PayPal zu BMD exportieren

PayPal zu BMD betrifft österreichische Unternehmen, die über PayPal kassieren und deren Kanzlei in BMD NTCS bucht. Die besondere Schwierigkeit: PayPal liefert keine Umsatzsteuerdaten, BMD verlangt aber zu jeder Erlösbuchung einen Steuercode. Wie BMD-Exporte grundsätzlich aufgebaut sind, erklärt der Leitfaden zum BMD Export. Diese Seite zeigt, wie finHero PayPal-Daten so aufbereitet, dass die Kanzlei sie ohne Rückfragen importieren kann.

Das Problem: PayPal ohne Steuersatz, BMD mit Steuercode

PayPal kennt Betrag, Gebühr und Währung, aber nicht den Steuersatz. BMD bucht jede Erlöszeile mit einem Steuercode. Dazwischen muss jemand entscheiden, und zwar nachvollziehbar.

Drei österreichische Steuersätze, keine Information von PayPal

In Österreich gelten 20 %, 13 % und 10 % Umsatzsteuer. Ein Händler, der Bücher mit 10 % und Zubehör mit 20 % über PayPal verkauft, erhält von PayPal nur den Bruttobetrag. Welcher Teil zu welchem Satz gehört, steht in der Rechnung, nicht in PayPal. Wer PayPal-Erlöse pauschal mit 20 % in BMD bucht, macht bei gemischtem Sortiment systematisch Fehler.

PayPal-Guthaben in mehreren Währungen

Viele österreichische Verkäufer erhalten Zahlungen aus der Schweiz in CHF oder aus Übersee in USD. PayPal hält diese Beträge im Guthaben oder rechnet sie mit einem eigenen Kurs um. BMD bucht in Euro. Jede Fremdwährungszahlung braucht einen nachvollziehbaren Kurs.

Sammelübertragungen aufs Bankkonto

PayPal überträgt Guthaben in Sammelbeträgen aufs Bankkonto. In BMD muss der Bankeingang gegen das PayPal-Konto gebucht werden. Ohne Aufschlüsselung bleibt unklar, welche Zahlungen, Gebühren und Erstattungen in der Übertragung stecken.

Beispiel: PayPal-Buchungen im BMD-Import

Das Beispiel zeigt einen Ausschnitt eines Monatsexports eines österreichischen Onlinehändlers mit gemischtem Sortiment. Weil die Steuersätze schwanken, ist kein Standard-Erlöskonto hinterlegt, und die Erlöse laufen auf das Klärungskonto. Kontobezeichnungen statt Nummern, weil die EKR-Konten deine Kanzlei festlegt.

So liest du das Beispiel:

• Beide Zahlungen landen auf dem Klärungskonto, mit dem BMD-Steuercode für Klärungsfälle. Die Kanzlei bucht sie anhand der Rechnungen auf 20 %, 13 % oder 10 % um.
• Die Gebühr steht als eigene Zeile auf Spesen des Geldverkehrs.
• Die CHF-Zahlung ist zum EZB-Referenzkurs des Belegdatums umgerechnet.
• Die Erstattung mindert das Klärungskonto und das PayPal-Konto.
• Die Übertragung läuft über das Geldtransitkonto. Beim Bankeingang wird Bank an Geldtransit gebucht, beide Seiten gleichen sich aus.

Verkaufst du dagegen nur zu einem Satz, hinterlegst du ein Standard-Erlöskonto, und die Zeilen gehen direkt auf den richtigen Erlös.

So bucht finHero PayPal in BMD

finHero verbindet die PayPal-Logik mit den BMD-Einstellungen deiner Kanzlei. Vier Bausteine sind entscheidend.

Standard-Erlöskonto oder Klärungskonto. finHero bucht PayPal-Erlöse auf ein Standard-Erlöskonto, wenn du eines hinterlegst. Sonst gehen sie auf das Klärungskonto. So entscheidet nie die Software über den Steuersatz, sondern du oder deine Kanzlei.

BMD-Steuercodes je Kategorie. In den BMD-Einstellungen trägst du Steuercodes für jede Kategorie ein. Für PayPal relevant sind vor allem „Erlöse ohne USt-Aufschlüsselung“, „Klärungsfälle“ und „Gebühren“. Bleibt ein Feld leer, schreibt finHero den DATEV-BU-Schlüssel, der beim Import zugeordnet werden muss.

Fremdwährung zum EZB-Kurs. Jede Zahlung in CHF, USD oder GBP wird zum EZB-Referenzkurs des Belegdatums in Euro umgerechnet. Die Kurse sind historisiert gespeichert. Wie Fremdwährung bei PayPal grundsätzlich gebucht wird, erklärt der Beitrag PayPal Buchhaltung.

BMD-Format. Die Datei nutzt die BMD-Standardfelder, deine Buchungssymbole und standardmässig ANSI-Kodierung. Gebühren, Erstattungen, Chargebacks und Übertragungen werden einzeln gebucht, jeweils mit PayPal-Transaktions-ID.

Wie die Kanzlei die Datei in BMD einliest, beschreibt der Beitrag zum Buchungsimport in BMD NTCS. Die vollständige PayPal-Buchungslogik am Beispiel DATEV steht im Leitfaden PayPal DATEV Export.

Einrichtung in 3 Schritten

Die Einrichtung dauert technisch wenige Minuten. Die Abstimmung von Steuercodes und Konten mit der Kanzlei braucht meist ein paar Werktage.

Schritt 1: PayPal-App anlegen und verbinden

Lege im PayPal Developer Dashboard (developer.paypal.com → Apps & Credentials → Live) eine App an und aktiviere Transaction Search. Trage Client-ID und Client-Secret in finHero ein. finHero erhält nur Leserechte.

Schritt 2: BMD-Profil einrichten

Wähle BMD als Buchhaltungssystem. Hinterlege PayPal-Konto, Geldtransitkonto, Gebührenkonto, Bank, Klärungskonto und, falls eindeutig, ein Standard-Erlöskonto aus dem Einheitskontenrahmen. Trage die BMD-Steuercodes, Buchungssymbole und die Zeichenkodierung ein, die in der Importdefinition deiner Kanzlei stehen.

Schritt 3: Export für BMD erstellen

Wähle „BMD NTCS (Österreich)“ und den Monat. Deine Kanzlei importiert die Datei in BMD. Vergangene Monate kannst du rückwirkend exportieren.

PayPal für BMD: manuell oder mit finHero

Manuell entsteht bei PayPal und BMD vor allem Aufwand bei Steuercodes und Umrechnung. Die Tabelle zeigt die Unterschiede.

Rechenbeispiel: PayPal-Monat in BMD abstimmen

Am Monatsende muss das PayPal-Konto in BMD dem Saldo bei PayPal entsprechen. Ein kleines Rechenbeispiel zeigt, wie die Einzelbuchungen zusammenspielen.

Ein Händler startet den Monat mit 0,00 € PayPal-Guthaben. Im Monat gehen Zahlungen über 812,40 € ein, davon 82,14 € aus einer CHF-Zahlung, umgerechnet zum EZB-Referenzkurs. PayPal berechnet Gebühren von 31,72 €. Eine Erstattung über 22,00 € geht an einen Kunden zurück. Damit beträgt das PayPal-Guthaben 812,40 − 31,72 − 22,00 = 758,68 €. PayPal überträgt 750,00 € aufs Bankkonto, 8,68 € bleiben stehen.

In BMD steht auf dem PayPal-Konto nach allen Buchungen genau dieser Rest von 8,68 €. Stimmt er mit dem Saldo im PayPal-Konto überein, ist der Monat abgestimmt. Weicht er ab, fehlt eine Buchung, meist ein Chargeback oder eine Währungsumrechnung innerhalb von PayPal.

Was du vorab mit deiner Kanzlei klärst

Bevor der erste PayPal-Export in BMD geht, solltet ihr diese Punkte gemeinsam festlegen.

• Standard-Erlöskonto oder Klärungskonto: Sind deine PayPal-Umsätze steuerlich einheitlich, oder mischen sich 20 %, 13 % und 10 %?
• Steuercodes: Welcher BMD-Steuercode gilt für „Erlöse ohne USt-Aufschlüsselung“, für Klärungsfälle und für die PayPal-Gebühren?
• Konten: PayPal-Konto, Geldtransitkonto, Spesen des Geldverkehrs und Bank aus dem Einheitskontenrahmen.
• Importdefinition: Buchungssymbole und Zeichenkodierung, wie sie in BMD bei der Kanzlei eingestellt sind.

Welche PayPal-Vorgänge im BMD-Export landen

Nicht nur Zahlungen: Jeder Vorgang, der dein PayPal-Guthaben verändert, wird als eigene Buchung exportiert. Die Tabelle zeigt, wie finHero die einzelnen Fälle für BMD aufbereitet.

Für wen sich PayPal zu BMD lohnt

finHero passt zu österreichischen Unternehmen, bei denen PayPal regelmässig Umsätze bringt und die Kanzlei in BMD bucht.

• Österreichische Onlinehändler, die PayPal im Checkout anbieten, oft mit Sortimenten zu verschiedenen Steuersätzen.
• Verkäufer mit Kundschaft in der Schweiz oder in Übersee, die CHF- oder USD-Zahlungen erhalten.
• Kanzleien in Österreich, die PayPal-Mandanten bisher mit Sammelbuchungen und Nachfragen betreuen.

Nutzt du zusätzlich Stripe, findest du die Besonderheiten unter Stripe zu BMD. Hat deine Unternehmensgruppe auch eine deutsche Gesellschaft, beschreibt PayPal zu DATEV den Weg dorthin. Alle Kombinationen stehen in der Übersicht PayPal-Buchhaltung für DATEV, BMD, bexio und Abacus.

PayPal und Stripe gemeinsam in BMD

Viele österreichische Onlinehändler bieten PayPal und Kartenzahlung über Stripe parallel an. In BMD sollen beide in denselben Monatsimport. finHero führt die Anbieter zusammen, behält aber getrennte Konten: PayPal-Konto und Geldtransit für PayPal, Verrechnungskonto für Stripe. Der wichtigste Unterschied für die Kanzlei: Stripe liefert über Stripe Tax Steuerinformationen, PayPal nicht. Stripe-Erlöse können deshalb direkt auf Erlöskonten je Steuerfall gehen, PayPal-Erlöse laufen über das Standard-Erlöskonto oder das Klärungskonto. Beides steht im selben Import, unterscheidbar am Steuercode.

Hinweis: Die Kontierungen sind typische Beispiele. Kontenzuordnung und steuerliche Behandlung stimmst du mit deiner Steuerkanzlei ab. finHero lässt dich alle Konten frei konfigurieren.