Wie verbinde ich einen Online-Zahlungsdienst mit einem deutschen Buchhaltungssystem?

Ein Online-Zahlungsdienst wie Stripe, PayPal oder Mollie und ein deutsches Buchhaltungssystem wie DATEV sprechen keine gemeinsame Sprache. Die Verbindung zwischen beiden besteht deshalb immer aus zwei Teilen: einem Zugang zum Zahlungsdienst und einem Weg in die Buchhaltung. Diese Seite erklärt beide Teile und die gängigen Anbindungsmethoden. Wie die Buchungen danach inhaltlich aussehen, beschreibt der Leitfaden Zahlungsanbieter nach DATEV exportieren.

Warum es keine direkte Verbindung gibt

Zahlungsdienste und Buchhaltungssysteme haben unterschiedliche Datenmodelle, deshalb braucht es ein Bindeglied. Ein Zahlungsdienst speichert Transaktionen mit IDs, Bruttobeträgen, Gebühren und Auszahlungen. Ein Buchhaltungssystem erwartet Buchungssätze mit Konto, Gegenkonto, Steuerschlüssel, Belegnummer und Buchungstext. Ein Bindeglied muss diese Übersetzung leisten: Es entscheidet, welche Bewegung auf welches Konto gebucht wird und mit welchem Steuerschlüssel.

Dazu kommt, dass Kontierung individuell ist. Ob du mit SKR03 oder SKR04 buchst, ob du Einzeldebitoren oder ein Sammelkonto nutzt und welche Erlöskonten für EU-Umsätze gelten, legst du gemeinsam mit deiner Kanzlei fest. Eine starre Direktverbindung könnte das nicht abbilden.

Teil 1: Der Zugang zum Zahlungsdienst

Der Zugang zum Zahlungsdienst sollte immer nur Leserechte haben. Es gibt drei gängige Methoden.

API-Key mit Leserechten

Die meisten Zahlungsdienste erlauben es, im Dashboard einen eingeschränkten Schlüssel zu erzeugen. Dieser Schlüssel darf Transaktionen lesen, aber keine Zahlungen auslösen oder Daten ändern. Bei Mollie, Adyen, Paddle und Lemon Squeezy ist das der übliche Weg.

App-Zugang mit Client-ID und Secret

PayPal arbeitet mit Apps. Du legst im PayPal Developer Dashboard eine Live-App an, aktivierst die Funktion „Transaction Search“ und übergibst Client-ID und Client-Secret. Ohne „Transaction Search“ kann ein Tool die Transaktionshistorie nicht abrufen.

OAuth-Login oder App-Marketplace

Beim OAuth-Verfahren meldest du dich beim Zahlungsdienst an und erlaubst dem Tool den Zugriff, ohne einen Schlüssel zu kopieren. GoCardless funktioniert so: Ein Klick, Login bei GoCardless, Freigabe des Lesezugriffs. Stripe bietet zusätzlich einen App Marketplace, in dem Apps vor der Listung von Stripe geprüft werden. Bei der Installation zeigt Stripe genau an, welche Daten die App lesen darf.

Teil 2: Der Weg in die Buchhaltung

Auf der Buchhaltungsseite gibt es zwei Wege: Dateiimport oder direkte Übertragung per Schnittstelle.

Dateiimport

Bei DATEV ist der Dateiimport der Standard. Das Bindeglied erzeugt einen DATEV-Buchungsstapel, den du oder deine Kanzlei in DATEV Rechnungswesen einliest. Für BMD NTCS entsteht eine Importdatei, die einmal mit der Importdefinition der Kanzlei abgestimmt wird. Für Abacus ist es eine XML-Datei für AbaConnect.

Direkte Übertragung

bexio bietet eine API. Mit einem bexio-API-Token überträgt finHero die Buchungen bei jedem Export direkt in dein bexio, ohne CSV-Import. Die CSV liegt zusätzlich als Beleg im Export.

Beispiel: ein Onlineshop mit drei Zahlungsdiensten

Nehmen wir einen Onlineshop, der Karten über Stripe, Wallet-Zahlungen über PayPal und Lastschriften über GoCardless abwickelt. Die Kanzlei bucht in DATEV mit SKR04.

Die Verbindung sieht so aus:

1. Stripe: finHero-App im Stripe App Marketplace installieren, Lesezugriff bestätigen.
2. PayPal: Live-App im Developer Dashboard anlegen, „Transaction Search“ aktivieren, Zugangsdaten eintragen.
3. GoCardless: Mit GoCardless verbinden, anmelden, Lesezugriff freigeben.
4. DATEV: Berater- und Mandantennummer eintragen, Kontenrahmen SKR04 wählen, je Anbieter ein eigenes Geld- oder Transitkonto hinterlegen.

Danach entsteht ein gemeinsamer Monatsexport. Jeder Anbieter läuft über sein eigenes Konto, sodass die Kanzlei jede Auszahlung einzeln abstimmen kann. Bei GoCardless landet die Rechnungsnummer aus der Zahlungsreferenz in Belegfeld 1, damit DATEV die Zahlung dem offenen Posten zuordnen kann. Wie die Kombinationen im Einzelnen gebucht werden, zeigen Stripe zu DATEV und GoCardless zu DATEV.

Was du vor dem Verbinden prüfen solltest

Vor jeder Verbindung prüfst du drei Dinge: welche Rechte du vergibst, wo die Daten landen und wie du die Verbindung wieder trennst.

Rechte: Ein Tool, das Buchhaltungsdaten erzeugt, braucht nur Leserechte. Bei Stripe zeigt dir der App Marketplace vor der Installation, welche Daten gelesen werden. Bei API-Keys legst du einen eingeschränkten Schlüssel an statt den Haupt-Secret-Key weiterzugeben.

Datenstandort: Zahlungsdaten enthalten Namen, E-Mail-Adressen und Beträge deiner Kunden. Prüfe, in welchem Land die Daten verarbeitet werden, ob sie verschlüsselt gespeichert werden und ob ein Auftragsverarbeitungsvertrag angeboten wird.

Trennen: Eine gute Verbindung lässt sich mit einem Klick beenden. Bei Stripe deinstallierst du die App im Dashboard, damit endet der Lesezugriff. Bei anderen Anbietern widerrufst du den jeweiligen API-Key oder die OAuth-Freigabe. Bereits erstellte Exporte bleiben davon unberührt.

Welche Lösungen gibt es?

Es gibt vier Arten, einen Zahlungsdienst mit der Buchhaltung zu verbinden. Sie unterscheiden sich darin, wer die Übersetzung in Buchungssätze leistet.

Manuell: CSV herunterladen und aufbereiten

Du bist selbst das Bindeglied. Du lädst Berichte herunter, bereitest sie in einer Tabelle auf und importierst oder erfasst die Buchungen. Es gibt keine technische Verbindung und damit kein Sicherheitsrisiko, aber jeden Monat Handarbeit.

Eigenentwicklung

Ein Skript nutzt die API des Zahlungsdienstes und schreibt eine Importdatei. Das gibt dir volle Kontrolle. Du trägst aber die Pflege: neue API-Versionen, neue Zahlungsarten, Steuerfälle wie OSS oder Reverse Charge und das Importformat des Zielsystems. Eine Gegenüberstellung findest du unter finHero vs. Eigenentwicklung.

Spezialisierte Export-Tools

Spezialisierte Export-Tools bringen die Anbindung an den Zahlungsdienst und das Zielformat fertig mit. Prüfe bei der Auswahl, welche Anbindungsmethode sie nutzen und ob sie mit Leserechten auskommen.

finHero

finHero verbindet sich ausschließlich read-only mit Stripe, PayPal, Mollie, Adyen, Paddle, Lemon Squeezy und GoCardless. Es hat keinen Zugriff auf dein Geld. Für Stripe ist finHero im offiziellen Stripe App Marketplace gelistet und von Stripe geprüft, für GoCardless ist finHero offizieller Partner. Alle sieben Anbieter funktionieren mit allen vier Zielsystemen DATEV, BMD, bexio und Abacus, zusätzlich gibt es einen Excel-Export. Die Stripe-Verbindung dauert typischerweise unter 5 Minuten, der erste Buchungsstapel steht in unter 15 Minuten. Die Daten liegen verschlüsselt auf Servern in Deutschland.

Entscheidungshilfe: worauf du bei der Verbindung achtest

Die beste Verbindung ist die, die mit minimalen Rechten auskommt und deinem Zielsystem genau das Format liefert, das es braucht.

• Rechte prüfen: Akzeptiere nur Lesezugriff. Ein Tool, das Schreibrechte verlangt, um Buchhaltungsdaten zu erzeugen, braucht diese nicht.
• Eigene Schlüssel je Tool: So kannst du einen Zugang widerrufen, ohne andere Integrationen zu stören.
• Zielformat klären: Frag deine Kanzlei, ob sie einen DATEV-Buchungsstapel, eine BMD-Importdatei oder AbaConnect-XML erwartet.
• Datenstandort beachten: Zahlungsdaten enthalten personenbezogene Daten deiner Kunden. Achte auf Serverstandort und einen Auftragsverarbeitungsvertrag.
• An morgen denken: Wenn du absehbar einen zweiten Zahlungsdienst einführst, wähle eine Lösung, die mehrere Anbieter in einem Abschluss zusammenführt.

Wenn du die Verbindung Schritt für Schritt aufsetzen willst, folge der Anleitung Zahlungsplattform und Buchhaltung verbinden: Anleitung.

Hinweis: Die Kontierungen sind typische Beispiele. Kontenzuordnung und steuerliche Behandlung stimmst du mit deiner Steuerkanzlei ab. finHero lässt dich alle Konten frei konfigurieren.