Paddle zu bexio exportieren

Für ein Schweizer Unternehmen ist Paddle ein bequemer Weg, Software weltweit zu verkaufen, ohne sich um Mehrwertsteuer in Dutzenden Ländern zu kümmern. Die Kehrseite zeigt sich in der Buchhaltung. Die Grundlagen für Schweizer Zahlungsanbieter-Exporte beschreibt die Seite bexio Schnittstelle für Zahlungsanbieter. Hier geht es konkret um Paddle in bexio: warum Paddle dein einziger Kunde ist, wie du das im Kontenplan abbildest und wie die Buchungen ohne Umweg in bexio landen.

Das Problem: Paddle ist Verkäufer, und zwar im Ausland

Bei einem normalen Zahlungsdienstleister bleibt dein Unternehmen Verkäufer. Bei Paddle nicht. Paddle ist Merchant of Record, also der rechtliche Verkäufer gegenüber deinen Endkunden. Paddle stellt die Rechnung, berechnet die Steuer im Land des Kunden und rechnet sie ab. Dein Unternehmen verkauft an Paddle und erhält eine Auszahlung, aus der Steuern und Gebühren bereits herausgerechnet sind.

In der Schweiz hat das eine besondere Note, die es in Deutschland oder Österreich so nicht gibt: Die Schweiz ist nicht Teil der EU. Paddle ist aus Schweizer Sicht ein ausländisches Unternehmen. Für die MWST zählt deshalb vor allem, wo deine Leistung an Paddle als erbracht gilt. Bei Dienstleistungen an Unternehmen liegt der Ort der Leistung in der Regel beim Empfänger. Dann fällt in der Schweiz typischerweise keine MWST auf deine Leistung an Paddle an, der Umsatz erscheint aber trotzdem in deiner MWST-Abrechnung.

In bexio führt das ohne Vorbereitung zu drei Stolpersteinen:

• Falscher MWST-Code. Wird die Paddle-Auszahlung mit 8,1 % gebucht, rechnest du MWST ab, die du nicht schuldest.
• Fremdwährung. Paddle rechnet in EUR oder USD ab, dein Kontenplan führt CHF. Ohne klare Regel entstehen Kursdifferenzen, die niemand zuordnen kann.
• Sammelbuchung statt Einzelfall. Nur die Bankgutschrift zu buchen verschleiert Gebühren und Erstattungen.

Beispiel: Paddle-Buchungen in bexio

Ein Zürcher SaaS-Startup verkauft im Mai Abos über Paddle. So sehen die Buchungen typischerweise im bexio-Journal aus. Die Konten 1020, 6940 und 1021 entsprechen den Beispielwerten auf der bestehenden bexio-Seite von finHero, die Bezeichnungen folgen dem Kontenrahmen KMU.

Beträge in der Tabelle sind Beispielwerte, die Gebühren sind zur Lesbarkeit zusammengefasst. finHero bucht sie je Transaktion. Prüfsumme: 120.00 + 240.00 − 21.60 = 338.40.

So bucht finHero Paddle in bexio

finHero liest die Paddle-Daten per API und überträgt die Buchungen mit deinem bexio API-Token direkt in dein bexio. Du musst keine Datei hochladen.

Ertrag gegen Paddle als Debitor

Jeder Paddle-Verkauf wird als Ertrag gegen das Debitorenkonto Paddle gebucht. Das Ertragskonto ist das Konto, das du für Reverse Charge beziehungsweise Leistungen ins Ausland hinterlegst. Den passenden MWST-Code legt dein Treuhänder fest. Die Paddle-Rechnungsnummer steht im Buchungstext.

Gebühren aus der API

Paddle liefert die realen Gebühren über die API. finHero bucht sie getrennt als Aufwand für den Geldverkehr. Damit siehst du in bexio, was dich Paddle tatsächlich kostet.

Auszahlungen

Paddle bietet keine öffentliche Auszahlungs-API. finHero bildet die Auszahlungen deshalb über das hinterlegte Transitkonto ab, sobald die Daten verfügbar sind. Die Bankgutschrift gleicht das Transitkonto aus.

Erstattungen

Erstattet Paddle einem Endkunden den Kaufpreis, sinkt deine Forderung gegenüber Paddle. finHero exportiert jede Erstattung als eigene Buchung gegen den Debitor Paddle, mit Bezug zur ursprünglichen Rechnungsnummer. Ohne diese Buchung bliebe auf dem Verrechnungskonto ein Saldo stehen, den in bexio niemand mehr erklären kann.

Belege

Die Rechnungs-PDFs von Paddle kommen mit dem Export, eine Belegliste ordnet sie den Buchungen zu. Die CSV mit allen Buchungen liegt zusätzlich als Beleg bei.

CHF, EUR und USD: Fremdwährung bei Paddle

Paddle rechnet in der Regel nicht in Franken ab, deshalb braucht die Fremdwährung eine feste Regel. Viele Schweizer Unternehmen verkaufen über Paddle in USD oder EUR und bekommen auch in einer dieser Währungen ausbezahlt. Dein bexio führt den Abschluss aber in CHF.

Daraus ergeben sich zwei Fragen, die du einmal mit deinem Treuhänder beantwortest:

• Welcher Kurs gilt für die Erlösbuchung? Üblich ist ein Tageskurs zum Buchungsdatum oder ein fester Monatskurs. Wichtig ist, dass die Regel jeden Monat gleich angewendet wird.
• Wohin mit der Kursdifferenz? Zwischen Erlösbuchung und Auszahlung liegen oft Tage oder Wochen. Die Differenz zwischen dem gebuchten Forderungsbetrag und der tatsächlichen Gutschrift in CHF gehört auf ein Konto für Kursgewinne und -verluste, nicht auf das Ertragskonto.

finHero exportiert Wechselkursdifferenzen als eigene Buchungen. So bleibt der Ertrag aus Paddle sauber getrennt von Effekten, die nur aus der Währung entstehen.

Was du mit deinem Treuhänder klärst

Bevor der erste Paddle-Export in bexio landet, sollten ein paar Punkte geklärt sein. Die Liste ist kurz, erspart aber spätere Korrekturbuchungen.

• Vertragspartner. Mit welcher Paddle-Gesellschaft hast du den Vertrag, und wo sitzt sie? Das ist die Grundlage für den Ort der Leistung.
• MWST-Code. Welcher Code gehört zu den Erträgen aus Paddle, und wie erscheinen sie in der MWST-Abrechnung?
• Gebühren. Wie werden die Gebühren eines ausländischen Anbieters mehrwertsteuerlich behandelt?
• Kontenplan. Welche Konten nimmt ihr für Debitor Paddle, Ertrag, Gebühren, Verrechnung und Transit?
• bexio oder Abacus. Bucht finHero direkt in bexio, oder bekommt der Treuhänder eine XML-Datei für Abacus?

Wie andere Anbieter im Vergleich gebucht werden und welche Grundlogik für alle gilt, zeigt der Leitfaden Zahlungsanbieter nach DATEV exportieren. Er ist aus deutscher Sicht geschrieben, die Buchungsfälle (Zahlung, Gebühr, Erstattung, Auszahlung) sind aber dieselben.

Einrichtung in drei Schritten

Du brauchst zwei Schlüssel: einen von Paddle, einen von bexio.

1. Paddle verbinden. Erstelle in Paddle Billing einen API-Key, er beginnt mit pdl_. Trag ihn in finHero ein. Der Zugriff ist rein lesend.
2. bexio-Token und Konten hinterlegen. Erzeuge in bexio einen API-Token und trag ihn in finHero ein. Lege danach mit deinem Treuhänder die Konten fest: Debitor Paddle (Merchant of Record), Ertragskonto Reverse Charge, Gebührenkonto, Guthaben- und Transitkonto Paddle.
3. Export erstellen. Wähle beim Export „bexio (Schweiz)“. finHero bucht direkt in dein bexio und legt CSV und Belege zum Download bereit.

Manuell oder mit finHero

Ohne Automatisierung bedeutet Paddle in bexio: Report herunterladen, Währung umrechnen, Konten setzen, Buchungen einzeln erfassen.

Weitere Wege für Paddle und die Schweiz

Bucht dein Treuhänder in Abacus statt bexio, nimm Paddle zu Abacus. Dort bekommst du eine AbaConnect-XML-Datei statt der Direktbuchung. Wenn du über den zweiten großen MoR-Anbieter verkaufst, zeigt Lemon Squeezy zu bexio, was sich vor allem bei den Gebühren unterscheidet. Für die deutsche Schwestergesellschaft gibt es Paddle zu DATEV. Den Überblick über alle Paddle-Varianten bietet die Paddle-Integrationsübersicht.

Hintergrundwissen zur Schweizer Sicht auf Zahlungsanbieter steht im Ratgeber Zahlungsanbieter buchen in der Schweiz. Die Unterschiede zwischen Merchant of Record und klassischem Zahlungsdienstleister vertieft der Ratgeber Paddle und Lemon Squeezy buchen (Merchant of Record), dort aus deutscher Sicht, aber mit derselben Grundlogik.

Für wen sich Paddle zu bexio lohnt

finHero für Paddle und bexio passt zu Schweizer Unternehmen, die ihre Buchhaltung in bexio führen oder führen lassen.

• Schweizer SaaS-Gründer. Eine GmbH oder AG, die ihr Produkt weltweit über Paddle verkauft und selbst in bexio bucht. Die Direktbuchung spart jeden Monat den CSV-Import.
• Freelancer mit digitalen Nebenprodukten. Wer neben dem Kerngeschäft Kurse, Vorlagen oder Tools über Paddle verkauft, will diese Umsätze sauber trennen.
• Treuhänder mit bexio-Mandanten. Mandanten mit Paddle-Umsätzen liefern so jeden Monat dieselbe, nachvollziehbare Struktur.

Typisch ist auch der Fall, dass ein Schweizer Unternehmen anfangs nur Rechnungen auf Überweisung gestellt hat und Paddle erst später für den Self-Service-Verkauf dazukommt. Dann ändert sich plötzlich die Buchungslogik für einen Teil der Umsätze. Genau an dieser Stelle lohnt es sich, die Paddle-Konten einmal sauber aufzusetzen, bevor die ersten Monate aufgelaufen sind.

Weniger sinnvoll ist finHero, wenn du nur einzelne Paddle-Verkäufe pro Quartal hast. Dann ist eine manuelle Sammelbuchung mit Treuhänder-Abstimmung oft günstiger.

Hinweis: Die Kontierungen sind typische Beispiele. Kontenzuordnung und steuerliche Behandlung stimmst du mit deiner Steuerkanzlei ab. finHero lässt dich alle Konten frei konfigurieren.