Adyen zu bexio exportieren

Adyen liefert Transaktionsdaten auf Konzernniveau, bexio ist die Buchhaltung vieler Schweizer KMU. Diese Kombination entsteht oft, wenn ein wachsendes Unternehmen auf Adyen wechselt, die Buchhaltung aber in bexio bleibt. finHero schließt die Lücke und bucht Adyen-Transaktionen direkt in dein bexio-Journal. Die allgemeine Logik für Schweizer Exporte beschreibt der Leitfaden bexio Schnittstelle für Zahlungsanbieter.

Warum Adyen und bexio nicht von selbst zusammenfinden

Adyen ist für Enterprise-Finanzteams gebaut, bexio für schlanke KMU-Buchhaltung. Die Datenmengen und Formate passen nicht direkt zusammen.

Adyen: Batches, Kanäle und eine eigene Gebührenlogik

Adyen fasst Transaktionen in Settlement-Batches zusammen und zahlt sie gesammelt aus. Viele Adyen-Kunden verkaufen über mehrere Kanäle, etwa Webshop und Ladengeschäft mit Kartenterminal. Die Gebühren werden oft nach Interchange++ abgerechnet: Interchange, Scheme-Gebühr und Processing-Gebühr variieren je Karte. Steuerangaben je Transaktion liefert Adyen nicht.

Adyens Reporting ist mächtig, aber es liefert Daten im Format der Balance Platform, nicht im Format eines Schweizer Kontenplans.

bexio: Journal, MWST-Codes und CHF

bexio führt die Buchhaltung als Journal nach dem Kontenrahmen KMU. Jede Buchung braucht Soll, Haben, Betrag, Text und meist einen MWST-Code. Die Leitwährung ist in der Regel CHF.

Für Adyen-Daten bedeutet das:

• Jede Zahlung und jede Gebühr muss als eigene Journalzeile entstehen.
• Beträge in EUR oder anderen Währungen brauchen einen dokumentierten Umrechnungskurs.
• Der MWST-Code hängt am Erlöskonto, nicht an der Adyen-Transaktion.

Beispiel: Adyen-Buchungen im bexio-Journal

Eine Schweizer Café-Kette mit drei Standorten und einem Onlineshop für Kaffeebohnen nutzt Adyen für Terminal- und Onlinezahlungen. Im September 2026 laufen 2.260 Transaktionen über Adyen, überwiegend in CHF. Ausschnitt aus den Buchungen, die finHero ins bexio-Journal schreibt:

1100, 3400 und 1099 sind typische Beispiele aus dem KMU-Kontenplan. Ob die Café-Umsätze vor Ort zum Normalsatz von 8,1 % oder zum reduzierten Satz von 2,6 % laufen, hängt vom Angebot ab und gehört in die Abstimmung mit dem Treuhänder. Dafür eignen sich getrennte Erlöskonten.

Mit 2.260 Transaktionen liegst du in der Preisstufe 1.001–2.500.

So bucht finHero Adyen in bexio

finHero übersetzt die Balance-Platform-Transaktionen in Journalbuchungen und überträgt sie per API direkt in dein bexio.

Einzelbuchungen statt Batch-Summe. Zahlungen, Erstattungen und Rückbuchungen werden einzeln gebucht. Die PSP-Referenz steht in jeder Zeile, sodass jede Buchung bis zur Adyen-Transaktion rückverfolgbar ist.

Gebühren separat. Fee-Transaktionen werden als Aufwand auf dein Gebührenkonto gebucht. Die Erlöse stehen brutto in der Buchhaltung.

Auszahlungen über Geldtransit. Auszahlungen der Bank-Kategorie gehen vom Adyen-Verrechnungskonto auf das Geldtransitkonto. Der Bankeingang gleicht es aus.

Währung. Fremdwährungsbeträge rechnet finHero zum EZB-Referenzkurs des Belegdatums in CHF um. Die Kurse werden historisiert gespeichert.

Erlöse ohne Steuerdaten. finHero bucht auf dein Standard-Erlöskonto, ohne Standard-Erlöskonto auf das Klärungskonto. Dein Treuhänder ordnet die MWST-Behandlung zu.

Direktbuchung. Mit dem bexio API-Token landen die Buchungen bei jedem Export in bexio. Die CSV liegt zusätzlich als Beleg im Export, gemeinsam mit Rechnungs-PDFs und Belegliste.

Terminal- und Onlinezahlungen in einem Journal

Bei Omnichannel-Unternehmen laufen Kartenzahlungen aus dem Laden und Onlinezahlungen über denselben Adyen-Account. Für bexio ist das zunächst kein Problem, weil finHero jede Transaktion einzeln mit PSP-Referenz bucht. Es gibt aber zwei Punkte, die du vorab bedenken solltest.

MWST-Sätze können sich unterscheiden. In der Gastronomie gilt für Konsumation vor Ort ein anderer Satz als für Take-away oder den Verkauf von Kaffeebohnen im Onlineshop. Adyen liefert keine Steuerangaben, finHero bucht alle Adyen-Erlöse auf ein Standard-Erlöskonto. Hast du Umsätze zu 8,1 % und 2,6 % gemischt, ist das Klärungskonto oft die bessere Wahl. Dein Treuhänder teilt die Umsätze dann auf Basis deines Kassensystems auf.

Viele kleine Beträge. Ein Café erzeugt viele Transaktionen mit kleinen Beträgen. Jede Transaktion wird als eigene Zeile gebucht. Das ist gewollt, weil nur so jede Buchung auf die Adyen-Transaktion zurückführbar ist, führt aber zu einem umfangreichen Journal. Kläre mit deinem Treuhänder, ob das zu eurer Arbeitsweise in bexio passt.

Rechenbeispiel: ein Auszahlungsbatch im Detail

Ein Auszahlungsbatch über CHF 11'640.25 vom 22. September setzt sich im Beispiel so zusammen:

Im bexio-Journal stehen nach dem Export alle 268 Zahlungen, die Gebühren und die Erstattungen als Einzelbuchungen, dazu die Auszahlung. Das Adyen-Verrechnungskonto ist danach für diesen Batch ausgeglichen. Bucht dein Treuhänder den Bankeingang gegen das Geldtransitkonto, steht auch dieses auf null.

Typische Fehler bei Adyen in bexio

Die folgenden Fehler sehen wir bei Adyen-Daten in Schweizer Buchhaltungen immer wieder. Alle lassen sich mit einer klaren Kontenlogik vermeiden.

• Auszahlungen als Erlös gebucht. Der Bankeingang von Adyen wird direkt als Ertrag erfasst. Damit fehlen Gebühren und Erstattungen, der Umsatz ist zu niedrig. finHero bucht Erlöse brutto und die Auszahlung über das Geldtransitkonto.
• Gebühren als Monatspauschale. Bei Interchange++ schwankt die Gebühr je Karte. Eine geschätzte Pauschale stimmt nie mit dem Adyen-Saldo überein. finHero nutzt die Fee-Transaktionen der Balance Platform.
• Uneinheitliche Kurse. EUR-Zahlungen werden mal zum Bankkurs, mal zum Monatsdurchschnitt umgerechnet. finHero nutzt durchgehend den EZB-Referenzkurs des Belegdatums.
• Rückbuchungen vergessen. Ein Chargeback ohne eigene Buchung lässt das Verrechnungskonto nicht aufgehen. finHero exportiert Rückbuchungen als eigene Zeile.
• MWST pauschal zum Normalsatz. Gemischte Umsätze zu 8,1 % und 2,6 % werden alle zum Normalsatz abgerechnet. Besser: Klärungskonto und Aufteilung durch den Treuhänder.

Belege und Nachvollziehbarkeit

Jeder Export enthält neben den Buchungen die Rechnungs-PDFs und eine Belegliste, die jede Datei ihrer Belegnummer zuordnet. Für Adyen-Daten ist vor allem die PSP-Referenz wichtig: Sie steht in jeder Journalzeile und führt im Adyen-Kundenbereich direkt zur Transaktion. Fragt dein Treuhänder bei einer einzelnen Erstattung nach, findest du sie so in Sekunden, auch wenn sie in einem Batch mit hunderten Zahlungen ausgezahlt wurde. Exporte lassen sich außerdem rückwirkend für beliebige Monate erstellen, etwa wenn du Adyen schon länger nutzt und die Buchhaltung bisher mit Sammelbuchungen gearbeitet hat.

Einrichtung in 3 Schritten

Adyen zu bexio braucht drei Angaben: Adyen-API-Key, Balance-Account-ID und bexio-Token.

1. Adyen anbinden. Hinterlege einen Adyen-API-Key mit Leserechten auf die Balance-Platform-Transaktionen und die Balance-Account-ID (beginnt mit BA). finHero hat keinen Zugriff auf dein Geld und ändert nichts in Adyen.
2. bexio verbinden und Konten setzen. Erstelle in bexio unter Einstellungen → API-Tokens einen Token und trage ihn ein. Wähle die Leitwährung und hinterlege Konten aus deinem KMU-Kontenplan. Die vorbereitete E-Mail an deinen Treuhänder fragt genau die nötigen Konten und MWST-Codes ab.
3. Export starten. Wähle „bexio (Schweiz)“ und den Monat. finHero bucht direkt in bexio.

Manuell oder mit finHero

Mit Adyen-Volumen ist manuelles Erfassen in bexio keine realistische Option. Die Alternative wäre meist ein CSV-Mapping, das jeden Monat gepflegt werden muss.

Für wen Adyen zu bexio passt

Die Kombination eignet sich für Schweizer Unternehmen, die bei der Zahlungsabwicklung auf Adyen setzen, aber ihre Buchhaltung bewusst schlank in bexio halten.

• Gastronomie und Retail mit Kartenterminals, die Terminal- und Onlinezahlungen über Adyen abwickeln und in bexio buchen.
• Wachsende Schweizer Marken, die von einem kleineren Zahlungsanbieter auf Adyen umgestiegen sind und bexio behalten wollen.
• Inhaber, die selbst buchen, und Treuhänder, die bexio für mehrere Mandanten einsetzen.

Zwei Grenzen solltest du kennen. Erstens trennt finHero Adyen-Erlöse nicht automatisch nach MWST-Satz, weil Adyen keine Steuerdaten liefert. Bei gemischten Sätzen bleibt die Aufteilung beim Treuhänder. Zweitens wird jede Transaktion einzeln gebucht. Wer in bexio lieber eine verdichtete Tagesbuchung pro Filiale sieht, muss mit einem umfangreicheren Journal leben oder mit dem Treuhänder einen anderen Weg vereinbaren.

Wird die Buchhaltung zu umfangreich für bexio, ist Adyen zu Abacus die Alternative. Einen Vergleich der Systeme liefert DATEV vs. BMD vs. bexio vs. Abacus. Zur mehrwertsteuerlichen Einordnung lies Zahlungsanbieter buchen in der Schweiz.

Weitere Adyen-Ziele

Alle Adyen-Zielsysteme stehen auf der Übersicht Adyen-Buchhaltung automatisieren. Wie Adyen-Transaktionen grundsätzlich zerlegt werden, zeigt der Ratgeber Adyen DATEV Export, die Logik gilt auch für bexio. Den Überblick über alle Zahlungsdienste gibt der Leitfaden Zahlungsanbieter nach DATEV exportieren. Nutzt du zusätzlich Mollie, findest du unter Mollie zu bexio die Besonderheiten der Mollie-Settlements.

Hinweis: Die Kontierungen sind typische Beispiele. Kontenzuordnung und steuerliche Behandlung stimmst du mit deiner Steuerkanzlei ab. finHero lässt dich alle Konten frei konfigurieren.