Wie richte ich eine Verbindung zwischen meiner Zahlungsplattform und einem Buchhaltungssystem ein?

Die Verbindung zwischen Zahlungsplattform und Buchhaltung ist kein einmaliger Klick, sondern ein kleiner Prozess: Konten festlegen, Daten anbinden, Ergebnis prüfen, dann automatisieren. Diese Anleitung führt durch alle sechs Schritte, am Beispiel von Stripe und DATEV, mit Hinweisen für andere Anbieter und Zielsysteme. Warum Zahlungsanbieter-Daten überhaupt aufbereitet werden müssen, erklärt der Leitfaden Zahlungsanbieter nach DATEV exportieren.

Bevor du anfängst: was du brauchst

Für die Einrichtung brauchst du vier Dinge, die du am besten vorab bereitlegst.

• Zugang zur Zahlungsplattform mit einer Rolle, die Apps installieren oder API-Schlüssel anlegen darf, in der Regel Administrator oder Inhaber.
• Die Info, welchen Kontenrahmen deine Kanzlei nutzt: SKR03 oder SKR04 in Deutschland, den Einheitskontenrahmen bei BMD in Österreich, den Kontenrahmen KMU in der Schweiz.
• Für DATEV: Beraternummer und Mandantennummer.
• Einen abgeschlossenen Monat mit bekannten Bankeingängen als Testzeitraum.

Schritt 1: Konten mit der Kanzlei abstimmen

Die wichtigste Entscheidung fällt vor jeder Technik: auf welche Konten die Zahlungsdaten gebucht werden. Kläre mit deiner Kanzlei mindestens diese Konten:

Dazu kommen je nach Geschäft Erlöskonten für 7 %, EU-Umsätze, OSS und Reverse Charge sowie ein Klärungskonto für Zahlungen, die sich nicht eindeutig zuordnen lassen. Nutzt du mehrere Zahlungsplattformen, bekommt jede ihr eigenes Geld- oder Transitkonto. Für das Guthaben bei einem Zahlungsanbieter nennt finHero zum Beispiel für Adyen 1812 in SKR04 bzw. 1212 in SKR03.

Schritt 2: Den Weg wählen

Die Einrichtung hängt davon ab, ob du manuell, mit einer Eigenentwicklung oder mit einem spezialisierten Export-Tool arbeitest. Diese Anleitung beschreibt den Weg mit einem Export-Tool am Beispiel finHero. Die Grundsätze aus Schritt 1, 5 und 6 gelten aber für jeden Weg. Welche Softwarearten es gibt und wie sie sich unterscheiden, zeigt Software für Zahlungsplattform und Buchhaltung.

Schritt 3: Die Zahlungsplattform mit Lesezugriff verbinden

Die Zahlungsplattform wird immer nur mit Leserechten verbunden, nie mit Schreibrechten. Je nach Anbieter läuft das unterschiedlich:

• Stripe: finHero-App im Stripe App Marketplace öffnen, „Installieren“ klicken, Konto wählen. Stripe zeigt vorab an, welche Daten die App lesen darf; Schreibrechte werden nicht angefragt. Die Klick-für-Klick-Version mit Screenshots findest du unter Stripe mit finHero verbinden.
• PayPal: Im PayPal Developer Dashboard unter „Apps & Credentials“ eine Live-App anlegen, „Transaction Search“ aktivieren und Client-ID sowie Client-Secret eintragen.
• Mollie, Adyen, Paddle, Lemon Squeezy: Einen Read-only-API-Key im Dashboard des Anbieters anlegen und eintragen. Nutze für finHero einen eigenen Schlüssel, damit du ihn separat widerrufen kannst.
• GoCardless: „Mit GoCardless verbinden“ klicken, bei GoCardless anmelden und den Lesezugriff freigeben.

Schritt 4: Zielsystem und Kopfdaten hinterlegen

Im Zielsystem-Bereich wählst du, wohin exportiert wird, und trägst die Konten aus Schritt 1 ein.

• DATEV: Berater- und Mandantennummer, Kontenrahmen SKR03 oder SKR04, Konten und Buchungsschlüssel.
• BMD NTCS: Konten, Steuercodes je Steuerfall und Zeichenkodierung. Die Importdatei stimmst du einmal mit der Importdefinition der Kanzlei ab.
• bexio: Konten und optional ein bexio-API-Token. Damit landen die Buchungen bei jedem Export direkt in bexio.
• Abacus: Konten für den Export als AbaConnect-XML. Die MWST-Codes ordnet der Treuhänder beim Import über die Erlöskonten zu.

Wenn dein Steuerberater die Konten pflegen soll, lade ihn jetzt unter „Nutzer verwalten“ ein.

Schritt 5: Einen Testmonat exportieren und prüfen

Der Testmonat zeigt, ob die Einrichtung stimmt, bevor echte Monate gebucht werden. Erstelle einen Export für einen abgeschlossenen Monat und prüfe vier Dinge:

1. Geldtransitkonto: Steht es nach allen Auszahlungen des Monats auf null? Ein Restsaldo kann auf Auszahlungen im Folgemonat hindeuten, die erst dann ausgeglichen werden.
2. Auszahlungen: Entsprechen die Auszahlungsbuchungen den Eingängen auf dem Bankkonto?
3. Erlöse: Passen die Erlöse je Steuerfall zu den Rechnungen des Monats?
4. Import: Lässt sich der Stapel ohne Fehlermeldung importieren?

Beispiel: Prüfung eines Testmonats

Ein Testmonat mit Stripe ergibt diese Summen auf dem Geldtransitkonto 1361 (SKR03) bzw. 1461 (SKR04). Die Gebühren sind angenommene Werte.

Der Saldo ist null, die drei Auszahlungen entsprechen den drei Bankeingängen. Die Einrichtung stimmt. Wie du bei einer Abweichung vorgehst, beschreibt Online-Zahlungen abstimmen.

Wird der Import in DATEV abgelehnt, liegt es meist an den Kopfdaten oder an Konten, die im Mandanten fehlen. Hat dein Stapel bereits Buchungen erzeugt, lösche ihn vor der Festschreibung und importiere den korrigierten Stapel neu.

Schritt 6: Den monatlichen Export automatisieren

Nach dem erfolgreichen Test läuft der Export jeden Monat ohne dein Zutun. finHero erstellt am 3. Tag jedes Monats automatisch einen Export für den Vormonat. Jeder Export ist ein ZIP mit dem Buchungsstapel und den Belegen. Du oder deine Kanzlei laden ihn herunter und importieren ihn wie gewohnt; bei bexio mit API-Token landen die Buchungen direkt im System.

Nutzt du später weitere Zahlungsplattformen, verbindest du sie zusätzlich. finHero führt beliebig viele Anbieter in einem Monatsabschluss zusammen, jeder mit eigenem Konto. Mehr dazu unter Multi-Provider-Buchungsstapel.

Häufige Stolpersteine bei der Einrichtung

Die meisten Probleme bei der Einrichtung entstehen an drei Stellen. Erstens: PayPal-Apps werden im Sandbox- statt im Live-Bereich angelegt oder ohne „Transaction Search“; dann kommen keine echten Transaktionen an. Zweitens: Der Testmonat wird gewählt, bevor alle Auszahlungen auf dem Bankkonto eingegangen sind; der Restsaldo auf dem Geldtransitkonto ist dann kein Fehler, sondern Timing. Drittens: Die Kanzlei nutzt andere Konten als im Tool hinterlegt, weil die Abstimmung aus Schritt 1 übersprungen wurde.

Welche Lösungen gibt es für die Einrichtung?

Die sechs Schritte gelten für jeden Weg, der Aufwand verteilt sich aber unterschiedlich.

• Manuell oder per CSV: Schritt 3 und 4 entfallen, dafür wiederholst du Schritt 5 jeden Monat von Hand.
• Eigenentwicklung: Schritt 3 bis 6 programmierst du selbst. Danach trägst du die Pflege bei API-Änderungen und neuen Sonderfällen.
• Spezialisierte Export-Tools: Schritt 3 und 4 sind Formulare, Schritt 6 ist eingebaut.
• finHero: Verbindung read-only für Stripe, PayPal, Mollie, Adyen, Paddle, Lemon Squeezy und GoCardless; Zielsysteme DATEV, BMD NTCS, bexio, Abacus und Excel. Daten verschlüsselt auf Servern in Deutschland.

Entscheidungshilfe: wo du Zeit investieren solltest

Die meiste Zeit gehört in Schritt 1 und Schritt 5, nicht in die Technik.

• Wenn du unsicher bei den Konten bist: Lass die Kanzlei die Konten direkt im Tool eintragen statt per E-Mail.
• Wenn du mehrere Anbieter hast: Richte zuerst den Anbieter mit dem größten Volumen ein, teste ihn, und füge dann die weiteren hinzu.
• Wenn du Abos verkaufst: Prüfe im Testmonat auch die pRAP-Buchungen für Jahresabos.
• Wenn du in Österreich oder der Schweiz buchst: Stimme Importdefinition bzw. MWST-Zuordnung vor dem Testmonat mit Kanzlei oder Treuhänder ab. Beispiele zeigen Stripe zu BMD und Mollie zu bexio.

Hinweis: Die Kontierungen sind typische Beispiele. Kontenzuordnung und steuerliche Behandlung stimmst du mit deiner Steuerkanzlei ab. finHero lässt dich alle Konten frei konfigurieren.