DATEV vs. BMD vs. bexio vs. Abacus: so importierst du Zahlungsdaten in jedes System

Das Fazit

Welches System du nutzt, entscheidet dein Land und deine Kanzlei, nicht die Zahlungsdaten. DATEV dominiert in Deutschland, BMD NTCS in vielen österreichischen Kanzleien, bexio und Abacus in der Schweiz. Alle vier brauchen dieselben Buchungen: Zahlungen, Gebühren, Erstattungen, Chargebacks und Auszahlungen einzeln, mit Belegen. Sie unterscheiden sich im Importformat, im Kontenrahmen und in den Steuersätzen. Für die Schweiz erklärt der Leitfaden bexio Schnittstelle für Zahlungsanbieter die Details.

finHero exportiert alle sieben unterstützten Zahlungsanbieter in alle vier Systeme. Der Unterschied liegt nur in der Exportauswahl und in der Kontenkonfiguration, die du mit Kanzlei oder Treuhänder abstimmst.

Vergleichstabelle: vier Systeme, vier Importwege

Die Tabelle zeigt, wie Zahlungsdaten mit finHero in das jeweilige System kommen.

DATEV: Buchungsstapel im EXTF-Format

DATEV ist in Deutschland das Standardsystem vieler Steuerkanzleien. Zahlungsdaten kommen als DATEV-Buchungsstapel im EXTF-Format an. Der häufigste Weg: Du übergibst Buchungsstapel, Belege und Belegliste, die Kanzlei liest den Stapel in ihren DATEV-Mandanten ein und übernimmt Prüfung und Festschreibung. Arbeitest du selbst mit DATEV Rechnungswesen, importierst du den Stapel über die Importfunktion für Daten im DATEV-Format.

Besonderheiten:

• Kontenrahmen SKR03 oder SKR04, typische Konten: Erlöse 19 % 8400 / 4400, Gebühren 4970 / 6855, Geldtransit je Anbieter, z. B. 1361 / 1461 für Stripe
• Steuerfälle über BU-Schlüssel, inklusive EU, OSS und Reverse Charge
• Rechnungsnummer in Belegfeld 1 für den Ausgleich offener Posten, etwa bei GoCardless

Für Stripe findest du alles im Leitfaden zur Stripe DATEV Schnittstelle, für alle anderen Anbieter im Leitfaden zum Export von Zahlungsanbietern nach DATEV.

BMD NTCS: Semikolon-CSV mit Steuercodes

BMD NTCS ist in vielen österreichischen Steuerberatungskanzleien das Buchhaltungssystem. finHero liefert eine Semikolon-CSV mit den BMD-Standardfeldern (satzart, konto, gkonto, belegnr, buchsymbol, buchcode, prozent, steuercode, betrag, steuer, text). Beträge stehen mit Dezimalkomma, das Datum als TT.MM.JJJJ. Die Kanzlei ordnet die Spalten einmal zu und importiert danach jeden Monat gleich.

Besonderheiten:

• Zeichenkodierung ANSI / Windows-1252 als BMD-Standard, UTF-8 nur, wenn die Kanzlei es so eingestellt hat
• Buchungssymbole für Zahlungen und Rechnungen (Vorschlag „BA“ und „AR“)
• Steuercodes je Steuerfall laut Kanzlei: Inland Normalsatz und ermäßigt, EU, OSS, Reverse Charge, Gebühren
• Steuersätze 20 %, 13 % und 10 %
• Konten aus dem Einheitskontenrahmen, etwa Erlöskonto 20 % und Spesen des Geldverkehrs

Details zum Import stehen im Artikel Buchungsimport in BMD NTCS, den Gesamtüberblick für Österreich gibt der Leitfaden zum BMD Export.

bexio: Direktbuchung per API-Token

bexio ist bei kleineren Schweizer Unternehmen verbreitet. Statt einer Importdatei nutzt finHero einen bexio API-Token und bucht bei jedem Export direkt in dein bexio, ohne CSV-Import und ohne Marketplace-App. Die CSV liegt zusätzlich als Beleg im Export.

Besonderheiten:

• Leitwährung CHF, Zahlungen in EUR oder anderen Währungen werden umgerechnet
• MWST-Sätze 8,1 %, 2,6 % und 3,8 % (Beherbergung)
• Konten nach dem Kontenrahmen KMU, etwa Ertragskonto und Aufwand für Gebühren
• Wie Gebühren eines ausländischen Zahlungsdienstleisters mehrwertsteuerlich zu behandeln sind, klärst du mit deinem Treuhänder

Abacus: AbaConnect-XML

Abacus wird in der Schweiz oft von größeren Unternehmen und Treuhändern eingesetzt. finHero erzeugt eine import-fertige Datei „FIBU / XML Buchungen“ im AbaConnect-Format. Dein Treuhänder liest sie direkt in die Abacus-Finanzbuchhaltung ein.

Besonderheiten:

• dieselben MWST-Sätze und dieselbe Leitwährung wie bei bexio
• Übergabe als Datei, nicht als Direktbuchung, damit der Treuhänder den Import kontrolliert

Schritt für Schritt erklärt das der Artikel Abacus-Import über AbaConnect.

Kriterien im Detail

Preis und Kosten

Der Preis von finHero hängt nicht vom Zielsystem ab, sondern nur von der Zahl der Transaktionen pro Monat. Die vollständige Preisstaffel steht im Abschnitt Preis.

Der Zeitaufwand ohne Tool unterscheidet sich je System kaum: Auszahlungen aufschlüsseln, Gebühren trennen und Belege sammeln kostet überall Stunden. Zusätzlich musst du ohne Tool das jeweilige Importformat selbst bauen, bei DATEV das EXTF-Format, bei BMD die Feldstruktur samt Kodierung, bei Abacus die XML.

Anbieter

Alle sieben Anbieter funktionieren mit allen vier Systemen: Stripe, PayPal, Mollie, Adyen, Paddle, Lemon Squeezy und GoCardless. Paddle und Lemon Squeezy werden in allen Systemen als Reverse-Charge-Erlöse gegen den Anbieter als Debitor gebucht.

Belege

In allen vier Systemen liefert finHero Rechnungs-PDFs plus Belegliste, die jede Datei ihrer Belegnummer zuordnet. Bei bexio kommt die CSV als zusätzlicher Beleg dazu.

pRAP

Die pRAP-Liste für Jahres- und Monatsabos liegt jedem Export bei, unabhängig vom System.

Fremdwährung

In DATEV und BMD ist die Leitwährung EUR, in bexio und Abacus CHF. Bei PayPal rechnet finHero zum EZB-Referenzkurs des Belegdatums in die jeweilige Leitwährung um. Für Schweizer Besonderheiten lies den Artikel Zahlungsanbieter buchen in der Schweiz.

Datenschutz

Unabhängig vom System greift finHero nur lesend auf die Zahlungsanbieter zu und verarbeitet die Daten verschlüsselt auf Servern in Deutschland. Bei bexio braucht finHero zusätzlich einen API-Token, um Buchungen anzulegen.

Einrichtung

Bei allen Systemen: Zahlungsanbieter verbinden, Konten festlegen, Export erstellen. Bei BMD zusätzlich Kodierung, Buchungssymbole und Steuercodes, bei bexio den API-Token. Die Abstimmung mit Kanzlei oder Treuhänder dauert erfahrungsgemäß einige Werktage.

Laufender Aufwand

Bei DATEV, BMD und Abacus übergibst du jeden Monat eine Datei. Bei bexio landen die Buchungen direkt im System.

Dieselbe Stripe-Auszahlung in vier Systemen

Die Buchungslogik ist in allen Systemen gleich, nur Konten, Steuerkennzeichen und Format unterscheiden sich. Beispiel: zwei Rechnungen über 120,00 und 360,00, Gebühren von 2,05 und 5,29, Auszahlung 472,66.

In SKR03 entsprechen die Konten typischerweise 1361 und 4970. In Österreich und der Schweiz legst du die Kontonummern mit Kanzlei bzw. Treuhänder fest. In der Schweiz erscheinen die Beträge in CHF mit Punkt als Dezimaltrennzeichen.

Das Ergebnis ist in allen vier Systemen identisch: Das Verrechnungs- bzw. Geldtransitkonto steht nach der Auszahlung auf null, jede Gebühr ist einzeln gebucht, jede Buchung trägt die Transaktions-ID.

Mehrere Länder, ein Ablauf

Unternehmensgruppen mit Gesellschaften in Deutschland, Österreich und der Schweiz profitieren am meisten von einem einheitlichen Export. Jede Gesellschaft verbindet ihre eigenen Zahlungsanbieter, legt ihre Konten fest und wählt ihr System. Die Buchungslogik bleibt überall gleich. Das vereinfacht die Abstimmung zwischen den Kanzleien und den Konzernabschluss.

Bei der Abstimmung mit Kanzlei oder Treuhänder klärst du in allen Ländern dieselben Fragen: Welche Konten gelten für Erlöse, Verrechnungskonto, Bank und Gebühren? Welche Steuerkennzeichen gehören zu Inland, EU und Drittland? Werden Kunden einzeln oder über einen Sammeldebitor gebucht? Wie werden Paddle- und Lemon-Squeezy-Erlöse erfasst?

Für wen eignet sich was?

Ein Systemwechsel, etwa weil die Kanzlei wechselt, bedeutet mit finHero keinen neuen Exportprozess. Du passt die Konten an und wählst beim nächsten Export das neue System.

Wo finHero an Grenzen stößt

• Kontenabstimmung je Land: Für EKR und Kontenrahmen KMU gibt es keine Standardkonten im Tool. Du legst sie mit Kanzlei oder Treuhänder fest.
• BMD-Importdefinition: Die Kanzlei muss die Spalten einmal zuordnen.

Hinweis: Die Kontierungen sind typische Beispiele. Kontenzuordnung und steuerliche Behandlung stimmst du mit deiner Steuerkanzlei ab. finHero lässt dich alle Konten frei konfigurieren.