GoCardless zu bexio exportieren

Viele Schweizer KMU schreiben ihre Rechnungen in bexio und ziehen wiederkehrende Beträge per Lastschrift über GoCardless ein. Das Problem zeigt sich beim Abgleich: GoCardless überweist Sammelbeträge, in bexio fehlen die Einzelposten dahinter. finHero liest jede Auszahlung über die GoCardless-API und bucht die Einzelposten direkt in dein bexio. Wie das für alle Zahlungsanbieter in der Schweiz funktioniert, erklärt der Leitfaden zur bexio Schnittstelle für Zahlungsanbieter. Die anbieterübergreifende Logik steht unter Zahlungsanbieter nach DATEV exportieren. Hier geht es um GoCardless und bexio im Speziellen.

Wo GoCardless und bexio aneinander vorbeilaufen

bexio ist für viele Schweizer KMU Rechnungsprogramm und Buchhaltung in einem. GoCardless ist dagegen nur die Einzugs- und Auszahlungsschicht. Zwischen beiden entstehen drei Lücken.

Erstens die Sammelauszahlung. Eine Lastschrift wird bei GoCardless angelegt, bei der Bank des Kunden eingereicht, bestätigt und erst dann zusammen mit anderen Zahlungen ausgezahlt. In bexio kommt über den Bankimport nur die Summe an. Welche Rechnungen darin bezahlt sind, sieht man nicht.

Zweitens die Gebühren. GoCardless zieht seine Gebühren direkt vom Guthaben ab. Wer den Bankbetrag als Zahlungseingang verbucht, bucht netto: Die Debitoren bleiben um die Gebühr offen, und der Aufwand fehlt in der Erfolgsrechnung. Nutzt du GoCardless über eine Partner-App, kommt deren Gebühr als zweiter Abzug dazu.

Drittens die Rücklastschrift. Widerspricht ein Kunde einer Lastschrift, verrechnet GoCardless die Rücklastschrift mit einer späteren Auszahlung. In bexio sieht das wie ein unerklärlich kleiner Zahlungseingang aus.

Welche Lastschriftverfahren betroffen sind

Für Schweizer Unternehmen ist die Ausgangslage anders als in Deutschland. Wer Kunden im Euroraum hat, zieht dort typischerweise per SEPA-Lastschrift in Euro ein. Für Kunden mit Schweizer Konto sind die inländischen Verfahren der Banken bzw. von PostFinance maßgeblich. Welche Verfahren dein GoCardless-Konto anbietet, hängt von deinem Vertrag ab; maßgeblich ist dein GoCardless-Dashboard.

finHero verarbeitet jede Auszahlung so, wie GoCardless sie liefert. Zahlt GoCardless ein Guthaben in einer anderen Währung als der Kontowährung aus, vermerkt finHero den umgerechneten Betrag und den Kurs als Zusatzinformation an der Auszahlungsbuchung, damit die Bankzeile zuzuordnen ist.

Beispiel: Auszahlung einer Zürcher Softwarefirma in bexio

Eine Zürcher Softwarefirma verkauft Jahreslizenzen an Kunden in Deutschland und Österreich und zieht sie per SEPA-Lastschrift in Euro ein. Ihr Bankkonto für diese Erlöse führt sie in EUR. Am 18.11. kommt eine Auszahlung über 2.267,40 € an. Die Beträge sind Beispielwerte.

Die Rechnung: 1.200,00 + 1.200,00 − 6,30 − 6,30 − 120,00 = 2.267,40 €. Nach der Auszahlungsbuchung steht das Verrechnungskonto GoCardless auf null. Die Gutschrift der Bank bucht bexio über den Bankimport gegen das Geldtransitkonto, das damit ebenfalls aufgeht.

Ob du das Verrechnungskonto in EUR oder CHF führst und wie Kursdifferenzen gebucht werden, gehört zu den Punkten, die du mit deinem Treuhänder klärst. Die konfigurierbaren Konten orientieren sich an deinem Kontenplan nach Kontenrahmen KMU oder einem eigenen Schema. Wie du Verrechnungs- und Transitkonten jeden Monat sauber abschließt, beschreibt der Artikel Online-Zahlungen abstimmen.

So bucht finHero GoCardless in bexio

finHero bucht nicht einzelne Zahlungen, sondern Auszahlungen. Jede Auszahlung mit Status „paid“, deren Ankunftsdatum im Exportzeitraum liegt, wird mit allen Einzelposten verarbeitet: Zahlungen, fehlgeschlagene Einzüge, Rücklastschriften, Erstattungen, zurückgelaufene Erstattungen, Gebühren, Zusatzgebühren und Partnergebühren. Belegdatum ist der Tag, an dem die Auszahlung auf deinem Konto ankommt. So passt jede Buchung zur Bankzeile in bexio. Die vollständige Liste aller Auszahlungsposten mit Buchungssatz steht im Ratgeber GoCardless nach DATEV exportieren; für bexio ändert sich nur das Zielformat.

Direktbuchung per bexio API-Token

Der Weg in bexio hat zwei Varianten:

• Mit bexio API-Token: finHero überträgt die Buchungen bei jedem bexio-Export direkt in dein bexio. Kein CSV-Import, keine Marketplace-App. Die CSV liegt zusätzlich als Beleg im Export-ZIP.
• Ohne Token: Du bekommst die bexio-CSV im Export-ZIP und importierst sie selbst oder gibst sie an deinen Treuhänder.

Mit aktiviertem Auto-Export entsteht so jeden Monat ohne Zutun ein vollständiges Journal für GoCardless in bexio.

Gebühren, Partnergebühren und Rundung

Jede Gebühr wird einzeln gebucht und ihrer Zahlung zugeordnet. Partnergebühren einer App, über die du GoCardless nutzt, kannst du per Häkchen auf ein eigenes Konto legen. Weist GoCardless eine Steuer auf eine Gebühr aus, steht sie als Zusatzinformation an der Buchung. Rundet GoCardless eine Auszahlung anders als die Summe der Posten, bucht finHero die Differenz auf das Gebührenkonto. Gebührenarten, Netto-Falle und die Steuerfragen dazu beschreibt der Artikel GoCardless-Gebühren buchen; die Buchungslogik ist für bexio identisch.

Rechnungsnummer aus der Zahlungsreferenz

finHero zieht die Rechnungsnummer aus der GoCardless-Zahlungsreferenz, automatisch oder über dein eigenes Suchmuster mit Live-Vorschau. Gebühren und Rücklastschriften tragen dieselbe Nummer wie ihre Zahlung, im Beispiel oben im Buchungstext sichtbar. Wie Erkennung und Suchmuster funktionieren, zeigt der Artikel GoCardless-Rechnungsnummer in Belegfeld 1. Er beschreibt das DATEV-Feld; die Erkennung selbst ist für bexio dieselbe.

Der Lastschrift-Lebenszyklus im bexio-Journal

Nicht jeder Status einer GoCardless-Zahlung erzeugt eine Buchung. Entscheidend ist, wann sich das Guthaben bei GoCardless verändert. So sieht der Weg einer Lastschrift im Journal aus:

Diese Logik hat einen Grund: Das Journal soll den Bankauszug abbilden, nicht den internen Status bei GoCardless. Buchungen auf Basis von „bestätigt“ würden Beträge zeigen, die noch nicht auf dem Konto sind. Mit dem Ankunftsdatum als Belegdatum passen Journal und Bankimport in bexio zeilengenau zusammen.

Was du mit deinem Treuhänder vorab klärst

Für GoCardless in bexio sind vor allem diese Fragen wichtig:

• In welcher Währung wird das Verrechnungskonto GoCardless geführt, und wie werden Kursdifferenzen gebucht?
• Wie werden Gebühren einer ausländischen GoCardless-Gesellschaft mehrwertsteuerlich behandelt?
• Laufen Partnergebühren auf ein eigenes Konto?
• Kommen die Rechnungen aus bexio selbst, sodass finHero keine Erlöse buchen muss?

Einrichtung in 3 Schritten

GoCardless verbindest du per OAuth, bexio per API-Token.

1. GoCardless per OAuth verbinden. Klicke auf „Mit GoCardless verbinden“ und melde dich bei GoCardless an. finHero erhält über die offizielle Partner-App nur Lesezugriff; das Zugangstoken wird verschlüsselt gespeichert.
2. bexio-Token und Konten hinterlegen. Erstelle in bexio unter Einstellungen → API-Tokens einen Token und trage ihn in finHero ein. Lege mit deinem Treuhänder Debitor, Verrechnungskonto, Geldtransit und Gebührenkonto fest.
3. Export erstellen. Wähle „bexio (Schweiz)“ und den Zeitraum. Die Buchungen landen direkt in bexio, die CSV liegt als Beleg im Export.

GoCardless in bexio: manuell oder mit finHero

Manuell heißt bei GoCardless und bexio vor allem: Auszahlungsberichte lesen und Debitoren von Hand ausgleichen.

Für wen sich GoCardless zu bexio lohnt

Die Kombination passt zu Schweizer KMU, die bexio als zentrale Buchhaltung nutzen und regelmäßig Lastschriften einziehen:

• Softwarefirmen und SaaS-Anbieter mit Kunden im Euroraum, die Lizenzen oder Abos per SEPA-Lastschrift einziehen.
• Kleine Dienstleister ohne eigene Buchhaltungsabteilung, die ihre Buchhaltung selbst in bexio führen und nur zum Abschluss den Treuhänder einbinden.
• Treuhänder, die für Mandanten in bexio buchen und GoCardless-Auszahlungen nicht mehr von Hand aufschlüsseln wollen.

Wenn du hauptsächlich Kunden mit Schweizer Konto per inländischem Lastschriftverfahren belastest, prüfe vorab mit GoCardless, ob dein Verfahren dort abgebildet ist. Allgemeine Punkte für das Gespräch mit dem Treuhänder findest du im Leitfaden zur Schweiz, der oben verlinkt ist.

Verwandte Kombinationen

Arbeitet dein Treuhänder mit Abacus statt bexio, liefert GoCardless zu Abacus dieselben Buchungen als AbaConnect-XML. Nutzt du neben GoCardless auch Kartenzahlungen, zeigt Stripe zu bexio, wie beide Anbieter im selben Journal landen. Alle Zielsysteme für GoCardless findest du auf der Übersicht GoCardless-Integrationen.

Hinweis: Die Kontierungen sind typische Beispiele. Kontenzuordnung und steuerliche Behandlung stimmst du mit deiner Steuerkanzlei ab. finHero lässt dich alle Konten frei konfigurieren.