Mollie DATEV Export: Settlements Schritt für Schritt buchen

Mollie zahlt dir kein Geld je Zahlung aus, sondern Settlements. In einem Settlement stecken Zahlungen per Karte, SEPA oder iDEAL, Erstattungen, Chargebacks und die Mollie-Gebühren. Auf dem Kontoauszug steht davon nur der Saldo. Dieser Ratgeber zeigt, wie du ein Mollie-Settlement in DATEV buchst, mit Kontenplan, Rechenbeispiel in SKR03 und SKR04 und einer Anleitung. Er ist Teil des Leitfadens Zahlungsanbieter nach DATEV exportieren, der alle sieben Anbieter im Zusammenhang erklärt.

Was ein Mollie-Settlement ist

Ein Mollie-Settlement ist eine Sammelauszahlung, die viele Transaktionen und die darauf entfallenden Gebühren verrechnet. Mollie sammelt eingehende Zahlungen auf deinem Mollie-Guthaben, zieht Erstattungen, Chargebacks und Gebühren ab und überweist den Rest.

Ein Settlement enthält typischerweise:

• Zahlungen mit ihrer Mollie-ID (tr_…)
• Erstattungen (Refunds), die du an Kunden zurückgezahlt hast
• Chargebacks, bei denen ein Kunde die Zahlung über seine Bank zurückgeholt hat
• Kostenzeilen mit den Mollie-Gebühren
• den Auszahlungsbetrag, der auf deinem Bankkonto ankommt

Auf dem Kontoauszug erscheint zum Beispiel „Mollie Payments B.V. 1.480,00 €“. Was darin steckt, musst du aus Mollie rekonstruieren. Genau das ist der Kern des Mollie-DATEV-Exports.

Warum der Mollie-CSV-Export nicht reicht

Der CSV-Export aus Mollie liefert Rohdaten, aber keinen Buchungsstapel. Drei Dinge fehlen:

1. Kontenrahmen. Die CSV kennt weder SKR03 noch SKR04, weder Soll- noch Haben-Konto.
2. Gebühren als Buchung. Die Gebühren stehen in den Settlement-Details, nicht als buchbare Zeile je Vorgang.
3. Umsatzsteuer. Mollie stellt keine Rechnungen mit deutscher Umsatzsteuer aus und liefert keine Steuerdaten zur Transaktion.

Wer das monatlich von Hand macht, splittet Gebühren, ordnet Zahlungen zu und baut eine DATEV-Importdatei. Bei 20 Zahlungen geht das. Bei 500 Zahlungen in mehreren Settlements wird es fehleranfällig. Die Alternativen von manuell bis automatisiert vergleicht der Artikel Stripe vs. PayPal vs. Mollie in der Buchhaltung.

Kontenplan für Mollie

Mollie braucht ein eigenes Guthabenkonto und ein eigenes Geldtransitkonto. Die gemeinsamen Konten wie Debitor und Gebührenkonto teilst du mit anderen Anbietern. Die Nummern sind typische Beispiele.

Das Geldtransitkonto überbrückt die Zeit zwischen Settlement bei Mollie und Gutschrift auf der Bank. Steht es nach der Bankbuchung auf null, ist das Settlement vollständig abgestimmt.

Rechenbeispiel: ein Settlement über 1.480,00 €

Ein Online-Shop erhält ein Mollie-Settlement mit diesen Posten:

Die Gegenprobe: 1.560,00 − 48,00 − 32,00 = 1.480,00 €. Diese Rechnung muss für jedes Settlement aufgehen.

Die Rechnungen an die Kunden kommen aus dem Rechnungsprogramm des Shops und sind bereits in DATEV gebucht (Soll-Versteuerung). Deshalb bucht der Mollie-Export keine Erlöse, sondern gleicht nur den Debitor aus.

Buchungen in SKR04 (typisch)

Buchungen in SKR03 (typisch)

In der Praxis bucht finHero jede Zahlung als eigene Zeile mit ihrer Mollie-ID. Die Tabelle fasst die zwölf Zahlungen nur zur Übersicht zusammen. Die letzte Zeile bucht deine Kanzlei aus dem Kontoauszug, sie ist nicht Teil des Mollie-Stapels.

Variante: Ist-Versteuerung oder keine Rechnungen in DATEV

Versteuerst du nach Ist oder kommen deine Rechnungen nicht nach DATEV, bucht finHero die Erlöse zusätzlich. Dann folgt auf jede Zahlung eine Erlösbuchung: Debitor an Standard-Erlöskonto, also 10000 an 4400 (SKR04) bzw. 10000 an 8400 (SKR03). Ist kein Standard-Erlöskonto hinterlegt, landen die Erlöse auf dem Klärungskonto. Deine Kanzlei ordnet den richtigen Steuerfall dann einmalig zu, etwa Inland, EU-OSS oder Drittland.

Chargebacks und Erstattungen bei Mollie

Erstattungen und Chargebacks mindern das Mollie-Guthaben und werden deshalb gegen den Debitor gebucht. Der Unterschied liegt beim Auslöser.

• Erstattung: Du zahlst dem Kunden Geld zurück. Gebucht wird Debitor an Mollie-Guthaben, als Storno mit der Mollie-ID.
• Chargeback: Der Kunde holt sich das Geld über seine Bank zurück. finHero bucht den Chargeback als Rücklastschrift, ebenfalls Debitor an Mollie-Guthaben. Der offene Posten lebt wieder auf, und du kannst ihn ins Mahnwesen übernehmen.

Weil beide Vorgänge im Settlement stecken, in dem das Geld tatsächlich abgezogen wurde, entsteht kein Periodenproblem. Ein Chargeback zu einer Augustzahlung, der im September-Settlement steckt, wird im September gebucht.

Anleitung: Mollie mit finHero nach DATEV exportieren

So richtest du den Mollie-DATEV-Export ein:

1. Live-API-Key kopieren. Im Mollie-Dashboard unter Entwickler und API-Schlüssel kopierst du den Live-Key (beginnt mit live_). finHero braucht nur Leserechte auf Zahlungen und Settlements.
2. Key in finHero hinterlegen. In den Einstellungen bei Zahlungsanbieter Mollie einfügen und speichern. finHero prüft die Verbindung sofort.
3. Konten eintragen. Mollie-Guthabenkonto, Geldtransitkonto Mollie, Debitor, Gebührenkonto und Standard-Erlöskonto oder Klärungskonto. Stimme die Nummern einmalig mit deiner Kanzlei ab.
4. Versteuerungsart wählen. Soll-Versteuerung mit Rechnungen in DATEV, Soll ohne Rechnungen oder Ist-Versteuerung.
5. Export erstellen. Zeitraum wählen, Format DATEV (EXTF) auswählen und den Buchungsstapel als ZIP herunterladen. Mit dem Auto-Export kommt jeden Monat automatisch ein neuer Stapel.
6. In DATEV importieren und abstimmen. Stapel einlesen, Bankgutschriften gegen das Geldtransitkonto Mollie buchen und prüfen, ob Guthaben- und Transitkonto auf null stehen.

Die fertige Produktseite mit Beispielstapel findest du unter Mollie zu DATEV. Nutzt du neben Mollie auch Stripe und PayPal, hilft der Artikel Stripe, PayPal und Mollie gemeinsam buchen.

Mollie zusammen mit anderen Anbietern

Mollie läuft selten allein, deshalb gehört der Mollie-Stapel in einen gemeinsamen Monatsabschluss mit den anderen Anbietern. finHero erzeugt für jeden aktiven Anbieter einen eigenen Stapel. Jeder bucht auf sein eigenes Guthaben- und Transitkonto, also stört der Mollie-Stapel weder Stripe noch PayPal. Wie Import und Abstimmung mehrerer Stapel ablaufen, zeigt der Artikel Multi-Provider-Buchungsstapel.

Für Unternehmen in Österreich und der Schweiz gilt dieselbe Settlement-Logik, nur Format und Kontenrahmen ändern sich. Die Details für Österreich stehen im Leitfaden zum BMD Export.

Häufige Fehler beim Mollie-DATEV-Export

• Settlement als Erlös gebucht. Die Bankgutschrift landet direkt auf dem Erlöskonto. Gebühren und Erstattungen fehlen, der Umsatz ist zu niedrig.
• Gebühren geschätzt. Die Gebühr wird mit einem Prozentsatz hochgerechnet statt aus den Kostenzeilen übernommen. Die Differenz bleibt auf dem Mollie-Konto stehen.
• Mollie und Stripe über dasselbe Transitkonto. Bleibt ein Saldo, ist unklar, welcher Anbieter ihn verursacht.
• Erlöse doppelt. Rechnungen sind schon in DATEV, und der Export bucht zusätzlich Erlöse. Die Versteuerungsart in finHero muss zum Ablauf passen.
• Alle Erlöse auf 19 %. Mollie kennt den Steuerfall nicht. EU- und Drittlandsumsätze brauchen eine Zuordnung durch die Kanzlei.

Hinweis: Die Kontierungen sind typische Beispiele. Kontenzuordnung und steuerliche Behandlung stimmst du mit deiner Steuerkanzlei ab. finHero lässt dich alle Konten frei konfigurieren.