Stripe Buchhaltung in Österreich: Zahlungsanbieter richtig buchen

Die Stripe Buchhaltung in Österreich folgt einer einfachen Grundregel: Jeder Vorgang beim Zahlungsanbieter wird einzeln gebucht, über ein eigenes Konto für das Guthaben beim Anbieter. Was es in Österreich komplizierter macht, sind die Steuerfälle: drei Umsatzsteuersätze, der One-Stop-Shop für EU-Privatkunden und Reverse Charge bei ausländischen Anbietern und Merchant-of-Record-Plattformen. Dieser Artikel vertieft den entsprechenden Abschnitt im Leitfaden zum BMD Export und rechnet die typischen Fälle durch.

Die Beispiele gelten für Stripe, PayPal, Mollie, Adyen, Paddle, Lemon Squeezy und GoCardless. Die Buchungslogik ist bei allen gleich. Unterschiede gibt es bei den verfügbaren Steuerdaten.

Die Grundlogik: Guthabenkonto, Gebühren, Geldtransit

Ein Zahlungsanbieter ist buchhalterisch wie eine zusätzliche Bank: Er hält ein Guthaben, auf das Zahlungen eingehen und von dem Gebühren und Auszahlungen abgehen. Deshalb bekommt jeder Anbieter ein eigenes Guthabenkonto (Verrechnungskonto) im Einheitskontenrahmen.

Jeder Geschäftsfall wird so gebucht:

Das Geldtransitkonto verbindet die Auszahlung beim Anbieter mit dem Eingang auf der Bank. Ist eine Auszahlung unterwegs, steht sie dort, bis der Kontoauszug sie ausgleicht. Das Guthabenkonto zeigt nach allen Buchungen genau das Guthaben, das noch beim Anbieter liegt. Ein abweichender Saldo heißt: Es fehlt eine Buchung.

Als Beispiel-Kontonummern für den Einheitskontenrahmen verwendet fin-hero.de Debitoren 20000, Erlöse 4000 und Spesen des Geldverkehrs 7790. Verbindlich ist, was deine Kanzlei festlegt.

Steuerfälle bei Zahlungsanbietern in Österreich

Für die Stripe Buchhaltung in Österreich musst du jede Zahlung einem von wenigen Steuerfällen zuordnen. finHero unterscheidet neun Steuerfälle, die in Österreich alle vorkommen können.

Inland: 20 %, 13 % und 10 %

Verkaufst du an Kunden in Österreich, gilt die österreichische Umsatzsteuer. Der Normalsteuersatz beträgt 20 %, die ermäßigten Sätze 13 % und 10 %. Für Software, SaaS-Abos und die meisten digitalen Leistungen gilt der Normalsatz.

Rechenbeispiel: Ein Kunde in Wien zahlt für ein Monatsabo 60,00 € brutto. Darin stecken 50,00 € netto und 10,00 € Umsatzsteuer (20 % von 50,00 €). Gebucht wird der Erlös auf das Erlöskonto für den Normalsteuersatz mit dem Steuercode, den deine Kanzlei für „Inland, Normalsteuersatz“ vorgibt.

EU-Geschäftskunden: Reverse Charge

Verkaufst du an Unternehmen in anderen EU-Ländern mit gültiger UID-Nummer, geht die Steuerschuld in der Regel auf den Kunden über. Das ist Reverse Charge. Deine Rechnung weist keine Umsatzsteuer aus, gebucht wird auf ein eigenes Erlöskonto Reverse Charge. Stripe liefert über Rechnungen und Stripe Tax die Information, ob ein Reverse-Charge-Fall vorliegt.

EU-Privatkunden: One-Stop-Shop

Bei digitalen Leistungen an Privatkunden in anderen EU-Ländern gilt in der Regel die Umsatzsteuer des Käuferlandes. Ein Kunde in Frankreich zahlt also französische Umsatzsteuer, ein Kunde in Italien italienische. Gemeldet wird gesammelt über den One-Stop-Shop (OSS).

Rechenbeispiel: Ein Privatkunde in Frankreich zahlt 120,00 € brutto. Bei einem französischen Satz von 20 % sind das 100,00 € netto und 20,00 € französische Umsatzsteuer. Ein Privatkunde in Deutschland zahlt für dasselbe Produkt 119,00 €, also 100,00 € netto und 19,00 € deutsche Umsatzsteuer. finHero bucht beide auf das OSS-Erlöskonto oder, falls hinterlegt, auf ein eigenes Konto je Land. Bei Stripe kommt der Steuersatz des Käuferlandes aus Stripe Tax.

Drittland

Kunden außerhalb der EU, etwa in der Schweiz oder den USA, laufen auf ein eigenes Erlöskonto Drittland. Die umsatzsteuerliche Behandlung im Detail klärt deine Kanzlei.

Merchant of Record: Paddle und Lemon Squeezy

Bei Paddle und Lemon Squeezy verkauft nicht du an den Endkunden, sondern die Plattform. Sie ist Merchant of Record, zieht die Umsatzsteuer weltweit ein und zahlt dir netto aus. Dein Kunde ist die Plattform. finHero bucht deine Umsätze deshalb als Reverse-Charge-Erlöse gegen Paddle bzw. Lemon Squeezy als Debitor. Wie das in Deutschland aussieht, beschreibt der Artikel Paddle und Lemon Squeezy buchen (Merchant of Record).

Erlöse ohne USt-Daten: PayPal, Mollie, Adyen, GoCardless

PayPal, Mollie, Adyen und GoCardless liefern zur Zahlung keine Umsatzsteuerdaten. Die Information, ob ein Inlands-, OSS- oder Drittlandsumsatz vorliegt, steht nur in deiner Rechnung. finHero bucht diese Erlöse deshalb auf ein frei wählbares Standard-Erlöskonto. Ohne Standard-Erlöskonto landen sie auf dem Klärungskonto, und deine Kanzlei ordnet den Steuerfall zu.

PayPal Buchhaltung in Österreich

Die PayPal Buchhaltung in Österreich unterscheidet sich von Stripe in zwei Punkten: fehlende Umsatzsteuerdaten und häufige Fremdwährungen.

Zu den Umsatzsteuerdaten: Verkaufst du hauptsächlich an Privatkunden in Österreich zum Normalsatz, ist ein Standard-Erlöskonto mit 20 % meist der pragmatische Weg. Verkaufst du gemischt ins EU-Ausland, ist das Klärungskonto sicherer. Dann bucht die Kanzlei die Fälle anhand deiner Rechnungen um. Welche Variante passt, entscheidet ihr gemeinsam.

Zu Fremdwährungen: PayPal-Zahlungen in USD oder GBP rechnet finHero zum EZB-Referenzkurs des Belegdatums in Euro um. Die Kurse werden historisiert gespeichert, Wechselkursdifferenzen werden separat exportiert.

Rechenbeispiel: Ein Kunde zahlt 100,00 USD über PayPal. Angenommen, der EZB-Referenzkurs am Belegdatum liegt bei 1,08 USD je Euro. Dann bucht finHero 100,00 ÷ 1,08 = 92,59 € Zahlungseingang. PayPal zieht 3,20 € Gebühr ab, die einzeln auf Spesen des Geldverkehrs gebucht wird. Auf dem PayPal-Guthabenkonto bleiben 89,39 €, bis die nächste Übertragung aufs Bankkonto sie über das Geldtransitkonto ausgleicht.

Die Verbindung erfolgt über Client-ID und Client-Secret einer PayPal-App mit „Transaction Search“, read-only. Einen kompletten Beispiel-Stapel zeigt die Integrationsseite PayPal zu BMD.

Rechenbeispiel: ein gemischter Stripe-Monat

Ein vollständiges Monatsbeispiel zeigt, wie die Steuerfälle im Export zusammenkommen. Ein österreichisches SaaS-Unternehmen hat im März über Stripe:

Stripe zieht insgesamt 4,40 € Gebühren ab. Die Auszahlung beträgt 220,00 − 4,40 = 215,60 €.

Im BMD Export entstehen daraus vier Rechnungsbuchungen auf vier verschiedene Erlöskonten mit vier Steuercodes, vier Zahlungsbuchungen auf das Guthabenkonto Stripe, vier Gebührenbuchungen und eine Auszahlung über 215,60 € auf das Geldtransitkonto. Das Guthabenkonto Stripe steht danach auf null. Die österreichische Umsatzsteuer beträgt 10,00 €, die französische OSS-Steuer weitere 10,00 €.

Wie die Kanzlei diese Datei in BMD einliest, beschreibt die Anleitung zum Buchungsimport in BMD NTCS.

Typische Fehler bei Zahlungsanbietern in Österreich

Vier Fehler tauchen in der österreichischen Buchhaltung mit Zahlungsanbietern immer wieder auf. Erstens: Die Netto-Auszahlung wird als Erlös gebucht, Gebühren und Debitorenausgleich fehlen. Zweitens: Alle Anbieter laufen über ein gemeinsames Verrechnungskonto, ein Saldo lässt sich dann keinem Anbieter zuordnen. Drittens: OSS-Umsätze an EU-Privatkunden werden mit österreichischen 20 % gebucht, obwohl die Steuer des Käuferlandes gilt. Viertens: Paddle- und Lemon-Squeezy-Auszahlungen werden als Inlandserlöse erfasst, obwohl die Plattform Merchant of Record ist. Alle vier Fehler vermeidest du, wenn jeder Vorgang einzeln über ein eigenes Konto je Anbieter und mit dem richtigen Steuerfall gebucht wird.

Was du vorab mit deiner Kanzlei klärst

Damit der Export ohne Nacharbeit funktioniert, klärst du mit deiner Kanzlei vor dem ersten Monat diese Punkte:

• Versteuerungsart: Soll- oder Ist-Versteuerung, und ob deine Rechnungen bereits aus dem Rechnungsprogramm in die Buchhaltung kommen
• Erlöskonten je Steuerfall: Inland Normalsatz und ermäßigt, Reverse Charge, Drittland, EU Normalsatz und ermäßigt, EU-OSS, optional ein OSS-Konto je Land
• Standard-Erlöskonto oder Klärungskonto für PayPal, Mollie, Adyen und GoCardless
• Spesen des Geldverkehrs und die umsatzsteuerliche Behandlung der Gebühren ausländischer Anbieter
• Guthaben- und Geldtransitkonto je Anbieter, bei Paddle und Lemon Squeezy zusätzlich das Debitorenkonto der Plattform
• Einzeldebitoren oder Sammeldebitor
• BMD-Steuercodes je Steuerfall und die Buchungssymbole

finHero bereitet für diese Abstimmung eine E-Mail an deine Kanzlei vor. Du kannst die Kanzlei auch direkt einladen, damit sie die Konten selbst einträgt.

Hast du zusätzlich eine Gesellschaft in der Schweiz, findest du die Schweizer Variante im Artikel Zahlungsanbieter buchen in der Schweiz.

Hinweis: Die Kontierungen sind typische Beispiele. Kontenzuordnung und steuerliche Behandlung stimmst du mit deiner Steuerkanzlei ab. finHero lässt dich alle Konten frei konfigurieren.