Mollie zu DATEV exportieren

Mollie zahlt dir gesammelte Settlements aus, DATEV erwartet aber jeden Geschäftsfall als einzelne Buchungszeile. Diese Lücke schließt finHero: Aus deinen Mollie-Daten entsteht ein DATEV-Buchungsstapel im EXTF-Format, mit Zahlungen, Gebühren, Erstattungen, Chargebacks und Auszahlungen als getrennte Buchungen. Wie das für alle Zahlungsdienste zusammenhängt, erklärt der Leitfaden Zahlungsanbieter nach DATEV exportieren. Diese Seite geht in die Details der Kombination Mollie und DATEV.

Warum Mollie und DATEV nicht direkt zusammenpassen

Die Kombination hat zwei Bruchstellen: Mollie bündelt alles in Settlements, und DATEV verlangt eine Struktur, die Mollie nicht liefert.

Die Mollie-Seite: Settlements und viele Zahlarten

Mollie ist stark bei europäischen Zahlarten wie iDEAL, SEPA-Lastschrift und Kreditkarte. Für die Buchhaltung bedeutet das: Viele kleine Zahlungen über verschiedene Wege, die Mollie zu einem Settlement zusammenfasst. Auf deinem Kontoauszug steht dann eine einzige Gutschrift von „Mollie Payments B.V.“, etwa 1.480,00 €.

In diesem Betrag stecken:

• alle bezahlten Transaktionen des Zeitraums,
• abgezogene Erstattungen an Kunden,
• Chargebacks,
• die Mollie-Gebühren, die nur in den Kostenzeilen des Settlements stehen.

Dazu kommt: Mollie liefert zu den einzelnen Transaktionen keine Umsatzsteuer-Informationen und stellt keine Rechnungen mit deutscher Umsatzsteuer aus. Der CSV-Export ist auf keinen deutschen Kontenrahmen gemappt.

Die DATEV-Seite: EXTF, Kontenrahmen und Belegfeld 1

DATEV importiert Buchungen im DATEV-Format (EXTF). Eine EXTF-Datei hat einen Kopfsatz mit Beraternummer, Mandantennummer und Sachkontenlänge. Jede Zeile braucht Umsatz, Soll/Haben-Kennzeichen, Konto, Gegenkonto, Belegdatum, Belegfeld und Buchungstext. Die Kontonummern müssen zu SKR03 oder SKR04 passen.

Für den Ausgleich offener Posten nutzt DATEV das Belegfeld 1. Steht dort eine Nummer, die DATEV einem offenen Posten zuordnen kann, gleicht deine Kanzlei Zahlungen ohne Handarbeit aus. Eine Mollie-CSV bringt diese Felder nicht in der richtigen Form mit.

Rechenbeispiel: ein Mollie-Settlement im Monat

Ein Settlement über 1.480,00 € lässt sich nur buchen, wenn du es in seine Bestandteile zerlegst. Angenommen, ein Onlineshop erhält im September 2026 folgendes Settlement:

Wer das manuell bucht, muss die Gebühren aus den Settlement-Details abschreiben, jede Zahlung einem Erlös zuordnen und die Erstattung separat erfassen. Bucht man nur die 1.480,00 € als Erlös, fehlen 82,40 € Aufwand und Erlösminderung. Die Umsatzerlöse wären zu niedrig ausgewiesen, die Gebühren gar nicht.

Beispiel-Buchungsstapel in DATEV

So sieht ein Auszug aus dem Buchungsstapel aus, den finHero für dieses Settlement erzeugt. Kontonummern nach SKR04, in Klammern die typischen SKR03-Konten.

Die Konten im Beispiel:

• 20000: Debitor (Sammel- oder Personenkonto)
• 4400 / 8400: Standard-Erlöskonto für Mollie
• 1811 / 1211: Mollie-Guthabenkonto als eigenes Finanzkonto
• 6855 / 4970: Nebenkosten des Geldverkehrs
• 1462 / 1362: Geldtransitkonto für Mollie-Auszahlungen

So bucht finHero Mollie in DATEV

finHero bucht jeden Vorgang, der dein Mollie-Guthaben verändert, als eigene Zeile mit der Mollie-Transaktions-ID als Referenz.

Zahlungen. Jede bezahlte Transaktion wird als Zahlungseingang auf dem Mollie-Guthabenkonto gebucht, mit der ID (tr_…) im Buchungssatz. Rückfragen deiner Kanzlei klärst du über diese ID in Sekunden.

Erlöse ohne USt-Daten. Weil Mollie keine Steuerinformationen liefert, nutzt finHero dein Standard-Erlöskonto, etwa 4400 (SKR04) oder 8400 (SKR03). Lässt du dieses Feld leer, sammelt finHero die Erlöse auf dem Klärungskonto, zum Beispiel 1370 (SKR04) oder 1590 (SKR03). Deine Kanzlei ordnet dann den Steuerfall einmalig zu: Inland, EU-OSS oder Drittland.

Gebühren. finHero liest die tatsächlichen Gebühren aus den Kostenzeilen des Settlements und bucht sie separat auf das Gebührenkonto. Es wird nichts geschätzt oder pauschaliert.

Erstattungen und Chargebacks. Erstattungen bucht finHero als Storno, Chargebacks als Rückbelastung. Beide haben eine eigene Buchungszeile, damit das Guthabenkonto stimmt.

Auszahlungen. Jedes ausgezahlte Settlement wird vom Mollie-Guthabenkonto auf das Geldtransitkonto gebucht. Der Bankeingang wird gegen dasselbe Transitkonto gebucht, danach steht es auf null. Bleibt ein Saldo, siehst du sofort, dass etwas fehlt. Wie du solche Differenzen systematisch findest, beschreibt der Artikel Online-Zahlungen abstimmen.

Datei. Den EXTF-Stapel mit Kopfsatz (Beraternummer, Mandantennummer, Sachkontenlänge) lädst du herunter oder gibst ihn an deine Kanzlei. Optional hinterlegst du je Erlös- und Gebührenkonto einen BU-Schlüssel.

Sonderfälle bei Mollie in DATEV

Die meisten Fehler im Mollie-Buchungsstapel entstehen nicht bei normalen Zahlungen, sondern bei Vorgängen, die über eine Periode hinausreichen oder das Settlement nachträglich verändern.

Settlements über die Monatsgrenze

Ein Settlement umfasst nicht immer exakt einen Kalendermonat. Zahlungen vom 29. oder 30. September können in einem Settlement landen, das erst im Oktober ausgezahlt wird. Für DATEV ist das kein Problem, solange jede Zahlung mit ihrem eigenen Belegdatum gebucht wird und die Auszahlung mit dem Datum der Auszahlung. Das Mollie-Guthabenkonto hat dann zum Monatsende einen Saldo. Dieser Saldo ist korrekt: Er entspricht dem Geld, das zum Stichtag noch bei Mollie liegt.

Wer dagegen nur Auszahlungen bucht, verschiebt Umsätze in den Folgemonat. Bei der Umsatzsteuer-Voranmeldung und im Jahresabschluss führt das zu falschen Perioden.

Chargebacks aus Vormonaten

Ein Chargeback kommt oft Wochen nach der ursprünglichen Zahlung. Mollie verrechnet ihn mit einem späteren Settlement. In DATEV braucht der Chargeback eine eigene Buchung im Monat, in dem er das Guthaben verändert. Über die Mollie-ID im Buchungstext findet deine Kanzlei die ursprüngliche Zahlung wieder. Ohne diese Buchung stimmt das spätere Settlement nicht mit dem Bankeingang überein.

Zahlarten mit verzögerter Bestätigung

Bei SEPA-Lastschrift und einigen anderen Zahlarten ist eine Zahlung erst nach einigen Tagen endgültig. Eine Lastschrift kann auch platzen, nachdem sie bereits als bezahlt galt. Mollie führt solche Rückgaben als Chargeback. Sie verändern das Settlement und bekommen in finHero deshalb eine eigene Buchung.

Klärungskonto und Umsatzsteuer

Wenn du kein Standard-Erlöskonto hinterlegst, landen alle Mollie-Erlöse auf dem Klärungskonto. Das ist sinnvoll, wenn du an Privatkunden in mehreren EU-Ländern verkaufst und das OSS-Verfahren nutzt. Deine Kanzlei teilt die Erlöse dann nach Ländern und Steuersätzen auf, zum Beispiel 19 % Inland, 7 % für ermäßigte Waren und die Sätze der Käuferländer für OSS-Umsätze. Verkaufst du nur im Inland zum Regelsatz, ist ein Standard-Erlöskonto wie 4400 (SKR04) einfacher.

Was du vor dem ersten Export mit deiner Kanzlei klärst

Fünf Fragen solltest du vor dem ersten Mollie-Export beantworten, damit der Stapel ohne Rückfragen durchläuft:

1. Kontenrahmen: SKR03 oder SKR04, und welche Sachkontenlänge nutzt die Kanzlei?
2. Mollie-Konten: Welche Nummer bekommt das Mollie-Guthabenkonto, welche das Transitkonto?
3. Erlöse: Standard-Erlöskonto oder Klärungskonto? Das hängt davon ab, wie viele Steuerfälle bei dir vorkommen.
4. Debitoren: Sammeldebitor oder Personenkonten? Kommen deine Rechnungen bereits aus einem Rechnungsprogramm in DATEV?
5. Versteuerungsart: Soll- oder Ist-Versteuerung? Davon hängt ab, wann der Erlös gebucht wird.

finHero bereitet eine E-Mail an deine Kanzlei vor, die genau diese Angaben abfragt.

Mollie mit DATEV verbinden: Einrichtung in 3 Schritten

Die Einrichtung dauert in der Regel weniger als 15 Minuten bis zum ersten Buchungsstapel.

1. Mollie-API-Key hinterlegen. Kopiere im Mollie-Dashboard deinen Live-API-Key (beginnt mit live_) und füge ihn in finHero ein. finHero liest damit nur Zahlungen und Settlements und hat keinen Zugriff auf dein Geld.
2. DATEV-Konten eintragen. Hinterlege Beraternummer, Mandantennummer, Sachkontenlänge und die Konten: Debitor, Gebührenkonto, Standard-Erlöskonto, Mollie-Guthabenkonto und Mollie-Transitkonto. Wenn du unsicher bist, lädst du deine Kanzlei ein oder schickst ihr die vorbereitete Mail mit allen benötigten Angaben.
3. Export erstellen. Wähle den Monat und „DATEV“ als System. finHero erzeugt den Buchungsstapel samt Belegliste.

Manuell oder mit finHero: der Aufwand im Vergleich

Der größte Zeitfresser beim manuellen Weg ist das Aufschlüsseln der Settlements, nicht das Tippen der Buchungen.

Bei 38 Zahlungen im Monat wie im Beispiel liegst du in der kleinsten Preisstufe. Ehrlich gesagt: Bei sehr wenigen Mollie-Zahlungen im Jahr kann der manuelle Weg günstiger sein. Sobald du monatlich mehrere Dutzend Transaktionen hast, ist die Zeitersparnis deutlich.

Für wen sich Mollie zu DATEV lohnt

Die Kombination passt vor allem zu Unternehmen in Deutschland, deren Kanzlei mit DATEV arbeitet und die Mollie wegen der europäischen Zahlarten nutzen.

• Onlineshops mit Kunden in den Niederlanden und Belgien, die iDEAL und weitere lokale Zahlarten anbieten und viele kleine Zahlungen pro Monat haben.
• Händler mit Erstattungen und Chargebacks, bei denen ein falsch gebuchtes Settlement den Bankabgleich jeden Monat blockiert.
• Unternehmen mit mehreren Zahlungsanbietern, etwa Mollie für lokale Zahlarten und Stripe für Karten. finHero führt alles in einem Buchungsstapel zusammen, mit eigenen Konten je Anbieter.
• Kanzleien, die Mandanten mit Mollie betreuen und keine Settlement-Details mehr anfordern wollen.

Weniger geeignet ist finHero, wenn du nur einzelne Zahlungen im Quartal hast oder deine Kanzlei Mollie-Umsätze ohnehin pauschal bucht.

Weiterführend

Die ausführliche Anleitung mit allen Sonderfällen findest du im Ratgeber Mollie DATEV Export. Eine Übersicht aller Zielsysteme für Mollie zeigt die Seite Mollie-Buchhaltung automatisieren. Sitzt deine Buchhaltung in Österreich, lies Mollie zu BMD, für die Schweiz Mollie zu bexio.

Hinweis: Die Kontierungen sind typische Beispiele. Kontenzuordnung und steuerliche Behandlung stimmst du mit deiner Steuerkanzlei ab. finHero lässt dich alle Konten frei konfigurieren.