

Die Anbieter liefern sehr unterschiedliche Steuerinformationen:

• Stripe kennt bei Rechnungen aus Stripe Billing die Steuerdaten. Die Erlöse lassen sich dem passenden Erlöskonto zuordnen.
• PayPal, Mollie, Adyen und GoCardless liefern keine MWST-Aufschlüsselung. Die Erlöse gehen auf ein Standard-Erlöskonto, das du festlegst. Fehlt es, landen sie auf einem Klärungskonto.
• Paddle und Lemon Squeezy sind Merchant of Record. Sie verkaufen selbst an deine Endkunden. Deine Erlöse entstehen gegenüber dem Anbieter, und finHero bucht sie als Reverse-Charge-Erlöse gegen den Anbieter als Debitor.

Für die PayPal-Buchhaltung in der Schweiz heißt das: Ohne Steuerdaten aus PayPal ist das Standard-Erlöskonto die zentrale Stellschraube. Verkaufst du über PayPal nur Leistungen zum Normalsatz, ist die Zuordnung einfach. Verkaufst du gemischt, braucht es eine Abstimmung mit dem Treuhänder.

Bezugsteuer bei Gebühren ausländischer Anbieter

Gebühren ausländischer Zahlungsanbieter können in der Schweiz der Bezugsteuer unterliegen, aber nicht in jedem Fall. Die meisten großen Anbieter haben ihren Sitz im Ausland.

Grundsätzlich gilt: Bezieht ein Schweizer Unternehmen Dienstleistungen von einem Anbieter mit Sitz im Ausland, kann es die MWST darauf selbst als Bezugsteuer abrechnen müssen. Ob das bei Zahlungsgebühren zutrifft, hängt unter anderem davon ab, ob die Gebühr als von der MWST ausgenommene Finanzdienstleistung gilt und ob dein Unternehmen MWST-pflichtig ist.

Das ist keine Frage, die du jeden Monat neu entscheidest. Klär sie einmal mit dem Treuhänder für jeden Anbieter, den du nutzt. finHero bucht jede Gebühr als eigene Buchung auf das Gebührenkonto. Für bexio kannst du dem Gebührenkonto einen MWST-Code mitgeben, falls dein Treuhänder das so festlegt.

Leitwährung CHF und Zahlungen in EUR

Wer in CHF bucht und Zahlungen in EUR oder USD erhält, muss jeden Betrag zu einem dokumentierten Kurs umrechnen. Das betrifft vor allem die Stripe-Buchhaltung in der Schweiz, wenn du international verkaufst.

Drei Kursfragen treten auf:

1. Umrechnung der Zahlung: Zu welchem Kurs wird die EUR-Zahlung in CHF gebucht? finHero nutzt den EZB-Referenzkurs des Belegdatums und speichert ihn.
2. Umrechnung beim Anbieter: Stripe oder PayPal rechnen bei der Auszahlung oder zwischen Salden zu eigenen Kursen um. Die Differenz zum Buchungskurs ist eine Kursdifferenz.
3. Leitwährung EUR: Manche Schweizer Gesellschaften führen ihre Bücher in EUR. Dann ist CHF die Fremdwährung. finHero lässt dich CHF oder EUR als Leitwährung wählen.

Wie Kursdifferenzen bei PayPal entstehen und gebucht werden, vertieft der Ratgeber PayPal-Fremdwährung buchen. Die Logik gilt in CHF genauso.

Rechenbeispiel: ein Monat mit Stripe und PayPal

Ein Schweizer SaaS-Unternehmen führt die Buchhaltung in CHF und nutzt Stripe und PayPal. Im Monat passiert Folgendes. Alle Beträge sind Beispielwerte.

Stripe:

• Zwei Rechnungen über CHF 120.00 und CHF 360.00 werden bezahlt.
• Gebühren: CHF 2.05 und CHF 5.29.
• Auszahlung: CHF 472.66.

PayPal:

• Ein Kunde zahlt EUR 100.00. EZB-Referenzkurs am Belegdatum: angenommen 0.94. Gebucht werden CHF 94.00.
• PayPal-Gebühr: EUR 3.20, umgerechnet CHF 3.01.
• PayPal überträgt später CHF 90.50 aufs Bankkonto, nach eigener Umrechnung.

Kontrolle Stripe: 120.00 + 360.00 − 2.05 − 5.29 − 472.66 = 0.00. Kontrolle PayPal: 94.00 − 3.01 − 90.50 − 0.49 = 0.00.

Die Gebühren des Monats betragen zusammen CHF 10.35. Die Erlöse stehen in voller Höhe in den Büchern. Die Kursdifferenz von CHF 0.49 ist sichtbar und erklärbar.

So nimmt dir finHero die Arbeit ab

finHero liest Stripe, PayPal, Mollie, Adyen, Paddle, Lemon Squeezy und GoCardless read-only aus und bucht jeden Vorgang nach der beschriebenen Logik. Du hinterlegst die Konten aus deinem KMU-Kontenplan einmal, gemeinsam mit dem Treuhänder.

Für bexio überträgt finHero die Buchungen per API-Token direkt ins Journal, inklusive MWST-Code je Konto. Für Abacus erhältst du eine AbaConnect-XML, bei der die MWST-Codes beim Import zugeordnet werden. Wie das genau abläuft, zeigt die Anleitung Abacus-Import über AbaConnect. Rechnungen und Gutschriften kommen als PDF mit Belegliste dazu.

Hast du auch eine Gesellschaft in Österreich, gilt dieselbe Logik mit anderen Steuersätzen und dem Einheitskontenrahmen. Mehr dazu im Ratgeber Zahlungsanbieter buchen in Österreich.

Hinweis: Die Kontierungen sind typische Beispiele. Kontenzuordnung und steuerliche Behandlung stimmst du mit deiner Steuerkanzlei ab. finHero lässt dich alle Konten frei konfigurieren.