BMD Import: Buchungsstapel von Zahlungsanbietern in BMD NTCS einlesen

Der BMD Import ist der Weg, auf dem deine Kanzlei Buchungen aus einer Datei in BMD NTCS übernimmt, statt sie einzeln zu erfassen. Für Zahlungen aus Stripe, PayPal, Mollie & Co. ist er der Kern jedes BMD Export: Der Export liefert die Datei, der Import bringt sie in die Buchhaltung. Diese Anleitung zeigt Schritt für Schritt, wie ihr den Import einrichtet, testet und jeden Monat ohne Nacharbeit wiederholt.

Die Anleitung richtet sich an dich als Unternehmer und an die Person in deiner Kanzlei, die den Import in BMD durchführt. Die Menüpfade in BMD NTCS hängen von Version und Lizenz der Kanzlei ab. Wir beschreiben deshalb, was eingestellt werden muss, nicht jeden Klick.

Was der BMD-Buchungsimport erwartet

Der BMD-Buchungsimport liest eine Textdatei, deren Spalten über eine Importdefinition den BMD-Feldern zugeordnet werden. Wer BMD NTCS aus der Kanzlei kennt, weiß: Das Format selbst ist flexibel, aber es muss zur Definition passen. Weicht eine Datei ab, etwa durch eine zusätzliche Spalte oder einen Punkt statt Komma, bricht der Import ab oder übernimmt falsche Werte.

finHero erzeugt für BMD eine Semikolon-CSV mit festen Eigenschaften:

Weil die Spalten in jedem Export gleich sind, reicht eine einzige Importdefinition für alle Monate und alle Anbieter.

Schritt-für-Schritt-Anleitung für den BMD Import

Der BMD Import besteht aus sechs Schritten, von denen die ersten vier nur einmal anfallen.

Schritt 1: Konten und Steuerfälle mit der Kanzlei abstimmen

Bevor eine Datei entsteht, braucht ihr eine gemeinsame Kontenlogik. Kläre mit deiner Kanzlei Debitorenkonto, Gebührenkonto (Spesen des Geldverkehrs), Erlöskonten je Steuerfall sowie Guthaben- und Geldtransitkonto je Zahlungsanbieter. Welche Konten aus dem Einheitskontenrahmen sinnvoll sind und wie Reverse Charge und OSS in Österreich behandelt werden, erklärt der Artikel Zahlungsanbieter buchen in Österreich. finHero bereitet dafür eine E-Mail an deine Kanzlei vor, die genau diese Angaben abfragt.

Schritt 2: BMD-Import-Einstellungen in finHero setzen

Im BMD-Tab der Buchhaltungs-Einstellungen legst du drei Dinge fest:

1. Zeichenkodierung: ANSI (Windows-1252) als BMD-Standard. Zeichen, die es dort nicht gibt, etwa ł, č oder Emojis, ersetzt finHero. UTF-8 nur, wenn BMD in der Kanzlei so eingestellt ist.
2. Buchungssymbole: eines für Zahlungen, eines für Rechnungen. Voreingestellt sind die Beispiele BA und AR.
3. Steuercodes je Steuerfall: Inland Normalsteuersatz, Inland ermäßigt, EU ohne OSS Normalsatz, EU ohne OSS ermäßigt, EU-OSS, Reverse Charge, Erlöse ohne USt-Aufschlüsselung, Klärungsfälle bzw. steuerfrei und Gebühren der Zahlungsanbieter.

Leere Steuercode-Felder übernehmen den DATEV-BU-Schlüssel. Den muss die Kanzlei dann beim Import zuordnen. Trag deshalb möglichst alle neun Codes ein.

Schritt 3: Testexport für einen abgeschlossenen Monat erstellen

Wähle einen Monat, der bei allen Anbietern abgeschlossen ist, und erstelle den Export mit „BMD NTCS (Österreich)“ als Buchhaltungssystem. Du erhältst ein ZIP mit der Buchungsdatei, den Belegen und der Belegliste. Ein abgeschlossener Monat ist wichtig, damit alle Auszahlungen enthalten sind und die Guthabenkonten aufgehen.

Schritt 4: Importdefinition in BMD anlegen

Die Kanzlei legt in BMD NTCS eine Importdefinition an und ordnet jede Spalte der CSV dem passenden BMD-Feld zu. Die Spaltennamen im finHero-Export entsprechen den BMD-Standardfeldern, die Zuordnung ist deshalb meist eins zu eins. Dazu kommen Trennzeichen, Dezimalkomma, Datumsformat und Zeichenkodierung. Die Definition wird gespeichert und für jeden weiteren Monat verwendet.

Schritt 5: Testimport durchführen und prüfen

Die Kanzlei liest den Testexport ein. Danach prüft ihr gemeinsam:

• Stimmt die Zahl der importierten Buchungen mit den Zeilen der Datei überein?
• Steht das Guthabenkonto jedes Anbieters nach Zahlungen, Gebühren, Erstattungen und Auszahlungen auf null oder auf dem Restguthaben beim Anbieter?
• Sind Umlaute in Buchungstexten und Kundennamen korrekt?
• Haben die Erlöszeilen die richtigen Steuercodes?
• Sind die Belege über die Belegliste ihren Belegnummern zugeordnet?

Schritt 6: Monatlich exportieren und importieren

Ab jetzt läuft jeder Monat gleich: Export erstellen, an die Kanzlei übergeben, mit derselben Importdefinition einlesen. Du kannst deine Kanzlei auch direkt in finHero einladen. Dann lädt sie die Exporte selbst herunter, auf Wunsch wird jeden Monat automatisch ein Stapel für den Vormonat erstellt.

Rechenbeispiel: ein Stripe-Monat im BMD Import

Ein Rechenbeispiel zeigt, woran du einen vollständigen Import erkennst. Zwei Kunden zahlen über Stripe Rechnungen über 120,00 € und 360,00 €. Stripe zieht 2,05 € und 5,29 € Gebühren ab und zahlt 472,66 € aus. Die Konten sind Beispielwerte aus dem Einheitskontenrahmen, wie sie auch auf fin-hero.de verwendet werden.

Die Kontrolle nach dem Import: Auf dem Konto 2800 stehen im Soll 120,00 + 360,00 = 480,00 € und im Haben 2,05 + 5,29 + 472,66 = 480,00 €. Saldo null, der Import ist vollständig. Die Debitoren RE-1001 und RE-1002 sind ausgeglichen. Bleibt auf 2800 ein Saldo, fehlt eine Buchung, häufig eine Erstattung oder ein Dispute.

Den vollständigen Stripe-Stapel mit OSS- und Reverse-Charge-Fällen zeigt die Integrationsseite Stripe zu BMD.

Belege und Belegliste beim BMD Import

Zum Buchungsstapel gehören die Belege, und finHero liefert sie im selben ZIP mit. Enthalten sind die Rechnungen und Gutschriften als PDF, soweit der Zahlungsanbieter sie bereitstellt, sowie eine Belegliste. Die Belegliste ordnet jede PDF-Datei ihrer Belegnummer zu. Weil dieselbe Belegnummer auch im Feld belegnr der Buchungsdatei steht, kann die Kanzlei Buchung und Beleg in BMD direkt verknüpfen und im Dokumentenarchiv ablegen.

Zwei Einschränkungen solltest du kennen. GoCardless stellt keine Rechnungs-PDFs bereit, die Rechnung kommt dort aus deinem Rechnungsprogramm. PayPal stellt ebenfalls keine Rechnungen mit Umsatzsteuer aus. In beiden Fällen enthält der Export die Buchungen, die Rechnungsbelege kommen aus deinem eigenen System. Die Gebührenabrechnungen der Anbieter lädst du zusätzlich im jeweiligen Dashboard herunter.

Häufige Fehler beim BMD Import und ihre Lösung

Die meisten Importfehler haben eine von fünf Ursachen.

Umlaute kommen zerstört an. Die Datei ist in UTF-8 kodiert, die Importdefinition erwartet ANSI, oder umgekehrt. Lösung: Zeichenkodierung in finHero und in der Importdefinition angleichen.

Beträge sind um den Faktor 100 falsch oder fehlen. Die Importdefinition erwartet einen Punkt als Dezimaltrenner. Lösung: Dezimalkomma in der Definition einstellen. finHero schreibt immer ein Komma.

Datum wird nicht erkannt. Die Definition erwartet ein anderes Datumsformat. Lösung: TT.MM.JJJJ einstellen.

Steuercodes unbekannt. In der Datei stehen DATEV-BU-Schlüssel statt BMD-Steuercodes, weil die Felder in finHero leer sind. Lösung: Steuercodes je Steuerfall in den BMD-Einstellungen nachtragen und den Export neu erstellen.

Guthabenkonto geht nicht auf null. Der Exportzeitraum schneidet eine Auszahlung ab, oder ein Anbieter ist nicht verbunden. Lösung: abgeschlossenen Zeitraum wählen und prüfen, ob alle Anbieter verbunden sind. Wie die Abstimmung über mehrere Anbieter funktioniert, beschreibt der Artikel Online-Zahlungen abstimmen.

BMD Import im Vergleich zu DATEV und Abacus

Der Unterschied zu DATEV liegt vor allem in der Importdefinition. DATEV erwartet ein fest definiertes Format (EXTF) mit Kopfzeile, BMD liest eine CSV, deren Spalten die Kanzlei zuordnet. In der Schweiz geht der Weg in Abacus über eine eigene Schnittstelle, beschrieben im Artikel Abacus-Import über AbaConnect. Die Buchungslogik ist in allen Systemen dieselbe: Zahlungen, Gebühren, Erstattungen und Auszahlungen einzeln über ein Guthabenkonto je Anbieter.

Hinweis: Die Kontierungen sind typische Beispiele. Kontenzuordnung und steuerliche Behandlung stimmst du mit deiner Steuerkanzlei ab. finHero lässt dich alle Konten frei konfigurieren.