Paddle zu BMD exportieren

Österreichische Software-Unternehmen nutzen Paddle oft genau aus dem Grund, aus dem die Buchhaltung danach kompliziert wird: Paddle übernimmt als Verkäufer die weltweite Umsatzsteuer. Wie BMD-Buchungsimporte für Zahlungsanbieter grundsätzlich funktionieren, beschreibt der Leitfaden zum BMD Export. Hier geht es um die Kombination Paddle und BMD NTCS: wie du Paddle als Kunden im Einheitskontenrahmen abbildest, warum 20 % Umsatzsteuer hier meist falsch sind und welche Datei deine Kanzlei am Monatsende bekommt.

Das Problem: Paddle passt nicht in das übliche Schema der Kanzlei

In vielen österreichischen Kanzleien folgt die Buchung von Online-Zahlungen einem bewährten Muster. Ausgangsrechnung an den Kunden mit 20 % USt, Zahlungseingang über ein Verrechnungskonto, Spesen des Geldverkehrs, Auszahlung an die Bank. Bei Paddle stimmt der erste Schritt nicht.

Paddle ist Merchant of Record. Der Endkunde kauft bei Paddle, nicht bei dir. Paddle stellt ihm die Rechnung, berechnet die Steuer seines Landes und führt sie ab. Deine österreichische Gesellschaft hat genau einen Kunden: Paddle. An Paddle erbringst du deine Leistung, und Paddle zahlt dir den Betrag nach Abzug von Steuer und Gebühr aus.

Typische Fehler in der Praxis:

• Erlös mit 20 % USt. Die Auszahlung wird als Inlandsumsatz gebucht. Damit entsteht eine Umsatzsteuerschuld, die es so nicht gibt.
• Endkunden als Debitoren. Jemand legt für jeden Paddle-Käufer einen Debitor an. Das bläht die Stammdaten auf und bildet die Vertragsbeziehung falsch ab.
• Nur Sammelbuchung. Die Monatsauszahlung landet als eine Zeile im Buchungsjournal. Gebühren und Erstattungen sind nicht mehr nachvollziehbar.

Die BMD-Seite kommt dazu. BMD NTCS erwartet einen Buchungsimport mit festen Spalten, Dezimalkomma und Datum im Format TT.MM.JJJJ. Der CSV-Report aus dem Paddle-Dashboard hat englische Spalten, Punkt als Dezimaltrennzeichen und keine Konten. Deine Kanzlei muss ihn also jeden Monat umbauen oder abtippen.

Die österreichische Sicht auf Reverse Charge mit Paddle

Für ein Unternehmen in Österreich ist die Leistung an Paddle eine Leistung an einen ausländischen Unternehmer. Bei solchen B2B-Leistungen liegt der Leistungsort in der Regel dort, wo der Empfänger sein Unternehmen betreibt. Sitzt die Paddle-Gesellschaft in einem anderen EU-Staat, geht die Steuerschuld typischerweise auf Paddle über (Reverse Charge). Sitzt sie in einem Drittland, ist die Leistung in Österreich in der Regel ebenfalls nicht steuerbar.

Für die Buchhaltung bedeutet das: Die Paddle-Erlöse gehören auf ein eigenes Erlöskonto für Leistungen an ausländische Unternehmer, mit dem passenden Steuercode. Welche Paddle-Gesellschaft dein Vertragspartner ist, steht in deinem Paddle-Vertrag. Diese Information braucht deine Kanzlei, bevor sie Konto und Steuercode festlegt. Die allgemeinen Unterschiede zwischen Zahlungsdienstleistern und Merchant of Record in Österreich behandelt der Ratgeber Zahlungsanbieter buchen in Österreich.

Beispiel: Paddle-Buchungsimport für BMD NTCS

Ein Wiener Software-Studio verkauft im April drei Lizenzen über Paddle. So sieht der Export für den BMD-Buchungsimport typischerweise aus. Die Konten 20000, 2800, 7790 und 2870 entsprechen den Beispielwerten auf der bestehenden BMD-Seite von finHero.

In der Praxis bucht finHero jede Gebühr einzeln mit Bezug zur Transaktion. In der Tabelle sind sie zur besseren Lesbarkeit zusammengefasst. Die Prüfsumme: 79,00 + 79,00 + 158,00 − 24,30 = 291,70. Kommt die Auszahlung auf dem Bankkonto an, gleicht deine Kanzlei das Transitkonto aus.

So bucht finHero Paddle in BMD

finHero holt die Paddle-Daten per API und schreibt sie in einen BMD-Buchungsstapel, der sich direkt importieren lässt.

Erlöse. Jede Paddle-Rechnung wird als Erlös gegen das Debitorenkonto Paddle gebucht, auf das Erlöskonto, das du für Reverse Charge hinterlegt hast. Die Paddle-Rechnungsnummer steht im Buchungstext. Rückfragen der Kanzlei sind damit in Sekunden geklärt.

Gebühren. Paddle liefert die realen Gebühren über die API. finHero bucht sie separat auf dein Konto für Spesen des Geldverkehrs. Wie die Gebühr von Paddle umsatzsteuerlich zu behandeln ist, legt deine Kanzlei fest.

Auszahlungen. Paddle hat keine öffentliche Auszahlungs-API. finHero bildet die Auszahlungen über das hinterlegte Transitkonto ab, sobald die Daten verfügbar sind.

Erstattungen. Erstattet Paddle einem Kunden den Kaufpreis, wird das als eigene, referenzierbare Buchung exportiert. Sie mindert die Forderung gegenüber Paddle und damit die nächste Auszahlung. Ohne diese Buchung bliebe auf dem Verrechnungskonto ein Saldo stehen, den niemand erklären kann.

Format. Semikolon-CSV, Dezimalkomma, Datum als TT.MM.JJJJ. Deine Kanzlei mappt die Spalten einmal im Buchungsimport in BMD NTCS und importiert danach jeden Monat mit wenigen Klicks.

Belege und Abgrenzung. Rechnungs-PDFs und Belegliste liegen dem Export bei. Für Jahresabos erstellt finHero eine Liste der passiven Rechnungsabgrenzungsposten, damit die Erlöse periodengerecht verteilt werden.

Was du vor dem ersten Export mit der Kanzlei klärst

Ein sauberer Paddle-Export steht und fällt mit einer kurzen Abstimmung vorab. Diese Punkte solltet ihr einmal gemeinsam festlegen:

• Vertragspartner bei Paddle. Welche Paddle-Gesellschaft steht in deinem Vertrag, und wo hat sie ihren Sitz? Davon hängen Steuercode und Meldepflichten ab.
• Erlöskonto und Steuercode. Welches Konto aus dem Einheitskontenrahmen nimmt die Kanzlei für Leistungen an ausländische Unternehmer, und mit welchem Steuercode?
• Debitor. Bekommt Paddle ein eigenes Personenkonto, oder läuft Paddle über einen Sammeldebitor? Ein eigenes Konto macht offene Forderungen gegenüber Paddle sichtbar.
• Gebühren. Wie behandelt die Kanzlei die Gebühr, die Paddle einbehält? Sie wird in finHero getrennt gebucht, die steuerliche Einordnung legt die Kanzlei fest.
• Erstattungen. Erstattet Paddle einem Endkunden den Kaufpreis, mindert das deine Forderung gegenüber Paddle. Die Kanzlei sollte wissen, dass solche Gutschriften als eigene Buchung im Import auftauchen.
• Startmonat. Ab wann wird exportiert, und sollen vergangene Monate nachgeholt werden?

Erfahrungsgemäß dauert diese Abstimmung ein paar Werktage. Danach läuft der Export jeden Monat gleich.

Einrichtung in drei Schritten

Die Anbindung dauert wenige Minuten. Am meisten Zeit kostet erfahrungsgemäß die Abstimmung der Konten mit der Kanzlei.

1. Paddle-API-Key eintragen. Erzeuge in Paddle Billing einen API-Key (beginnt mit pdl_) und hinterlege ihn in finHero. Der Zugriff ist rein lesend.
2. Konten aus dem Einheitskontenrahmen festlegen. Trag mit deiner Kanzlei das Debitorenkonto Paddle (Merchant of Record), das Erlöskonto für Reverse Charge, das Konto für Spesen des Geldverkehrs sowie Verrechnungs- und Transitkonto Paddle ein.
3. BMD-Export erstellen. Wähle beim Export „BMD NTCS (Österreich)“. Deine Kanzlei liest den Stapel samt Belegen in BMD ein.

Manuell oder mit finHero

Ohne Tool arbeitet die Kanzlei meist mit dem Paddle-Report und Excel. Der Unterschied liegt im wiederkehrenden Aufwand.

Ob sich finHero für dich rechnet, hängt davon ab, was deine Kanzlei für die Handarbeit verrechnet.

Verwandte Kombinationen

Die gleiche Paddle-Logik gibt es für andere Länder. Hat deine Gruppe auch eine deutsche Gesellschaft, zeigt Paddle zu DATEV den Weg über den EXTF-Buchungsstapel. Für Schweizer Firmen gibt es eine eigene Variante für bexio. Wie die Grundlogik über alle Anbieter hinweg aussieht, steht im Leitfaden Zahlungsanbieter nach DATEV exportieren; die Buchungsfälle gelten für BMD genauso, nur Konten und Format unterscheiden sich. Nutzt du den zweiten großen MoR-Anbieter, lies Lemon Squeezy zu BMD. Alle Varianten stehen in der Übersicht der Paddle-Integrationen, die Grundlagen im Ratgeber Paddle und Lemon Squeezy buchen (Merchant of Record).

Für wen sich Paddle zu BMD lohnt

finHero für Paddle und BMD richtet sich an Unternehmen mit Sitz in Österreich, deren Kanzlei mit BMD NTCS arbeitet.

• Österreichische SaaS-Firmen. Eine GmbH in Wien, Graz oder Linz, die ihr Abo-Produkt international über Paddle verkauft und keine eigenen OSS-Meldungen für Endkunden machen will.
• Entwickler mit Einzelunternehmen. Wer Plugins, Templates oder Desktop-Apps über Paddle vertreibt und eine Kanzlei hat, die bisher nur die Bankauszahlung bucht.
• Kanzleien mit mehreren MoR-Mandanten. Wenn mehrere Mandanten Paddle nutzen, spart ein einheitlicher Buchungsimport in BMD jeden Monat Rückfragen.

Nicht der richtige Weg ist finHero, wenn du gar kein BMD-Mandat hast und selbst in einer anderen Software buchst. Dann ist ein Excel-Export oder eines der anderen Zielsysteme passender.

Hinweis: Die Kontierungen sind typische Beispiele. Kontenzuordnung und steuerliche Behandlung stimmst du mit deiner Steuerkanzlei ab. finHero lässt dich alle Konten frei konfigurieren.