GoCardless zu BMD exportieren

GoCardless ist in Österreich ein naheliegender Weg, wiederkehrende Beträge per SEPA-Lastschrift einzuziehen: Mitgliedsbeiträge, Wartungsverträge, Abos. Für die Kanzlei, die mit BMD NTCS bucht, kommt davon aber nur eine Sammelüberweisung von „GoCardless SAS“ an. finHero löst diese Auszahlungen in Einzelbuchungen auf und liefert sie als BMD-Buchungsimport. Den allgemeinen Ablauf für alle Zahlungsanbieter beschreibt der Leitfaden BMD Export; wie Zahlungsanbieter grundsätzlich in die Buchhaltung kommen, steht unter Zahlungsanbieter nach DATEV exportieren. Diese Seite geht auf die Besonderheiten von GoCardless in BMD ein.

Was GoCardless in Österreich buchhalterisch besonders macht

Eine GoCardless-Auszahlung ist für eine österreichische Kanzlei ein Sammelposten ohne Belegbezug. Das liegt am Lastschrift-Lebenszyklus: Eine Zahlung wird angelegt, bei der Bank des Kunden eingereicht, nach den Bankfristen bestätigt und erst dann mit anderen Zahlungen gebündelt ausgezahlt. GoCardless zieht dabei Gebühren direkt vom Guthaben ab, bevor das Geld überwiesen wird.

Drei Punkte machen die Kombination mit BMD anspruchsvoller als eine Kartenzahlung:

• Partnergebühren sind häufig. Viele österreichische Vereine, Studios und Dienstleister nutzen GoCardless über eine Mitglieder- oder Abrechnungssoftware. Diese Partner-App behält ihre eigene Gebühr (App Fee) über GoCardless ein. Für die Kanzlei ist das ein zweiter Leistender mit eigener umsatzsteuerlicher Einordnung.
• Rücklastschriften kommen verzögert. Widerspricht ein Kunde einer SEPA-Basislastschrift, taucht die Rücklastschrift erst in einer späteren Auszahlung auf. Ohne Bezug zur ursprünglichen Zahlung weiß niemand, welche Forderung wieder offen ist.
• Keine Rechnung, keine Umsatzsteuer. GoCardless stellt keine Rechnungen aus. Die Ausgangsrechnung mit 20 %, 13 % oder 10 % Umsatzsteuer kommt aus deinem Rechnungsprogramm, die Zahlung aus GoCardless. Beide müssen in BMD am selben Debitor zusammenfinden.

Auf der BMD-Seite kommt hinzu, dass jede Kanzlei ihre eigene Importdefinition, eigene Buchungssymbole und eigene Steuercodes pflegt. Ein generischer CSV-Export von GoCardless passt dazu nicht.

Beispiel: Auszahlung eines Coworking-Spaces in BMD

Ein Wiener Coworking-Space zieht Monatsmitgliedschaften über eine Partner-App per GoCardless ein. Am 03.11. kommt eine Auszahlung über 471,00 € an. Die Gebühren je Zahlung sind zur Lesbarkeit zusammengefasst; im Export steht jede Gebühr einzeln mit Bezug zu ihrer Zahlung. Alle Beträge sind Beispielwerte.

Die Rechnung: 480,00 + 120,00 − 3,00 − 6,00 − 120,00 = 471,00 €. Nach der letzten Zeile steht das GoCardless-Verrechnungskonto auf null; die 471,00 € liegen auf dem Geldtransitkonto, bis die Bankbuchung der Kanzlei sie ausgleicht.

Das Beispiel zeigt die zwei typischen Fälle in Österreich: Die Partnergebühr läuft auf ein eigenes Konto, und die Rücklastschrift trägt die Nummer der ursprünglichen Rechnung RE-A-1017 aus dem Vormonat.

So bucht finHero GoCardless in BMD

Die Buchungslogik ist für alle Zielsysteme dieselbe, nur das Importformat unterscheidet sich. finHero liest alle GoCardless-Auszahlungen mit Status „paid“, deren Ankunftsdatum im gewählten Zeitraum liegt, und bucht jeden Einzelposten: eingezogene Zahlungen, fehlgeschlagene Einzüge, Rücklastschriften, Erstattungen, GoCardless-Gebühren, Zusatzgebühren, Partnergebühren und die Auszahlung selbst. Belegdatum ist das Ankunftsdatum der Auszahlung, damit jede Buchung zur Zeile auf dem Kontoauszug passt. Welche Postenarten es gibt und wie jede gebucht wird, zeigt die vollständige Tabelle im Ratgeber GoCardless nach DATEV exportieren; für BMD ändern sich nur Feldnamen und Steuercodes.

Das BMD-Format

Der Export ist eine Semikolon-CSV mit Beträgen im Dezimalkomma und Datum im Format TT.MM.JJJJ. Er nutzt die BMD-Standardfelder wie satzart, konto, gkonto, belegnr, buchsymbol, buchcode, prozent, steuercode, betrag, steuer und text. Die Kanzlei stimmt die Spalten einmal mit ihrer Importdefinition ab und importiert danach jeden Monat gleich, in BMD NTCS über den üblichen Buchungsimport.

In finHero stellst du für dein BMD-Profil drei Dinge ein:

1. Zeichenkodierung: ANSI / Windows-1252 als BMD-Standard oder UTF-8, wenn die Kanzlei das so nutzt.
2. Buchungssymbole: je eines für Zahlungen (Vorschlag BA) und Rechnungen (Vorschlag AR).
3. Steuercodes je Steuerfall: unter anderem für „Gebühren der Zahlungsanbieter“ und „Erlöse ohne USt-Aufschlüsselung“. Bleibt ein Feld leer, steht der DATEV-Buchungsschlüssel im Export und muss beim Import zugeordnet werden.

Gebühren und Partnergebühren getrennt

Jede GoCardless-Gebühr wird einzeln auf Spesen des Geldverkehrs gebucht und ihrer Zahlung zugeordnet. Weist GoCardless Umsatzsteuer auf eine Gebühr aus, steht der Betrag als Zusatzinformation an der Buchung. Partnergebühren kannst du mit einem Häkchen auf ein eigenes Konto mit eigenem Schlüssel legen. Ist das Häkchen gesetzt, aber kein Konto hinterlegt, bucht finHero auf das allgemeine Gebührenkonto und vermerkt das im Protokoll, statt abzubrechen. Hintergründe zu Gebührenarten, Netto-Falle und Gebührenerstattungen erklärt der Artikel GoCardless-Gebühren buchen; die Logik gilt für BMD genauso wie für DATEV.

Rechnungsnummer aus der Zahlungsreferenz

finHero zieht die Rechnungsnummer aus der GoCardless-Zahlungsreferenz: automatisch den letzten Teil mit Ziffern oder über dein eigenes Suchmuster mit Live-Vorschau. Gebühren, Rücklastschriften und Erstattungen tragen dieselbe Nummer wie die ursprüngliche Zahlung. Wie die Erkennung funktioniert und wie du ein Suchmuster für Referenzen mit Kundennummern schreibst, beschreibt der Artikel GoCardless-Rechnungsnummer in Belegfeld 1. Der Artikel ist für DATEV geschrieben, die Erkennung ist aber für alle Formate dieselbe.

Erlöse nur bei Bedarf

Bei Soll-Versteuerung kommen deine Ausgangsrechnungen aus dem Rechnungsprogramm, finHero bucht dann keine Erlöse. Bei Ist-Versteuerung oder ohne Rechnungen in der Buchhaltung bucht finHero zusätzlich die Erlöse. Weil GoCardless keine Umsatzsteuerdaten liefert, laufen sie auf dein Standard-Erlöskonto oder das Klärungskonto, mit dem Steuercode für „Erlöse ohne USt-Aufschlüsselung“.

Was du vor dem ersten Export mit deiner Kanzlei klärst

Ein GoCardless-Export für BMD steht und fällt mit einer einmaligen Abstimmung. Die folgenden Punkte sind speziell für GoCardless relevant; die allgemeinen Fragen zum Einheitskontenrahmen kommen noch dazu.

• Verrechnungskonto für GoCardless. Das Guthaben bei GoCardless braucht ein eigenes Konto, getrennt von Stripe, PayPal oder anderen Anbietern. Nur so lässt sich pro Auszahlung prüfen, ob es auf null aufgeht.
• Steuercode für Gebühren. Welche GoCardless-Gesellschaft dir die Gebühr berechnet, entscheidet über die umsatzsteuerliche Behandlung. Die Kanzlei legt fest, welcher BMD-Steuercode für „Gebühren der Zahlungsanbieter“ gilt.
• Partnergebühren getrennt oder gemeinsam. Nutzt du GoCardless über eine Mitglieder- oder Abrechnungssoftware, leistet bei der App Fee ein anderes Unternehmen. Viele Kanzleien wollen diese Gebühr auf einem eigenen Konto sehen.
• Einzeldebitor oder Sammeldebitor. Arbeitet ihr mit Personenkonten je Kunde, muss das Debitorenkonto in finHero zum Rechnungsprogramm passen. Bei einem Sammeldebitor reicht ein Konto.
• Rechnungsnummer in der Zahlungsreferenz. Prüfe, ob dein Rechnungsprogramm oder deine Partner-App die Rechnungsnummer in die GoCardless-Referenz schreibt. Wenn nicht, ist das die wichtigste Stellschraube für einen sauberen Abgleich.
• Versteuerungsart. Bucht die Kanzlei Ausgangsrechnungen bereits aus dem Rechnungsprogramm, braucht der GoCardless-Export keine Erlöszeilen. Sonst stellt ihr in finHero die passende Versteuerungsart ein.

Datum und Periode

Alle Buchungen einer Auszahlung tragen das Ankunftsdatum der Auszahlung auf deinem Bankkonto. Eine Lastschrift, die am 29.10. eingezogen und am 03.11. ausgezahlt wird, landet deshalb im November-Export. Das Einzugsdatum steht als Zusatzinformation an jeder Buchung. Für die Kanzlei hat das einen praktischen Vorteil: Jede Buchung des Exports findet sich auf genau einer Zeile des Kontoauszugs wieder, und der Saldo des Geldtransitkontos ist am Monatsende nachvollziehbar. Wie Ist-Versteuerung mit dem Einzugsdatum zusammenspielt, stimmst du mit der Kanzlei ab.

Einrichtung in 3 Schritten

GoCardless verbindest du per OAuth-Login, nicht per API-Key.

1. GoCardless verbinden. Klicke in finHero auf „Mit GoCardless verbinden“ und melde dich bei GoCardless an. finHero ist offizieller GoCardless-Partner und erhält über die Partner-App nur den Scope read_only. Es kann keine Einzüge oder Auszahlungen auslösen.
2. BMD-Profil mit der Kanzlei abstimmen. Hinterlege die Konten aus dem Einheitskontenrahmen, Zeichenkodierung, Buchungssymbole und Steuercodes. Diese Abstimmung dauert erfahrungsgemäß ein paar Werktage, danach läuft der Export monatlich gleich.
3. BMD-Export erstellen. Wähle beim Export „BMD NTCS (Österreich)“ und den Zeitraum. Mit Auto-Export liegt jeden Monat ein neuer Buchungsimport für den Vormonat bereit.

GoCardless für BMD: manuell oder mit finHero

Der Aufwand entsteht vor allem bei Partnergebühren und beim Zuordnen von Rücklastschriften.

Für wen sich GoCardless zu BMD lohnt

Die Kombination passt zu österreichischen Unternehmen, deren Kanzlei mit BMD NTCS arbeitet und die regelmäßig per SEPA-Lastschrift einziehen:

• Vereine, Fitnessstudios und Coworking-Spaces, die GoCardless über eine Mitgliedersoftware nutzen und deshalb Partnergebühren in jeder Auszahlung haben.
• IT-Dienstleister und Agenturen mit monatlichen Wartungspauschalen, die ihre Rechnungen in einem separaten Programm schreiben.
• Steuerberatungskanzleien in Österreich, die mehrere Mandanten mit GoCardless betreuen und eine einheitliche Importdefinition nutzen wollen.

Wenn deine Kanzlei bisher Auszahlungen nur als Sammelbetrag bucht, ist der Umstieg vor allem eine Frage der Kontenabstimmung. Wie ihr danach jeden Monat Verrechnungs- und Transitkonten prüft, beschreibt der Artikel Online-Zahlungen abstimmen.

Verwandte Kombinationen

Unternehmen in Deutschland nutzen GoCardless zu DATEV mit Rechnungsnummer im Belegfeld 1 für den OPOS-Ausgleich. Ziehst du in Österreich zusätzlich Kartenzahlungen ein, zeigt Stripe zu BMD, wie diese im selben Buchungsimport landen. Alle Zielsysteme für GoCardless findest du auf der Übersicht GoCardless-Integrationen.

Hinweis: Die Kontierungen sind typische Beispiele. Kontenzuordnung und steuerliche Behandlung stimmst du mit deiner Steuerkanzlei ab. finHero lässt dich alle Konten frei konfigurieren.