PayPal zu bexio exportieren

PayPal zu bexio ist die Kombination für Schweizer KMU, die über PayPal Zahlungen in EUR, USD oder CHF erhalten und ihre Buchhaltung in bexio führen. Das Hauptproblem ist die Währung: PayPal hält Guthaben in mehreren Währungen, bexio bucht in CHF. Dazu kommt, dass PayPal keine MWST-Daten liefert. Den Überblick über alle Zahlungsanbieter in bexio und Abacus findest du im Leitfaden zur bexio Schnittstelle für Zahlungsanbieter. Wie PayPal grundsätzlich gebucht wird, steht im PayPal DATEV Export, dem Leitfaden für den deutschen Weg.

Das Problem: EUR- und USD-Zahlungen in einer CHF-Buchhaltung

PayPal-Konten von Schweizer Unternehmen sind fast immer mehrwährungsfähig. Die Buchhaltung in bexio ist es in der Regel nicht. Daraus entstehen drei Fragen, die jeden Monat beantwortet werden müssen.

Welcher Kurs gilt?

Ein Kunde aus Deutschland zahlt 120 EUR. PayPal schreibt den Betrag deinem EUR-Guthaben gut. Zwei Wochen später überträgst du das Guthaben auf dein CHF-Bankkonto, und PayPal rechnet mit einem eigenen Kurs um. In bexio brauchst du einen Erlös in CHF zum Zeitpunkt der Zahlung und einen Bankeingang in CHF zum Zeitpunkt der Übertragung. Die beiden Beträge passen nicht zusammen. Ohne dokumentierten Kurs ist die Differenz nicht erklärbar.

Welcher MWST-Fall?

PayPal liefert keine MWST-Informationen. Ob die Zahlung zu einer Rechnung mit 8,1 % MWST an einen Schweizer Kunden gehört oder zu einer Lieferung ins Ausland, steht nicht in PayPal. bexio braucht aber ein Erlöskonto und einen MWST-Code.

Wohin mit den Gebühren?

PayPal zieht die Gebühr in der Währung der Zahlung ab. Eine Gebühr in EUR muss in bexio ebenfalls in CHF umgerechnet werden. Wer Gebühren nur als Monatssumme bucht, verliert den Bezug zur Transaktion und zur Währung.

Beispiel: PayPal-Buchungen im bexio-Journal

Das Beispiel zeigt einen Monat eines Schweizer Kursanbieters, der Teilnehmende aus der Schweiz und aus Deutschland hat. Die Buchhaltung läuft in CHF, das Standard-Erlöskonto ist hinterlegt. Kontobezeichnungen statt Nummern, weil dein Treuhänder die Konten aus dem Kontenrahmen KMU festlegt. Die Kurse sind Beispielwerte.

So liest du das Beispiel:

• Die CHF-Zahlung wird ohne Umrechnung auf das Standard-Erlöskonto gebucht.
• Die EUR-Zahlung wird zum EZB-Referenzkurs des Belegdatums in CHF umgerechnet. Ursprungsbetrag und Kurs stehen im Text.
• Auch die EUR-Gebühr wird umgerechnet und separat gebucht.
• Die Übertragung läuft über das Transitkonto, beim Bankeingang wird Bank an Transitkonto gebucht. Weicht der Bankbetrag wegen des PayPal-Kurses ab, erscheint die Kursdifferenz als eigene Buchung.

So bucht finHero PayPal in bexio

finHero löst die Währungsfrage mit einem festen, dokumentierten Kurs und die MWST-Frage mit einer klaren Kontenregel. Die Buchungen landen direkt in bexio.

EZB-Kurs des Belegdatums. Jede Zahlung und jede Gebühr in Fremdwährung wird zum EZB-Referenzkurs des Belegdatums in deine Buchführungswährung umgerechnet. Die verwendeten Kurse speichert finHero historisiert, damit jede Umrechnung später nachvollziehbar bleibt. Hintergründe stehen im Beitrag PayPal-Fremdwährung buchen.

Standard-Erlöskonto oder Klärungskonto. Weil PayPal keine MWST-Daten liefert, bucht finHero auf ein Standard-Erlöskonto, das du festlegst. Bist du unsicher oder ist dein Geschäft gemischt, lässt du es leer, und die Erlöse landen auf dem Klärungskonto.

Direktbuchung in bexio. Mit deinem bexio API-Token überträgt finHero die Buchungen bei jedem Export direkt ins Journal. Die CSV liegt zusätzlich als Beleg im Export.

Alle Vorgänge einzeln. Zahlungen, Gebühren, Erstattungen, Chargebacks und Übertragungen werden jeweils mit der PayPal-Transaktions-ID gebucht.

Welche Grundsätze für Zahlungsanbieter in der Schweiz gelten, erklärt der Beitrag Zahlungsanbieter buchen in der Schweiz.

Einrichtung in 3 Schritten

Du brauchst eine PayPal-App und einen bexio-Token. Beides legst du in wenigen Minuten an.

Schritt 1: PayPal verbinden

Lege im PayPal Developer Dashboard (developer.paypal.com → Apps & Credentials → Live) eine App an und aktiviere die Funktion Transaction Search. Trage Client-ID und Client-Secret in finHero ein. finHero hat nur Leserechte.

Schritt 2: bexio-Token, Währung und Konten hinterlegen

Erstelle in bexio unter Einstellungen → API-Tokens einen Token und trage ihn in finHero ein. Wähle CHF als Buchführungswährung, oder EUR, wenn deine bexio-Buchhaltung in Euro läuft. Hinterlege PayPal-Konto, Transitkonto, Gebührenkonto, Bank, Klärungskonto und gegebenenfalls ein Standard-Erlöskonto.

Schritt 3: Export erstellen

Wähle „bexio (Schweiz)“ und den Monat. finHero bucht direkt in bexio. Vergangene Monate kannst du nachholen.

PayPal zu bexio: manuell oder mit finHero

Bei PayPal und bexio frisst die Währungsumrechnung den grössten Teil der manuellen Arbeit. Die Tabelle zeigt den Unterschied.

Rechenbeispiel: Kursdifferenz bei der Übertragung

Wer PayPal-Guthaben in EUR auf ein CHF-Bankkonto überträgt, hat zwei Kurse im Spiel. Das Beispiel zeigt, wie die Differenz entsteht und warum sie eine eigene Buchung braucht.

Am 6. Oktober zahlt eine Teilnehmerin aus München EUR 120.00 für einen Kurs. finHero bucht zum angenommenen EZB-Referenzkurs von 0.9344 einen Ertrag von CHF 112.13. PayPal zieht eine Gebühr von EUR 4.44 ab, umgerechnet CHF 4.15. Auf dem PayPal-Konto in bexio stehen damit netto CHF 107.98 aus dieser Zahlung.

Am 20. Oktober überträgst du das EUR-Guthaben von EUR 115.56 auf dein CHF-Bankkonto. PayPal rechnet dabei mit einem eigenen Kurs um, angenommen 0.9200. Auf der Bank kommen CHF 106.32 an. Die Differenz von CHF 1.66 zwischen gebuchtem Wert und Bankeingang ist eine Kursdifferenz. finHero weist sie als eigene Buchung aus, damit das PayPal-Konto in bexio auf den richtigen Saldo kommt. Wie du sie verbuchst, klärst du mit deinem Treuhänder.

Tipp: Wenn du überwiegend EUR-Zahlungen erhältst, kann ein EUR-Bankkonto die Umrechnung bei der Übertragung vermeiden. Ob sich das lohnt, hängt von deinem Volumen ab.

Typische Fehler bei PayPal in bexio

Diese Fehler sehen Treuhänder bei PayPal-Buchungen in bexio regelmäßig.

1. EUR-Beträge ohne Umrechnung gebucht. EUR 120.00 werden als CHF 120.00 erfasst. Der Fehler fällt erst beim Abgleich mit der Bank auf.
2. Kursdifferenz im Ertrag versteckt. Wer den Bankeingang gegen den Ertrag bucht, vermischt Umsatz und Währungseffekt.
3. PayPal-Erlöse ohne MWST-Prüfung auf 8,1 %. Ohne Prüfung landen Auslandsumsätze auf dem Inlandskonto.

Welche PayPal-Vorgänge in bexio landen

Jeder Vorgang, der dein PayPal-Guthaben verändert, wird als eigene Journalbuchung übertragen. Die Tabelle fasst zusammen, wie finHero die Fälle für bexio aufbereitet.

Ist kein Standard-Erlöskonto hinterlegt, ersetzt das Klärungskonto in allen Zahlungszeilen das Erlöskonto.

Für wen sich PayPal zu bexio lohnt

finHero passt zu Schweizer Unternehmen, die PayPal für internationale Zahlungen nutzen und bexio selbst bedienen.

• Schweizer Kursanbieter, Coaches und Dienstleister mit Kundschaft in der Schweiz und in der EU, die über PayPal in CHF und EUR bezahlt werden.
• Onlineshops mit Export in die EU, deren PayPal-Guthaben überwiegend in EUR anfällt.
• Kreative und Freelancer mit US-Kunden, die regelmässig USD-Zahlungen erhalten.

Arbeitet dein Treuhänder mit Abacus, ist PayPal zu Abacus der passende Weg. Nutzt du zusätzlich Stripe, findest du die Unterschiede unter Stripe zu bexio. Alle PayPal-Kombinationen stehen in der Übersicht PayPal-Buchhaltung für DATEV, BMD, bexio und Abacus.

Mehrere Währungen, ein Kontenplan

Viele Schweizer PayPal-Nutzer fragen, ob sie in bexio je Währung ein eigenes PayPal-Konto brauchen. finHero bucht alle PayPal-Vorgänge in deine Buchführungswährung umgerechnet auf das PayPal-Konto, das du hinterlegst. Ein Konto reicht also. Wer in bexio dennoch Fremdwährungskonten führt, stimmt mit dem Treuhänder ab, wie die Zuordnung aussehen soll. Wichtig ist nur, dass das PayPal-Konto am Monatsende mit dem umgerechneten Gesamtsaldo bei PayPal übereinstimmt. Dafür sorgen die Kursdifferenz-Buchungen bei jeder Übertragung.

Datenschutz und Zugriff

Die PayPal-App für finHero hat nur Leserechte über Transaction Search, finHero kann kein Geld bewegen. In bexio schreibt finHero ausschliesslich Journalbuchungen über deinen API-Token, den du jederzeit widerrufen kannst. Die Daten werden verschlüsselt auf Servern in Deutschland verarbeitet, DSGVO-konform.

Hinweis: Die Kontierungen sind typische Beispiele. Kontenzuordnung und steuerliche Behandlung stimmst du mit deiner Steuerkanzlei ab. finHero lässt dich alle Konten frei konfigurieren.