PayPal zu DATEV exportieren

PayPal zu DATEV ist für viele Onlinehändler und Dienstleister der unangenehmste Teil des Monatsabschlusses. PayPal liefert eine Transaktionsliste, aber keine Umsatzsteuerdaten, keine Konten und keinen DATEV-Export. Den vollständigen Leitfaden mit allen Buchungsfällen findest du unter PayPal DATEV Export. Diese Seite zeigt, wie die Kombination PayPal und DATEV mit finHero konkret aussieht: was im EXTF-Stapel steht, wie Fremdwährung und Übertragungen gebucht werden und für wen sich das lohnt.

Wo PayPal und DATEV nicht zusammenpassen

PayPal ist ein Zahlungsabwickler ohne Buchhaltungslogik, DATEV erwartet einen kontierten Buchungsstapel mit Steuerfall. Die Lücke ist bei PayPal grösser als bei anderen Anbietern.

Die PayPal-Seite: keine USt, viele Währungen, Sammelüberweisungen

PayPal ist kein Rechnungssteller. Zu einer Zahlung kennt PayPal den Betrag, die Gebühr und die Währung, aber nicht den Steuersatz deiner Rechnung. Gleichzeitig hält PayPal Guthaben in mehreren Währungen. Ein Käufer aus den USA zahlt in USD, PayPal zieht die Gebühr in USD ab und rechnet bei Bedarf mit einem eigenen Kurs um. Auf dein Bankkonto überträgt PayPal dann Sammelbeträge. Im Kontoauszug steht nur „PayPal 500,00 €“, ohne Bezug zu den Einzelzahlungen.

Die DATEV-Seite: Steuerfall, EXTF und Geldtransit

DATEV braucht für jede Buchung ein Konto aus SKR03 oder SKR04 und damit eine Entscheidung über den Steuerfall. Ausserdem erwartet DATEV Beträge in Euro, mit einem nachvollziehbaren Kurs. Und der Sammelbetrag auf dem Bankkonto muss gegen das PayPal-Konto ausgeglichen werden, sonst bleibt am Monatsende ein ungeklärter Saldo. Wer das PayPal-CSV direkt nach DATEV übernimmt, hat drei Baustellen auf einmal: keine Konten, keine Euro-Beträge mit dokumentiertem Kurs und keine Brücke zur Bank.

Beispiel: PayPal-Buchungsstapel für DATEV (SKR04)

Das Beispiel zeigt einen Monatsausschnitt eines Onlinehändlers mit einer Euro-Zahlung, einer USD-Zahlung und einer Übertragung aufs Bankkonto. Die Konten sind typische Beispiele aus SKR04.

So liest du die Tabelle:

• Die Euro-Zahlung wird auf das PayPal-Konto 1815 gegen das Standard-Erlöskonto 4400 gebucht. In SKR03 wäre das typischerweise 8400.
• Die Gebühr steht separat auf 6855 (SKR03: 4970). Wie PayPal-Gebühren im Detail behandelt werden, zeigt der Beitrag PayPal-Gebühren buchen.
• Die USD-Zahlung wird zum EZB-Referenzkurs des Belegdatums umgerechnet. Kurs und Ursprungsbetrag stehen im Buchungstext.
• Die Übertragung aufs Bankkonto läuft über das Geldtransitkonto. Beim Bankeingang wird Bank an Geldtransit gebucht, und beide Seiten gleichen sich aus.

So bucht finHero PayPal in DATEV

finHero holt die PayPal-Transaktionen per API, entscheidet über Konten anhand deiner Regeln und schreibt einen EXTF-Stapel. Fünf Punkte unterscheiden das von einem CSV-Export.

1. Standard-Erlöskonto statt geratener Steuer. Weil PayPal keine USt-Daten liefert, bucht finHero alle PayPal-Erlöse auf ein Standard-Erlöskonto, das du festlegst. Verkaufst du ausschliesslich im Inland zum Regelsatz, ist das eindeutig. Ist dein Geschäft gemischt, lässt du das Konto leer. Dann sammelt finHero die Erlöse auf dem Klärungskonto, und deine Kanzlei ordnet die Umsatzsteuer einmalig zu.

2. Gebühren separat. Jede PayPal-Gebühr wird als eigene Buchung auf das Gebührenkonto gebucht, mit der Transaktions-ID als Referenz.

3. Fremdwährung revisionssicher. Zahlungen in USD, GBP und anderen Währungen rechnet finHero zum EZB-Referenzkurs des Belegdatums um. Die Kurse werden historisiert gespeichert. Mehr dazu im Beitrag PayPal-Fremdwährung buchen.

4. Übertragungen über Geldtransit. Jede automatische oder manuelle Übertragung aufs Bankkonto wird als Auszahlung über das Geldtransitkonto gebucht.

5. Erstattungen und Chargebacks. Refunds erscheinen als Storno, Chargebacks als eigene Rückbuchung, jeweils mit der PayPal-Transaktions-ID.

Alles landet in einem Buchungsstapel im EXTF-Format mit deiner Berater- und Mandantennummer im Header. Nutzt du weitere Zahlungsanbieter, führt finHero sie in denselben Monatsabschluss. Wie das für alle Anbieter funktioniert, beschreibt der Leitfaden Zahlungsanbieter nach DATEV exportieren.

Einrichtung in 3 Schritten

Die PayPal-Anbindung läuft über eine eigene App im PayPal Developer Dashboard. Das klingt technischer, als es ist, und dauert wenige Minuten.

Schritt 1: PayPal-App mit Transaction Search anlegen

Melde dich auf developer.paypal.com an, wechsle unter Apps & Credentials auf Live und lege eine App an. Aktiviere die Funktion Transaction Search. Kopiere Client-ID und Client-Secret und trage beide in finHero ein. Die Verbindung hat nur Leserechte, finHero kann kein Geld bewegen.

Schritt 2: DATEV-Stammdaten und Konten festlegen

Hinterlege Beraternummer, Mandantennummer und Sachkontenlänge. Wähle SKR03 oder SKR04 und lege fest: PayPal-Konto, Geldtransitkonto für PayPal, Gebührenkonto, Debitor und Standard-Erlöskonto. Ohne Standard-Erlöskonto landen die Erlöse auf dem Klärungskonto.

Schritt 3: DATEV-Export erstellen

Wähle DATEV als Zielsystem und den Monat. Du erhältst den Buchungsstapel und gibst ihn an deine Kanzlei weiter. Vergangene Monate kannst du nachholen.

PayPal zu DATEV: manuell oder mit finHero

Der manuelle Weg scheitert bei PayPal meist an Fremdwährung und Sammelüberweisungen. Die Tabelle zeigt die Unterschiede.

Standard-Erlöskonto oder Klärungskonto: so entscheidest du

Die wichtigste Einstellung für PayPal in DATEV ist das Standard-Erlöskonto. Die Entscheidung hängt allein davon ab, wie einheitlich deine PayPal-Umsätze steuerlich sind.

Standard-Erlöskonto hinterlegen, wenn fast alle PayPal-Zahlungen denselben Steuerfall haben. Beispiel: Du verkaufst ausschließlich an Kunden in Deutschland zu 19 %. Dann hinterlegst du 8400 (SKR03) oder 4400 (SKR04), und alle PayPal-Erlöse landen direkt richtig.

Klärungskonto nutzen, wenn deine PayPal-Umsätze gemischt sind. Beispiel: Du verkaufst Bücher zu 7 % und Zubehör zu 19 %, oder du hast viele Kunden im EU-Ausland. Dann bleibt das Standard-Erlöskonto leer. finHero sammelt die Erlöse auf dem Klärungskonto, und deine Kanzlei bucht sie anhand der Rechnungen um. Das ist mehr Arbeit, aber steuerlich sauber.

Nicht empfehlenswert ist es, aus Bequemlichkeit 19 % für alles zu hinterlegen, wenn du weißt, dass es nicht stimmt. Der Fehler wird spätestens bei einer Prüfung sichtbar.

Typische Fehler bei PayPal in DATEV

Diese Fehler entstehen fast immer, wenn PayPal-Daten ohne Aufbereitung nach DATEV wandern.

1. Übertragung als Erlös gebucht. Der Sammelbetrag auf dem Bankkonto ist keine Einnahme, sondern eine Umbuchung von PayPal zur Bank. Ohne Geldtransitkonto entstehen doppelte Erlöse.
2. Fremdwährung zum PayPal-Kurs ohne Nachweis. Der Kurs, den PayPal intern verwendet, ist im Nachhinein schwer zu belegen. Der EZB-Referenzkurs ist dokumentiert und reproduzierbar.
3. Gebühren mit Erlös verrechnet. Wer nur den Nettobetrag nach Gebühr bucht, zeigt zu niedrige Erlöse und keine Kosten des Geldverkehrs.
4. Chargebacks vergessen. Ein Käuferschutzfall mindert das PayPal-Guthaben. Fehlt die Buchung, stimmt der PayPal-Saldo in DATEV nicht mit dem Kontostand bei PayPal überein.

Was finHero bei PayPal nicht leisten kann

PayPal-Daten haben Grenzen, die auch finHero nicht aufheben kann. Diese Punkte solltest du kennen. Erstens: PayPal liefert keinen Steuersatz. finHero kann den Steuerfall nicht aus PayPal ablesen, sondern nur nach deiner Regel buchen. Zweitens: Steht deine Rechnungsnummer nicht in der PayPal-Transaktion, kann DATEV die Zahlung nicht automatisch einem offenen Posten zuordnen. Drittens: finHero ersetzt nicht die Prüfung und Festschreibung durch deine Kanzlei.

Für wen sich PayPal zu DATEV lohnt

finHero passt zu deutschen Unternehmen, bei denen PayPal ein relevanter Zahlungsweg ist und die Kanzlei in DATEV bucht.

• Onlinehändler mit PayPal-Checkout, bei denen ein grosser Teil der Bestellungen über PayPal läuft.
• Verkäufer mit internationaler Kundschaft, die regelmässig USD- oder GBP-Zahlungen erhalten.
• Freiberufler und Agenturen, die Rechnungen per PayPal bezahlen lassen und den Sammelbetrag auf dem Kontoauszug nicht jeden Monat aufdröseln wollen.
• Unternehmen, die PayPal zusätzlich zu Stripe nutzen. Die Stripe-Seite ist unter Stripe zu DATEV beschrieben.

Weniger geeignet ist finHero, wenn du PayPal nur gelegentlich für einzelne Zahlungen nutzt. Für Österreich und die Schweiz gibt es eigene Formate, etwa PayPal zu BMD oder PayPal zu bexio. Alle PayPal-Kombinationen findest du in der Übersicht PayPal-Buchhaltung für DATEV, BMD, bexio und Abacus.

Datenschutz und Zugriff

Die PayPal-App, die du für finHero anlegst, hat nur Leserechte über Transaction Search. Du kannst sie im PayPal Developer Dashboard jederzeit deaktivieren. Die Daten werden verschlüsselt auf Servern in Deutschland verarbeitet, DSGVO-konform.

Hinweis: Die Kontierungen sind typische Beispiele. Kontenzuordnung und steuerliche Behandlung stimmst du mit deiner Steuerkanzlei ab. finHero lässt dich alle Konten frei konfigurieren.